«Северный филиал принес около 23 000 фунтов в июле, 24 000 фунтов в августе и 28 000 фунтов в сентябре. Для сравнения: Южный филиал принес только 22 000, 23 000 и 25 000 фунтов соответственно».
Но лучше представить эти данные в виде таблицы:
Несколько слов о таблицах:
• для представления фактических данных больше подходят шрифты без засечек;
• лучше выравнивать цифры по правому краю – так проще сравнивать их;
• «головка» таблицы должна выделяться;
• нумерация таблиц помогает редактировать их и делать перекрестные ссылки.
Один рисунок стоит тысячи слов?
И да, и нет. Для некоторых людей никакой фильм не сравнится с хорошим рассказом. Почему? Потому что книга опирается на воображение читателя, который создает свое собственное видение мира. Это очень личный процесс, поэтому он больше привлекает некоторых читателей. Напротив, фильм – это видение одного человека. Очень редко кто-то говорит: «Книга мне понравилась, но фильм лучше».
Некоторые вещи очень сложно выразить на письме. Как описать, например, выражение лица старика? Для этого может понадобиться целая глава или просто одна иллюстрация. Компании вкладывают миллионы в логотипы и визуальный брендинг, так как зачастую он говорит больше о компании, чем любой слоган.
Графическое выражение особенно полезно в деловых документах. При любой возможности используйте этот метод, чтобы представить фактические данные, диаграммы, прототипы, логотипы и т. д. Схемы и выделенные примеры тоже очень эффективны.
Соблюдайте следующие правила:
• четко выделяйте диаграммы;
• оставляйте достаточно свободного места вокруг них;
• располагайте их как можно ближе к поясняющему тексту, по крайней мере, всегда на той же странице;
• представьте диаграмму, покажите ее, а затем поясните.
Резюме
Внешний вид документа делает его более доступным и впечатляющим, так что не пренебрегайте им.
• Выберите шрифт, который легко читается и подходит аудитории.
• Отдавайте предпочтение шрифтам с засечками для основного текста и без засечек – для выделяемого, чтобы усилить воздействие.
• Не перегружайте страницу текстом, оставляйте максимум свободного места.
• Используйте таблицы, диаграммы и списки, чтобы разбить текст и придать документу больше разнообразия, а также усилить воздействие.
Глава 10
Советы для подготовки документов самых распространенных типов
Хотя все в этой книге применимо к документам любого типа, некоторые из них имеют особенности, требующие дополнительного внимания. Множество книг и веб-сайтов помогут вам написать лучшее резюме на вакансию, резюме для руководства, заявку на финансирование исследовательского проекта и т. д., и мне не хочется повторять эти советы или говорить о том, что и так очевидно.
Поэтому в этой главе мы рассмотрим самые распространенные документы. Хотя некоторые советы можно найти и в других источниках, надеюсь, кое-какие рекомендации вы прочитаете впервые.
В этой главе мы рассмотрим:
• электронные письма;
• как писать для веб-сайтов;
• резюме;
• резюме для руководства;
• заявки на гранты.
Эффективные электронные письма
Подавляющее большинство документов, которые вы пишете, – это электронные письма. Однако многие люди прилагают лишь минимум стараний, чтобы написать их, по сравнению с остальными документами. В итоге содержание электронных писем (смысл и тон) правильно интерпретируется не более чем в 50 % случаев.
Одно только осознание этого факта избавит вас от серьезных проблем. Я предлагаю также 11 важнейших
[18] рекомендаций по составлению эффективных электронных писем.
1. Тема письма должна быть информативной. Людям, получающим огромное количество писем в день, приходится группировать их по степени важности. Помогите им в этом, указав тему своего письма. Если написать «Срочно» в теме письма, это будет бесполезно, потому что каждый считает свое послание срочным. Пусть адресат сам расставляет приоритеты. Кроме того, к электронным письмам часто возвращаются позже, чтобы ответить на них или вспомнить содержащуюся в них информацию. Тема письма поможет в поисках.
2. В письме должна отражаться одна основная мысль. Также убедитесь в том, что в письме излагается только одна просьба. Адресат, скорее всего, пробежит письмо глазами и сможет запомнить только одну тему. Если эта тема выражена четко и связана она с одним определенным действием, то оно будет выполнено с большей вероятностью. Это перекликается с первым пунктом: если в теме письма отмечена одна мысль, а в самом письме – три, две другие улетучатся, как только адресат закроет письмо.
3. Напомните контекст. Не думайте, что адресат вспомнит все детали писем, которые он посылал вам. При необходимости прикрепите его сообщения или отрывки из них. Как минимум, напишите развернутое объяснение своего ответа.
4. Электронное письмо – это документ. Все правила, приведенные в этой книге, применимы к электронным письмам, а также к более формальным документам. Воспользуйтесь формулой «Реакция читателя = Результат», следуйте правилам форматирования и отредактируйте письмо, по крайней мере, один раз.
5. Не пишите так, как говорите. Возможно, это покажется вам странным, учитывая предыдущие главы. Однако практически во всех случаях передачи неверной информации по электронной почте виноваты люди, которые пишут точно так же, как говорят. Причина – в тоне. В личных и телефонных беседах значительная часть информации передается через тон голоса. В электронных письмах этот элемент отсутствует, что может привести к непониманию. Приведем пример:
«Я бы выбрал Дейва или, может, даже Стива. Последний, кого бы я выбрал, – это Крис».
Это значит, что он выбрал бы троих человек или двух первых, даже не подумав о третьем? В разговоре интонация помогла бы разъяснить этот вопрос (попробуйте сами). Всегда напоминайте себе, что единственный источник информации для читателя – слова. Так что помните о том, что…
6. Ваш тон будет неверно интерпретирован. В повседневных электронных письмах, текстовых сообщениях и смс мы часто используем смайлики,
[19] чтобы выразить те или иные эмоции. В деловой переписке мы не располагаем такой роскошью, поэтому приходится очень аккуратно подбирать слова, чтобы адресат понял вашу мысль. Перечитывая свое письмо, обращайте внимание на те места, которые имеют неоднозначный смысл. Можете быть уверены, что читатель поймет их совсем не так, как вы задумывали. Перепишите, чтобы слова четко выражали ваши мысли. Предыдущий пример можно переписать так:
