Приведем пример визуального плана.
Любой визуальный план все равно придется превратить в список, отражающий структуру вашего документа.
Аналитический план
Это красивый термин для составления списка. Я большой поклонник бумажных списков, но с электронными списками намного проще работать. Больше особо нечего сказать на эту тему.
И в том и в другом случае вам понадобится некая структура, которую вы будете заполнять своими мыслями. Об этом мы поговорим чуть позже.
Черновой вариант
Все очень просто: вы записываете свои мысли на бумаге.
Основные рекомендации:
• Напишите заголовок «Черновой вариант». Это напомнит вам, что не нужно заботиться об аккуратности.
• Начав писать, не останавливайтесь. В противном случае вам понадобится намного больше сил, чем при непрерывном процессе письма.
• Если же вам обязательно надо прерваться, запишите для себя подсказки и напоминания, чтобы вспомнить, о чем вы хотели написать, когда вернетесь к тексту.
• Если не знаете, что писать, сделайте примечание или поставьте какой-нибудь символ. Это напомнит вам, о чем вы хотели здесь написать, например: >>> Написать о примечаниях <<<. Только обязательно выделите это примечание: очень неприятно обнаруживать такие примечания в тексте после отправления его адресату, особенно если там есть нелестный отзыв об аудитории.
• Установите сроки для составления чернового варианта, чтобы полностью сосредоточиться на этой задаче.
Недостаток составления черновика заключается в том, что он требует дополнительного времени на редактирование, особенно если вам нужно уложиться в ограниченный объем текста. В этом случае лучше составить черновик в виде отдельных пунктов, как показано в разделе «Семь шагов к лаконичности» в главе 5.
Редактирование
Об этом мы уже говорили в главах 5, 6 и 7. Перечитайте весь документ, страницу за страницей, исправляя ошибки, избавляясь от длинных, заумных слов и приводя в порядок структуру.
Если есть возможность, попросите кого-нибудь прочитать текст, прежде чем отправлять его адресату. Не знаю ни одного писателя, который мог бы сам найти все свои ошибки.
Обычно легче редактировать поэтапно, а не весь текст сразу. Вот примерная последовательность:
1) длина предложений и слов;
2) глаголы;
3) правописание;
4) композиция;
5) поправки другого человека.
Редактировать следует очень тщательно и внимательно – нельзя читать по диагонали. Найдите тихое, спокойное место и уделите этому много времени.
Статистика читабельности
Возможно, вам понадобится статистика читабельности во время редактирования. Большинство современных электронных программ редактирования текста содержат такую опцию, давая информацию о «читабельности» текста. Например, Microsoft Word использует Flesch Reading Ease и Flesch-Kincade Grade Level. Первая программа дает процентный результат, указывающий, насколько ваш текст легко читать. Вторая программа переводит этот результат в уровень образования по американской системе. Это показывает, сколько лет должно быть вашим читателям, чтобы они легко поняли ваш текст с первого раза.
Для того чтобы получить возраст аудитории, добавьте пять к уровню образования. Приведем примеры:
«Нам противостоят непрекращающиеся попытки доминирующих организаций навязать свои неоправданные и неконкурентные услуги существующему рынку, не задумываясь о том, как это повлияет на общество. Мы будем ревностно защищать малый и средний бизнес от притеснений со стороны более крупных организаций, особенно когда социальное и экологическое воздействие противоречит интересам государства».
Читабельность: 0 %.
Уровень образования: 23,6 (возраст 28,6).
«Эта кошка рыжая. Я люблю кошек. Я хочу погладить эту кошку. Ты любишь кошек?»
Читабельность: 100 %.
Уровень образования: 0 (возраст 5 лет).
Внимание! Статистика легкости чтения – это всего лишь показатель, и его следует использовать, учитывая особенности аудитории. Помните о следующем.
• Текст должен соответствовать возрасту аудитории. Язык из второго примера, который мы привели выше, подходит трехлетнему ребенку, а выпускнику Оксфорда покажется чересчур снисходительным. Точно так же более сложный текст недоступен для понимания младшей аудитории.
• Представьте себе, что у всех взрослых навыки чтения 18-летнего подростка, если, конечно, вы не уверены в противном. Если вы знаете, что вся аудитория имеет более высокий уровень чтения и оценит более сложный текст, пишите в соответствующем стиле. Если же вы не уверены в этом, считайте, что у аудитории минимальный для взрослого уровень чтения, то есть на уровне 18 лет (уровень образования 13).
• Необходимый профессиональный жаргон. Статистика не учитывает необходимость использования профессиональных слов. Медицинская статья всегда будет названа менее читабельной, чем письмо сотрудникам компании, даже если «вспомогательный язык» в основном окажется одинаковым.
• Грамматические ошибки. Статистика не учитывает грамматические ошибки. Например, предложение с неверной пунктуацией может быть признано более «читабельным», чем предложение, написанное без ошибок.
Так что статистика читабельности – полезный показатель, но не правило. Если уровень образования текста от 10 до 13, скорее всего, этого вполне достаточно для большинства деловых документов, учитывая, конечно, что у вас нет грамматических ошибок.
Структура документа
В процессе планирования документа определяется его структура. Или же метод рассказа может диктовать определенный порядок разделов, необходимый для достижения нужного результата. Если нет, вам пойдут на пользу следующие рекомендации.
Но сначала – общее правило.
Правило 24: основная мысль текста должна быть доступной.
Это не значит, что надо постоянно говорить о ней. Просто используйте заголовки, композицию так, чтобы подвести читателя к основной мысли. Но даже в этом случае вам не помешает воспользоваться одной из следующих структур.
• Хронологическая композиция: определяется временем. Сначала рассказываете о последних событиях, чтобы добиться сильного воздействия.
• Географическая: по месту, например обзор глобальной деятельности.
