Прежде чем создавать в своей компании новую должность, а тем более подразделение, задумайтесь: оно действительно необходимо? Контрольные вопросы:
1. Может ли кто-то из нынешних сотрудников эффективно выполнять эти функции?
2. Является ли эта работа ключевой компетенцией для вашей компании? Если нет, то, возможно, есть смысл передать ее на аутсорсинг
[239].
3. Не создаст ли появление нового подразделения/должности лишних барьеров на пути ваших бизнес-процессов и проектов? Ведь потом избавиться от сущности куда как сложнее, чем создать ее.
Пример 74. Андрей Веселов, основатель Группы Компаний EXTERNET: «Когда EXTERNET был еще стартапом, нам многие советовали нанять маркетолога. Зачем он был нужен, мы не знали, логика была приблизительно такая: “У всех есть – значит и нам нужен”. На собеседовании всем кандидатам задавали один и тот же вопрос: “Какую пользу мы получим от вашей работы?” В итоге человек был принят с обоснованием “чтобы не упустить рыночные возможности”.
Маркетолог около полугода корпел над изучением нашей компании и рынка. Потом выдал устаревший на полгода-год отчет, в котором не было ничего интересного, все тренды можно было узнать на отраслевой конференции по IP-телефонии. Один из выводов этого отчета – целесообразно сфокусировать продажи услуг связи тем компаниям, которые имеют филиалы в нескольких городах. Ради этого (предоставление звонков между филиалами по 0 руб/мин) мы и выходили на рынок, а маркетологу, чтобы убедиться в этом, понадобилось полгода!
Таким образом, “упущенных возможностей” мы не нашли и переориентировали маркетолога на поиск контактов филиальных компаний для отдела продаж. Работа нудная, по большому счету к маркетингу отношения не имеющая. Маркетолог “продержался” меньше года, потом не выдержал и уволился…»
Пример 75. Андрей Веселов: «До 2005 года я разрывался между 4 представительствами, пытаясь наладить продажи, внедрение и техническую поддержку в каждом из подразделений. В 2006-м мы оптимизировали структуру – все стало существенно проще. Оказалось, что директор представительства, обязательная единица по законодательству, для нашей модели бизнеса была просто не нужна и даже вредна.
Мы смогли сократить персонал в 2 раза без снижения темпов роста продаж и открыть 2 новых направления бизнеса без расширения штата. До сих пор у ГК EXTERNET при трех формально существующих представительствах ни в одном из них нет директора. Советую всем строить структуру управления исходя из логики бизнеса и функциональных потребностей, а не потому что “так принято”».
5.3. Положение о компании
Это основной документ организации. Он отвечает на вопросы «Зачем компания собственнику» и «Как она работает». Фактически это ее принципиальная схема, взгляд на нее с позиции владельца и топ-менеджеров.
Структура положения о компании может быть любой, но, по опыту, в нее есть смысл внести:
• назначение, задачи и, возможно, функции компании;
• видение, цели, стратегию, политики компании;
• ландшафт процессов, схемы ключевых бизнес-процессов;
• органиграмму;
• ключевые показатели работы компании.
То есть это как бы контейнер, в который собраны основные документы компании, описание ее архитектуры на верхнем уровне
[240].
Можно включать и другие разделы, а можно ограничиться назначением и задачами, оставив все остальное в отдельных документах. Вообще положение о компании – документ необязательный, но весьма полезный: его создание помогает прояснить много важных вопросов.
Напомню, что чем проще архитектура вашего бизнеса и документация, которая ее описывает, тем лучше. Цель наведения порядка в бизнесе – облегчать управление, а не наоборот. Не стоит впадать в идеализм
[241]. Сила в простоте!
Назначение, задачи, функции
Назначение – это ответ на вопрос, зачем компания нужна ее хозяину
[242]. Но не в общефилософском смысле (на это есть миссия), а прагматично.
Задачи – это основные направления действий, которые нужны, чтобы компания выполняла свое назначение.
Функции – детализация задач: конкретные действия, которые необходимы для их реализации. Это необязательный уровень.
Все три элемента логически связаны в пирамиду (рис. 59).
Рисунок 59. Логическая пирамида: назначение – задачи – функции
Назначение, задачи и функции, как правило, остаются неизменными длительный период времени (особенно назначение и задачи) и могут корректироваться раз в несколько лет при кардинальной перестройке компании, в отличие от краткосрочных и среднесрочных целей.
Остальные элементы положения о компании мы рассматривали в предыдущих главах.
Пример:
Назначение компании: получение выгоды для собственников и сотрудников путем оказания качественных услуг клиентам в сфере аудита.
Задачи компании:
1. Достижение лидерства в сфере аудита в европейской части РФ.
2. Удовлетворение потребностей клиентов.
3. Стандартизация и развитие аудиторских услуг в РФ.
4. Повышение эффективности своей работы.
Функции компании:
В области достижения лидерства в сфере аудита в европейской части РФ:
1. Развитие филиальной и франчайзинговой сети.
2. Увеличение производственных мощностей.
3. Увеличение и качественное развитие клиентской базы.
В области удовлетворения потребностей клиентов:
1. Качественное оказание услуг.
2. Развитие комплексных услуг.
3. Создание новых и развитие существующих услуг.
