Не хотелось бы, чтобы своим внезапным появлением нас прерывали те, кто не является участником совещания, например помощники с сообщениями для участников. А потому рекомендуем на внешней стороне двери повесить табличку со словами: «Идет совещание. Просьба не беспокоить. Следующий перерыв в … часов». Можно прикрепить там небольшой кармашек, чтобы люди оставляли свои записки, если возникнет такая необходимость. В помещении нужно установить системы кондиционирования воздуха и регуляторы температуры, чтобы они могли поддерживать комфортную температуру. Помещение должно быть организовано в соответствии с представленной диаграммой.
Стулья расставляют в форме полукруга или лошадиной подковы, чтобы все друг друга видели. Лучше, если кресла не будут слишком комфортными, чтобы участников не клонило в сон. В то же время нежелательно ограничиваться простыми металлическими или деревянными стульями, так как, возможно, людям придется просидеть на них долгие часы. Следует избегать кресел на колесиках, поскольку их труднее удерживать в желаемой форме подковы.
Не стоит начинать работу за столами. Позже, если потребуется, можно поставить столы, но лучше обходиться без них, потому что столы воспринимаются участниками как барьеры и сразу придают совещанию формальный характер.
Стулья следует расставлять довольно близко друг к другу — так, чтобы, раскинув руки, участники могли достать сидящих рядом. Комната должна создавать атмосферу непринужденности и расположения друг к другу.
Желательно, чтобы в помещении имелись один или два презентационных блокнота, а зачастую бывает необходим еще и проектор с экраном; могут потребоваться микрофоны — это зависит от количества участников.
На стенах должно быть достаточно места для размещения листов презентационного блокнота — так, чтобы каждый мог их видеть. Следует заготовить маркеры для флипчарта и скотч для развешивания листов на стенах; лучше всего использовать монтажную ленту, так как она при снятии со стены не сдирает краску.
Каждому участнику понадобится карандаш, блокнот и твердая папка-скоросшиватель для удобства письма. Кроме того, имя каждого присутствующего должно ясно читаться на обеих сторонах именной таблички. Эти таблички помещают перед каждым участником на полу так, чтобы их всем было хорошо видно. Таблички с именем чрезвычайно важны: они помогают узнать друг друга, наладить общение и вызвать ощущение единения. У администратора должен быть колокольчик, звонок которого оповещал бы о перерывах.
Повторим: цель проверки помещения на соответствие указанным требованиям и стандартам — убедиться, что обстановка совещания действительно располагает к открытому, непрерывному и непринужденному обсуждению. Мы стараемся создать такую обстановку, в которой у нас появилось бы желание учиться друг у друга и тем самым вести заседания еще лучше, а дискуссии — еще более эффективно.
Глава 7. Совещания по решению проблем: правила игры / регламент
В создании обучающей среды важно установить правила ведения совещания. В футболе, по аналогии, это правила игры, например «без рук».
На совещаниях целью подобных правил является запрет на факторы, которые наносят вред обучающей среде, и поощрение факторов, способствующих ее поддержанию. Поскольку каждая организация имеет собственную культуру и собственное видение того, что поддерживает, а что не поддерживает обучающую среду, необходимо выработать свои правила, которые согласовывались бы с уникальной организационной культурой. К примеру, использование бранных слов в одних организационных культурах неприемлемо, в других принимается.
Для того чтобы помочь вам выработать собственный регламент, приводим здесь несколько правил, которыми пользовались сами.
1. Заседание необходимо вовремя начинать и вовремя заканчивать.
2. Никто не должен покидать аудиторию до завершения заседания. Частоту перерывов следует определить таким образом, чтобы участники могли высидеть все заседание без необходимости покидать помещение, пока совещание не закон- чилось.
3. Во время всего заседания не разрешаются телефонные звонки, обмен электронными письмами и SMS-сообщениями. Перерывы должны быть запланированы довольно часто с тем, чтобы участники могли за время перерыва решить все свои насущные вопросы.
4. Ни секретари, ни кто бы то ни было другой не должны прерывать совещание. Повторяем: все иные вопросы должны решаться во время перерывов.
5. Необходимо записать все обсуждаемые вопросы на флипчарт (или демонстрировать их с помощью проектора), чтобы каждый мог их видеть и следить за ходом обсуждения.
6. Курение во время заседания не разрешено. Курить следует во время перерывов в специально отведенных местах.
7. Если совещания сопровождаются кофе или закусками, то это должно быть организовано вне места заседания. Во время перерывов присутствующие могут взять что-то перекусить или кофе и прийти с этим на заседание, но нежелательно, чтобы участники прерывали ход совещания походами за чашечкой кофе. Повторяем: ничто не должно отвлекать.
8. Все необходимые приготовления должны быть проведены до начала заседания. Например, весь раздаточный материал предоставляется заблаговременно, чтобы у участников было время его просмотреть. Ознакомление с материалом непосредственно во время заседания следует запретить, это позволит использовать время самого совещания с максимальной пользой.
По ходу совещания, принимая во внимание, кто говорит и когда, можно переходить от «жестких» правил к «мягким». Мягкие правила предполагают, что все, кто хочет высказаться, могут говорить. Жесткие правила означают, что участники должны ожидать своей очереди, чтобы получить слово. Временами люди хранят молчание, боясь начать обсуждение первыми. В такой момент нужно поддержать дискуссию и любого, кто выразит желание говорить, подбодрить к выступлению. Это подходящий момент для использования мягких правил. Если все возбуждены и говорят разом, но при этом диалог конструктивен, потому что участники буквально фонтанируют идеями, «отбивая» их друг от друга (как во время игры в пинг-понг), использование мягких правил тоже будет уместным. А когда у каждого присутствующего в комнате возникает ощущение, что его не слышат, или же он не слышит, что говорят окружающие, участники (любой из них) могут призвать всех перейти к жестким правилам. При этом нужно только произнести слова «жесткие правила», после чего интегратор вводит эти правила в действие.
Жесткие правила, которые, повторим, не следует использовать постоянно, понизят градус общения и обеспечат каждому возможность высказаться. Во время использования жестких правил каждый, кто говорит, получает и право слова. Когда участник завершает свое выступление, он поворачивается вправо и называет по имени сидящего рядом с ним человека, поднявшего при этом руку.
