Вот такой может быть подобная таблица
Информационное взаимодействие с поставщиком
Как показывает практика, одна из самых больших проблем при работе с поставщиками – это не цены и не сроки поставки товаров под заказ. Самая большая проблема – это инфообмен. Ведь, помните, один из страхов поставщиков – частое требование вами информации о наличии? Логично, что данный процесс должен быть автоматизирован настолько, насколько это вообще возможно.
Вам необходимо иметь возможность получать остатки товаров от поставщиков и корректировать отображаемые на сайте товары, исходя из возможности их продать. Сам по себе этот процесс непрост, однако, если поставщик не предоставляет никакой информации, это становится совсем невозможно. В результате возникает проблема доверия вашего клиента к вашему магазину, ведь он не знает, есть товар или нет. Лишняя нагрузка на продавцов, которые не могут сходу ответить на вопрос о наличии и вынуждены перезванивать клиенту лишний раз. Лишняя нагрузка на закупщиков, которые должны тратить время на выяснение наличия товара.
Поставщиков можно и нужно воспитывать. Мы в «Аудиомании» отработали такой метод. Приезжаем к поставщику с информацией о динамике продаж товаров другого поставщика. Два графика – до начала инфообмена и после. После налаживания обмена информацией о наличии товара продажи начинают расти. И это очевидно. Если вам удалось продемонстрировать эту информацию лицу, принимающему решения, считайте, что «дело в шляпе». Скорее всего, инфообмен у вас будет. Как минимум, вы начнёте регулярно получать остатки в формате Excel.
Многие компании полагают, что наличие товара и его количество на складе – большой секрет. Поэтому, возможно, вы не будете получать файл с количеством, а только с самим фактом наличия или отсутствия того или иного артикула. Но и это уже немало!
Что теперь делать с этим файлом? Если у вас нет ресурсов на написание модуля импорта прайсов поставщиков (собственного программиста или денег на заказ данного модуля у сторонних разработчиков), то начать вы можете с того, чтобы сделать общую папку на сервере и складывать туда прайс-листы, приходящие от поставщиков. Старые удаляйте, оставляйте только актуальные. Тогда можно будет в любой момент времени уточнить информацию, и она будет более-менее актуальна. Хотя на рынке уже появляются инструменты автоматизации именно этих процессов.
Мы реализовали импорт следующим образом. «Эксельный» файл от поставщика загружается в систему. Каждая колонка файла получает информацию о том, чем является. Есть столбец с артикулом, с наименованием товара, ценой, наличием на складе и т. д. Далее артикулы поставщика совмещаются с нашими артикулами. Это делается в полуавтоматическом режиме. Система пытается искать в названии товара в нашей базе содержимое поля «Название товара» импортируемого файла. В результате может обнаружиться несколько вариантов, а может не найтись ничего. Дальше уже только ручной контроль. Либо оператор выбирает подходящий товар из списка, и они связываются (теперь мы будем знать, какова цена в прайсе поставщика, а также наличие). Если же ничего не нашлось, то предпринимается попытка изменить условия поиска, ведь товар в нашей базе может называться немного иначе. Если товара в нашей базе нет, а мы решили его продавать, он создаётся и привязывается. Теперь его нужно описать и сфотографировать.
Отсрочки платежа и товарный кредит
Конечно, на начальном этапе вам никто не будет отгружать товар без оплаты. Но, спустя пару-тройку месяцев, можно об этом заикнуться. Мотивировать поставщика можно так.
Мы будем покупать больше в целом.
Мы будем делать больше крупных покупок. Вместо нескольких по одной-две штуки – одну сразу на большой объём.
Как правило, этого достаточно. Крупный поставщик, как минимум, потребует подписать дополнительное соглашение. А как максимум – попросит предоставить пакет документов, сравнимый с открытием счета в банке. Небольшой поставщик, скорее всего, будет довольствоваться обещанием вовремя платить и «перекроет кислород», если вы просрочите платёж.
Товарный кредит или товар на реализацию – это крайне редкие истории в наших часовых поясах, ведь поставщику нужно иметь план продаж, план движения денег, а когда у него весь товар разобрали другие компании, то у него ни денег, ни товара, ни плана, когда этот товар превратится в деньги. Если превратится.
Отсрочкой платежа нужно уметь пользоваться.
К сожалению, есть множество компаний, которые разоряются именно благодаря отсрочке платежа. Абсурд? Вовсе нет. В тот момент, когда компания получает первую поставку с отсроченной оплатой, у неё значительно увеличиваются в моменте оборотные средства. И товар есть, и деньги. При продаже деньги, как бы, берутся «из воздуха», и есть огромный соблазн потратить их на что-то незапланированное.
Что в результате? К назначенному сроку платежа денег может не хватить. Как следствие – испорченные отношения с поставщиком, возможно, приводящие к отмене отсрочки, а, может быть, вообще к отказу работать с вами до погашения задолженности.
Как избежать подобных проблем? Планируйте движение денег. Хотя бы в «Экселе». Нужно создать файл с датами и суммами к оплате, чтобы не держать это в голове, и смотреть в него каждый день, сверяясь с приходами денег и другими тратами. В идеале на ежедневной основе, внося туда выручку по итогам дня.
Я советую относиться к отсрочке платежа как к краткосрочному кредиту. Подумайте, куда вы инвестируете данную сумму, когда товар начнёт продаваться.
Но если неприятная ситуация уже произошла, и вы просрочили платёж, не прячьтесь, не избегайте контактов с представителем поставщика! Наоборот, скажите прямо и честно, «посыпьте голову пеплом» и предоставьте чёткий план погашения задолженности.
Существует также и противоположная ситуация, когда деньги, полученные от товаров, взятых в отсрочку, складываются «в тумбочку» и не тратятся. В этом случае вы также ограничиваете свои возможности, ведь приходы денег от продажи товаров – вещь постоянная, которая также может анализироваться и планироваться, поэтому деньги не должны быть в тумбочке, они должны работать!
Много лет назад, когда я только запустил свой первый Интернет-магазин, у нас очень было плохо с оборотными средствами. Их постоянно не хватало. Но нам повезло. Мы как раз доросли до найма бухгалтера на постоянную работу, она-то и сунула свой нос в наши финансы. Да-да, бухгалтерский учёт и финансовое планирование – это две совершенно разные вселенные, несмотря на расхожее заблуждение. Тем не менее, после перекраивания нашей структуры движения денег только что нанятым бухгалтером, у нас появилось огромное количество свободных денег, которые мы тут же инвестировали в товарные запасы. Мы просто не умели грамотно распределять финансовые потоки, в том числе бессмысленно откладывая деньги «в тумбочку» для гарантии важных платежей.
