А во время перерыва вы сможете почитать соцсети и другие сайты, которые мешают работе. Но лучше не проводить все время перерыва в браузере – пройдитесь, разомнитесь, смените положение.
Дополнительный плюс использования таймера – если вы работаете в офисе – в том, что коллега, который подошел к вам, чтобы отвлечь вопросом или разговором, быстро поймет, что сейчас вас лучше не беспокоить и через какое время можно будет подойти. И если вы промычите что-то и покажете на таймер, то, скорее всего, даже не успеете выпасть из своего рабочего контекста (спасибо за эту идею Максиму Дорофееву).
Ритмичность
Интересное наблюдение по поводу ритмичности работы от Максима Дорофеева, автора замечательной книги по продуктивности «Джедайские техники»
[3]:
«Мой ребенок занимается картингом. Им часто говорят, что если ты слишком разогнался перед первым поворотом, то потом медленно проходишь всю связку. Вылетел широко из первого, и теперь у тебя нет места для захода в следующий. Ты широко выходишь из него и еще уже входишь в третий. Выход из третьей “шпильки” начинается на входе в первую. Примерно так же и мой утренний подъем очень сильно зависит от вчерашнего, на который влияет позавчерашнее засыпание. То есть поздно лег спать сегодня, значит, два-три дня (в зависимости от индивидуальных особенностей) замечаешь “эхо”».
Приоритеты
Приоритет – слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще.
Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.
Эссенциализм
Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм»
[4]) на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это “да”, то значит, это “нет”».
Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.
Эта мантра хороша и при принятии решений, и при определении приоритетов.
Мы стали пользоваться этой волшебной фразой при отборе книг: если возникают сомнения, мы это издание не берем. Если есть задача, отнимающая много времени, но польза которой вызывает сомнения, мы от нее отказываемся.
Матрица дел
Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) – матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»
[5]. Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик – их важности и срочности.
Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют.
Мы с коллегами в МИФе решили попробовать, мы любим эксперименты.
Этот себя оправдал: в матрице дел мне и моему руководителю стало проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.
Важно проговаривать это вместе по линии «руководитель – подчиненный», чтобы все стороны имели общее видение и понимали, какие задачи страдают в угоду более приоритетным и (или) срочным.
Матрица дел, в нашем случае созданная в обычном Google-документе, – отличный и простой инструмент для таких обсуждений.
Ниже вы можете видеть одну из версий моей матрицы дел. Я отмечал серым шрифтом регулярные задачи, а черным – проекты. Но это не догма: вы можете создать такую матрицу, которая будет удобна именно вам.
Концентрируемся на главном. Создаем стерильную кабину
Термин «стерильная кабина» – из авиации. При взлете и посадке – наиболее ответственных, сложных и опасных этапах – в кабине допускаются разговоры только на темы, связанные с полетом. На эшелоне можно обсуждать последние игры Лиги чемпионов, новости, любовные похождения и все прочее. Но не на взлете.
Устройте и вы себе «стерильную кабину» – время и пространство для сосредоточенной работы и концентрации. Если вы работаете дома, обговорите с близкими, что в определенное время вас нельзя беспокоить (или сделайте табличку с двумя цветами: красный – нельзя отвлекать или входить в комнату, зеленый – можно).
А для коллег, которые тоже работают удаленно, установите в календаре встречу на ваше «стерильное» время и назовите ее, например, «мораторий на встречи и звонки» (спасибо Артему Степанову, CEO МИФа, за идею!). Расскажите коллегам, что в это время можно звонить только по срочным вопросам.
СВЕТОФОР ДЛЯ КОЛЛЕГ
Чтобы избежать отвлечений со стороны коллег в офисе, повесьте на вашу дверь «светофор» – рамку для вставки красного, желтого и зеленого кружков или отметок.
Очевидно, что, если отметка зеленая, вас можно беспокоить, желтая – нежелательно, красная – беспокоить можно только по очень срочным вопросам.
Главное здесь – соблюдать дисциплину и не злоупотреблять красным цветом, чтобы правило не осталось пустой формальностью.
Почта, телефон и мессенджеры
Электронная почта может быть очень удобным инструментом, а может быть хронофагом – пожирателем времени. По некоторым оценкам, современные офисные работники в среднем тратят на почту 30–35 % своего рабочего времени.
Что сделать, чтобы исправить ситуацию и не отвлекаться на почту?
Перестать работать в онлайн-режиме
Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.
Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook или на изменившийся заголовок вкладки в браузере, сообщающий о новом входящем сообщении.
