Немаловажно, чтобы дистанционное совещание использовало функцию экрана совместного доступа. Как уже было сказано в главе 5, интегратор должен фиксировать прозвучавшие идеи, чтобы удерживать внимание и концентрацию группы. Без экрана совместного доступа интегратор теряет такую возможность, поэтому проверьте, чтобы программа, которой вы будете пользоваться для проведения дистанционного совещания, обеспечивала эту функцию.
Примечание
Советуем сделать все от вас зависящее, чтобы обеспечить личное присутствие участников на первом заседании. Это позволит им попрактиковаться в правилах ведения совещания и приобрести опыт их применения «из первых рук».
Поскольку качество интернет-соединения будет разным у разных участников, хорошее размораживание предполагало бы включение такого вопроса: «Вы хорошо меня видите и слышите?» Каждый участник должен ответить на этот вопрос в последовательности, организованной по принципу подковы, начиная с интегратора.
И помните, что дистанционное совещание, вероятно, займет больше времени, чем совещание с личным присутствием: либо отведите на него больше времени, либо не возлагайте слишком больших надежд на то, чего удастся достичь.
Часть III. Правила игры: совещания по внедрению
Глава 11. Совещания по внедрению: гол/задача
Практические методы проведения совещания по решению проблем могут противоречить стандартам передовых методик, наиболее подходящих для совещаний по внедрению. В этом разделе мы дадим обзор правил и покажем, как их нужно использовать при проведении совещания по внедрению в противовес совещанию по решению проблем.
В то время как основная задача совещания по решению проблем заключается в установлении сути проблемы, задача совещания по внедрению — ратификация
[23], разъяснение и контроль за исполнением принятых ранее решений или же раннее данных поручений.
Задачи, возникающие в процессе решения проблем, нередко предполагают проведение совещаний ради налаживания сотрудничества; в совещаниях по внедрению такой острой необходимости может и не быть. А все потому, что и для решений, и для поручений зачастую формат разъяснения и контроля за исполнением вполне может быть иным, не обязательно предполагающим проведение совещания.
Для того чтобы определить, насколько необходимо совещание, попробуйте ответить на следующие вопросы.
1. Возникают ли какие-либо сомнения в том, что люди, отвечающие за их практическое осуществление, выполнят взятые на себя обязательства?
2. Для того чтобы поручение было выполнено, существует ли потребность в синхронизации действий трех или более людей?
3. Есть ли что-то, что при исполнении поручения можно «провалить»?
4. Ожидается ли возникновение конфликтов между теми, кто задействован в практическом выполнении?
5. Существует ли необходимость в получении разрешающих санкций со стороны высшего руководства перед переходом к непосредственному воплощению решения?
Если вы ответите утвердительно на один или несколько из этих вопросов, мы рекомендовали бы вам провести совещания.
Целью совещания по решению проблем является принятие решения; цель совещания по внедрению — контроль над практической реализацией этого решения (ратификация, разъяснение и (или) контроль за ходом выполнения). Мы хотим быть уверены в том, что все могут сделать, будут делать либо уже сделали то, что им поручено. А потому на совещаниях по внедрению вопросы что, как, когда и кто скорее применимы к принятым решениям или данным поручениям, нежели к задаче самого совещания.
Что: что представляет собой решение или поручение, которое требует ратификации, разъяснения или контроля за исполнением? А что не является таковым поручением? Определив, что подразумевает под собой данное поручение и чего оно не предполагает, мы можем дать гарантии, что люди, ответственные за выполнение поручения, не переусердствуют.
Как: каким образом поручение должно быть выполнено?
Когда: к какому сроку должно быть завершено выполнение поручения? Комплексные решения иногда требуют выполнения множества поручений в определенной последовательности. В таком случае своевременность выполнения каждого поручения может иметь критическое значение для успеха всего дела. А потому «когда», или крайний срок исполнения поручения, нужно устанавливать всегда.
Кто: кто должен исполнять поручения? И если «кто» для конкретного поручения не указан, то будет весьма затруднительно контролировать исполнение такого поручения.
Обратимся к тому же примеру, который уже использовали, когда обсуждали определение задачи в рамках совещаний по решению проблем. Проблема заключалась в недостатке финансовых средств, требуемых для вложения в покупку новых компьютеров и создание коммуникационной сети для нашей организации.
Примечание
В некоторых случаях «когда», или срок исполнения поручения, требуется откорректировать. Проволочки досадны, но это обычное явление. Первое правило в ситуации возможной задержки — оповестить о ней заблаговременно, до наступления часа икс. В этом случае либо подключается больше ресурсов с тем, чтобы поручение можно было завершить к установленному сроку, либо предпринимаются какие-то другие действия, позволяющие учитывать ситуацию задержки. Крайне не рекомендуется затягивать информирование о задержке до того момента, когда выйдут все сроки.
Предположим, в нашем случае существует согласованное решение проблемы и мы заручились поддержкой со стороны тех людей, чье содействие потребуется для практического осуществления этого решения, но все же необходимо разъяснить его всем задействованным сторонам, так как они уже горят желанием получить доступ к этим фондам с целью закупки нужного оборудования. Для такого разъяснения требуется не совещание по решению проблем, а, скорее, совещание по внедрению. Итак, задача будет определена следующим образом.
Что: получить кредитную линию для бизнеса с плавающей процентной ставкой серии «Свобода превыше всего» от Банка Америки в пределах 400 000 долларов.
Что не: не соглашаться на процентную ставку выше 8,2%. Убедиться, что нет никаких комиссионных за превышение кредитного лимита. Кредитного обеспечения не предлагать.
Как: отправиться в филиал Банка Америки и проконсультироваться с Джеком Питерсом, ведущим специалистом по корпоративным займам. Взять с собой всю требующуюся документацию.
