Например, чтобы навести порядок в документах, я следую таким правилам:
1) Сначала я складываю в первую стопку документы, которые еще не читал.
2) То, что я прочитал и понял, я выбрасываю.
3) То, что я понял и посчитал важным, кладу на хранение в место А.
4) То, что я не понял, хоть и прочитал, кладу в место В.
Это был первый этап. Теперь второй:
5) Раз в месяц я бегло просматриваю документы, которые лежат в месте А, и решаю, буду ли хранить их дальше.
6) Документы, которые лежат в месте В, я читаю заново в свободное время и решаю, выбросить их или положить в место А.
Если придерживаться этих правил, то вы гораздо реже выкинете важный документ или быстро поймете, что храните ненужный хлам. Если вы не очень хорошо умеете наводить порядок в своих документах или вам постоянно приходится просматривать бумаги, которых у вас накапливается все больше и больше, попробуйте следовать этим советам.
Однако еще лучше, если вы сами составите для себя подобные рекомендации и будете их придерживаться. Например, чтобы быстро и правильно сделать следующие вещи:
• навести порядок на столе и книжных полках;
• разобрать визитки;
• выбросить ненужную одежду;
• навести порядок на кухне;
• наладить общение с человеком, с которым вы раньше не встречались.
Думаю, что жизненный опыт так или иначе подскажет, как лучше сделать. Попробуйте письменно составить правила и начните им следовать. Оцените, насколько они действенны. Чтобы закрепить и превратить их в привычки, стоит записать эти правила и повесить список на видное место.
Это поможет свободно действовать и решать проблемы, когда у вас внезапно возрастет объем работы или появится новая задача.
Возможности всех людей индивидуальны, но все равно любой человек может справиться только с определенным количеством задач. Но откуда же взялась такая явная разница между теми, кто может справиться с растущим объемом работы, и теми, кто не может? Это зависит от выносливости лобных долей и производительности мозга (см. предыдущие разделы), но важны и подобные правила.
Составляем план действий на день
Чтобы заставить мозг работать на максимуме возможностей, полезно иметь расписание дел на каждый день.
Его можно составить с самого утра или подготовить накануне вечером на завтра. Может показаться, что вы и так хорошо представляете себе эти дела, не расписывая их на бумаге. Но если вы все же попробуете составить письменный план, то будете лучше осознавать, что делать. Вряд ли вы не справитесь с чем-то и забывать будете значительно меньше.
Еще лучше примерно набросать время, к которому нужно завершить тот или иной процесс. Составление этого расписания поможет понять, как распределить и ограничить время.
Еще лучше сделать привычкой проверять, насколько точно вы следуете составленному расписанию. Если все пункты будут выполнены вовремя, то вы будете очень довольны, а эти позитивные эмоции укрепят вашу волю.
Если вы поняли, что не смогли все сделать по плану, то попробуйте проанализировать ситуацию и понять причину. Появились какие-то незапланированные дела или произошел упадок сил?
Это позволит увидеть проблемы вашего мозга и выяснить, каковы ваши способности реализовать сейчас свои планы. Когда осознаете все эти нюансы, вы сможете составить более разумный план.
Пошагово расписываем план решения задач
Этот метод полезен и в случае, если предстоит выполнить очень сложную и запутанную работу. Сначала поставьте себе цель и поэтапно распишите, что нужно сделать для ее достижения. Если все это обдумать и записать, то можно яснее представить себе процесс выполнения задачи: какие решения надо принять, какой выбор сделать, какие действия произвести.
Иногда после этого вы придете к выводу, что лучше подкорректировать саму цель. Способность перестроиться с учетом новых обстоятельств, иначе представить себе развитие событий и создать новый план действий напрямую зависит от работы лобных долей. Запишите важные элементы и вычеркните ненужные, тем самым постепенно продумывая структуру деятельности. Итоговый вариант представьте в виде блок-схемы. Визуальное восприятие плана помогает собрать мысли.
Не важно, на чем вы будете писать, это может быть даже обратная сторона ненужного документа, главное – содержание. Помните, что зрительное представление информации, которую вы хотите собрать и структурировать в уме, является большим подспорьем для работы лобных долей.
Человек не может справляться одновременно более чем с семью задачами
У человеческого мозга есть свойство, которое называется «магическое число семь». Эксперименты показали, что люди могут одновременно держать в голове и систематизировать 5 +/– 2 элемента информации. У некоторых это число не более семи, а у других вообще только три. Если их будет больше, такой человек не сможет ее запомнить. Чтобы компенсировать это, нужно обязательно записать поступающую информацию, держать ее перед глазами и только потом обобщать и фиксировать.
Обобщить ее нужно таким образом: если у вас есть элементы A, B, C, D, E, F, G, H, I, то нужно их записать, объединив в группы A – C = 1, D – F = 2, G – I = 3. Когда вы проанализируете содержание каждой группы и в нем разберетесь, можно будет переходить к более мелким деталям.
Или же можно сначала закрепить в памяти первые три этапа процесса (A, B, C) и только после этого обдумывать следующие. Тогда в мозге можно собрать гораздо больше семи элементов. Записи сделают такое обобщение более эффективным, так как информация станет наглядной.
Как заставить лобные доли лучше действовать
Есть и еще один плюс записей на бумаге: это позволит объективнее посмотреть на собственные идеи. Если только продумывать идею, то обязательно попадешь в ловушку субъективности. Например, вы слишком высоко оцените мысль, которая первой придет в голову, и даже если следующая будет гораздо лучше, вы ее не запомните. Вы не обратите внимания, что первая идея только портит всю задумку. Но если все записывать, то можно сопоставить обе идеи, справедливо оценить и сравнить.
Полезно будет показать готовую блок-схему руководителю, кому-нибудь из коллег или даже в семье. Так можно добавить к своим размышлениям взгляд со стороны. Вам могут высказать мнения, прямо противоположные вашим собственным, но воспринимайте это как дополнительный материал для выбора решения. Бывает, что в обсуждении нет ничего полезного, но озвучивается сразу несколько важных идей. Например, в пунктах A-E лучше применить вашу стратегию, а затем – предложенную руководителем. Приняв это, внесите поправки в блок-схему.
Все эти действия способствуют развитию лобных долей. Если пренебрегать записями, такого роста не будет.
