• оценка текущей и будущей рентабельности клиента;
• выставление коммерческих предложений;
• занесение и актуализация полной информации о клиентах в базы данных Компании;
• заключение договоров и документальное оформление сделок;
• сдача результатов работ клиентам;
• контроль своевременной оплаты счетов за выполненные работы и снижение дебиторской задолженности;
• сбор рекомендаций от клиентов;
…
Прочее:
• консультирование сотрудников Компании в рамках своей компетентности и полномочий…
Положение об отделе продаж (входит в коммерческую службу)
2.1. Назначение подразделения: выгодная продажа услуг Компании
[248].
2.2. Основные задачи
[249]:
• участие в разработке стратегии развития Компании;
• поиск и привлечение новых клиентов;
• продажа услуг Компании;
…
2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, Отдел продаж выполняет следующие основные функции:
…
В области продажи услуг компании:
…
• оценка и повышение удовлетворенности клиентов
[250];
…
Должностная инструкция продавца (работает в отделе продаж)
2.1. Основная цель
[251] – выгодная продажа услуг Компании;
2.2. Основные задачи
[252]:
• привлечение новых клиентов;
• продажа услуг Компании;
…
2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, продавец выполняет следующие основные функции:
…
Прочее
[253]:
• своевременное и полное предоставление отчетности в соответствии с внутренними документами Компании;
• выполнение поручений и указаний своего непосредственного руководителя;
• участие в обучении сотрудников Компании;
• консультирование сотрудников Компании в рамках своей компетентности и полномочий.
Практическое задание 81
Разработайте одно или несколько положений о подразделениях и соответствующие им должностные инструкции.
Для наглядности проработайте сверху вниз одну ветку, например служба – отдел – должность. Активно используйте каскадирование задач и функций: от положения о компании до должностной инструкции.
Убедитесь в полноте и непротиворечивости результатов.
А может быть вы захотите пойти иным путем: не расписывать функции, а сослаться на бизнес-процессы?
В любом случае, умение создавать логически стройное «здание», декомпозировать цели, задачи и функции (от компании до отдельной должности) – полезный навык. Потренируйте его, естественно в команде. Заодно и много вопросов проясните.
Практическое задание 82 (для сильных духом)
Полезно применять не только должностные, но и ролевые инструкции. В прошлых главах мы с вами рассматривали разные роли, например: руководитель процесса (РП), архитектор процесса (АП), руководитель проекта (его тоже удобно называть РП, отчасти эти роли похожи), главный бизнес-архитектор компании и другие
[254].
Разработайте простую и удобную инструкцию для одной из этих ролей. Может быть и нескольких – это позволяет прояснить многое.
А если пойти дальше, то можете сделать и Положение о рабочей группе, к примеру.
Впрочем, потренируйтесь прежде на более простых материях, описанных в этой главе. Хорошенько поймите процессный и проектный подходы, управление изменениями. И уж тогда…
5.6. Организационная структура. Итоги
Структура компании описывает иерархию подчиненности между подразделениями и сотрудниками, показывает, кто за что отвечает. По сути, это территория, где протекают бизнес-процессы и выполняются проекты. А также источник ресурсов для них.
При наведении порядка в бизнесе обычно начинают с ви́дения, стратегии и пр., а затем, углубляясь в отладку системы, проходят цикл: описание и отладка процессов, описание и улучшение структуры, многократная доработка процессов и структуры.
Выдерживайте баланс между количеством уровней подчиненности и количеством сотрудников в прямом подчинении у одного руководителя. Максимально упрощайте структуру своей компании.
Не создавайте лишних подразделений и должностей. Максимум выносите на аутсорсинг.
Изменять структуру часто бывает непросто. Делайте это бережно, командой ключевых людей вырабатывая решения по изменениям.
Оргструктуру описывают следующими документами: органиграмма, положение о компании, положения о подразделениях, должностные инструкции. Разрабатывать их нужно каскадом сверху вниз. Важно, чтобы они были действительно работающими.
