«Я медленно и мучительно анализировал длинный, толстый, тяжелый документ, который прислал мне молодой, энергичный сотрудник из отдела маркетинга».
Скучно, не так ли? Выбрав более удачные глаголы и существительные, можно передать тот же смысл, но намного интереснее:
«Я устало перелистывал фолиант, присланный блестящим молодым человеком из отдела маркетинга».
Если «фолиант» – слишком экзотично, можно вставить одно-единственное определение – «огромный» перед словом «документ».
«Этот» и «тот»
Правило 14: используйте слова «этот» и «тот» только при крайней необходимости.
Часто эти слова лишние. Например:
«Директор AceCorp сказал, что эта новая система учета позволит избежать тех ошибок и тех задержек, которые имели место недавно».
Вычеркнем несколько лишних слов, немного подкорректируем, и получится вот что:
«Директор AceCorp сказал, что новая система учета позволит избежать недавних задержек и ошибок».
Прилагательное перед существительным
Правило 15: прилагательные ставьте перед существительными.
Никто не говорит «станок для фрезерования», если можно сказать «фрезерный станок». Поставив прилагательное перед существительным, вы сокращаете количество слов и делаете текст более понятным.
Избавьтесь от «ленивых» слов
Возможно, это очень жестко, но ваш текст – не благотворительность. Только самые достойные, сильные и удачные слова должны остаться после редактирования. А все остальное – нещадно вычеркнуть.
К сожалению, здесь нет жестких правил. Однако приведем пример, который поможет вам выявить этих бездельников и тунеядцев:
«Мне хотелось бы отметить, что полученный документ был получен только 24 октября. Позвольте привлечь ваше внимание к условиям контракта, в котором четко обозначено, что передача документа должна быть выполнена самое позднее до 20 октября. Я искренне надеюсь, что подобное нарушение контракта не повторится в будущем».
Итак, что можно изменить? Мы сказали, что правил нет, но существуют рекомендации. Обратите внимание:
• на повторы и лишние фразы;
• когда что-то простое принимает внушительную форму;
• на чрезмерные любезности.
Запомните: повторять ключевые моменты на протяжении всего документа – удачная практика. Только убедитесь в том, что между повторами достаточно большие промежутки.
В этом примере повторяются однокоренные слова «полученный» и «получен» в первом предложении, так что одно из них можно вычеркнуть. Кроме того, «контракт» упоминается дважды, так что на это тоже надо обратить внимание. «Передача документа должна быть выполнена». Видно, автор перестарался. Вычеркиваем. «Мне хотелось бы отметить» и «Позвольте привлечь ваше внимание» точно попадают в категорию излишней вежливости.
Помните: реакция читателя равна результату. Цель этого текста – высказать читателю свое недовольство и проследить за тем, чтобы проблема не повторилась. Однако никаких последствий не видно, если проблема все-таки повторится. Так, может, стоит их добавить? Если мы действительно хотим добиться цели, лучше написать так:
«Мы получили документ 24 октября. В контракте четко сказано, что он должен был прийти не позднее 20 октября. Если в дальнейшем документы будут приходить с опозданием, мы прекратим сотрудничать с вами».
Хотя тон довольно-таки жесткий, это вполне приемлемо в жалобе. Убрав все ленивые слова, мы получим по-настоящему деловой текст.
Как всегда, нарушайте правила для большей убедительности. Слова, которые кажутся лишними, могут на самом деле быть крайне необходимыми для достижения убедительности. Иначе реклама выглядела бы так: «Покупайте мыло Х, оно дешевое и хорошо очищает». Как вы знаете, реклама выглядит совершенно по-другому, следовательно, можно предположить, что так называемые лишние слова не лишены смысла. Надо только тщательно проанализировать каждую фразу, чтобы убедиться, что они действительно нужны.
Правило 16: исключите все слова, которые не помогают убедить читателя.
Примеры, сравнения и аналогии
Возможно, вы думаете, зачем говорить об аналогиях и примерах в разделе о краткости? Однако вспомним наше определение лаконичности:
«Лаконичность позволяет достичь нужной читательской реакции самым эффективным способом».
В эту книгу вошла масса примеров, потому что намного проще показать лишние слова, чем говорить о них. Как мы отмечали в главе 3, мозг представляет собой сеть нейронов. Нейронные сети учатся, сравнивая события с существующим опытом. Если можно сравнить новую информацию с имеющимся образцом, мозгу легче будет понять ее.
Правило 17: используйте примеры и аналогии, чтобы помочь читателю понять текст.
Перечислим самые эффективные методы сравнения в деловых документах.
Примеры: думаю, не нужно приводить пример примера. Честно говоря, мне даже ничего в голову не приходит…
Сравнения: когда одно понятие описывается через сходство с другим. Например, «он ходил, как Джон Вейн». Это намного проще и лучше запоминается, чем если бы вы принялись подробно объяснять его походку.
Метафоры: когда вы утверждаете, что одно равноценно другому. Чаще всего метафоры используются в литературе, а не в формальных отчетах, однако они все же имеют место быть. Например, в главе 6 глагол описывается как «рабочая лошадка любого предложения». Понятно, что речь идет не о лошади, но фраза стала более емкой и эффектной, чем такая: «Глагол – это слово, указывающее на действие, следовательно, можно сказать, что он “выполняет всю работу” в предложении».
Аналогии: как сравнения аналогии показывают сходство между двумя понятиями. В целом аналогия подробнее раскрывает общие черты, чем сравнение, позволяя провести более развернутое сравнение. Например: «Он писал, как неумелый метатель кинжалов – когда пунктуация все же попадала на страницу, она обычно застревала не в том месте, с предсказуемым мучительным результатом».
Семь шагов к лаконичности
Вы можете следовать этому плану, чтобы писать и редактировать документы, когда строго ограничено количество страниц или слов. Возможно, эти рекомендации пригодятся вам и в других документах. Эта схема была разработана для составления заявок на Британскую правительственную программу. Каждый раздел был строго ограничен по размеру, так что краткость ценилась превыше всего. Однако документ при всем при этом должен был быть убедительным; ведь, в конце концов, это была конкуренция за финансирование. Хотя сюда не входят все методы, которые мы обсуждали выше, здесь хватит информации на каждый день.
