Приложение Issue Log стало наглядным примером инструмента, меняющего привычки людей и их восприятие. Стандартная трудность, с которой на начальном этапе столкнулись сотрудники, – необходимость открыто указывать на ошибки, так как некоторые по умолчанию считают, что это задевает чувства людей. Как только сотрудники к этому привыкли, они поняли, насколько это полезно, и теперь большинство из них не могут действовать иначе.
Pain Button
Я убежден в действенности формулы: боль + анализ = прогресс. Иными словами, боль представляет собой важный сигнал, что вы должны усвоить какой-то урок, и если вы проанализируете сложившуюся ситуацию, то почти наверняка узнаете что-то новое. Это стимулировало меня создать приложение Pain Button («Тревожная кнопка»).
Момент, когда человек испытывает боль, – это лучшее время, чтобы зафиксировать эмоции, но не вполне подходящее для их анализа, потому что к нему нужно подходить с холодной головой. Приложение позволяет пользователю записать, что он чувствует (злость, разочарование, растерянность и так далее) в момент, когда он испытывает эту эмоцию, а затем позже вернуться к этому и проанализировать свои чувства с помощью специально подобранных вопросов. Приложение помогает человеку, испытавшему негативные эмоции, решить, как он поступит, чтобы избежать повторения ситуации в будущем (например, рационально обсудить ситуацию с оппонентом и тому подобное). Кроме того, приложение показывает, насколько часто пользователь попадает в ситуации, вызывающие у него негативные эмоции, причины возникновения таких эмоций и результативность последующих действий. Таким образом, пользователь получает описание неприятной ситуации, ее диагноз и план по улучшению, чтобы уменьшить проблемы или вовсе их избежать, анализ этого плана и ожидаемый результат. Приложение составляет пошаговую инструкцию по улучшению ситуации, которой пользователь может поделиться с другими или сохранить для себя. По отзывам пользователей, Pain Button – это ваш личный психолог, только лучше, потому что он всегда доступен и гораздо дешевле.
Dispute Resolver
В любой компании должны быть конкретные алгоритмы преодоления разногласий. В условиях меритократии идей это особенно важно, поскольку от сотрудников по умолчанию ожидается, что они будут высказывать свои мнения и искать пути примирения конфликтующих точек зрения. Приложение Dispute Resolver («Разрешитель споров») предлагает способы преодоления разногласий на основе меритократического подхода. Оно задает ряд вопросов, которые помогают пользователям урегулировать спор. Одна из особенностей приложения в том, что к участию привлекаются компетентные сотрудники, которые помогают определить, стоит ли доводить конкретное разногласие до сведения руководителя уровнем выше. Кроме того, благодаря приложению каждый из сотрудников понимает, что, если его точка зрения отличается от мнения большинства, только от него зависит, захочет он промолчать или высказать свое мнение и попытаться прийти к согласию с остальными. Вне зависимости от того, есть у вас такой инструмент, как Dispute Resolver, или нет, у вас должна быть ясная и справедливая система для преодоления разногласий, чтобы ваша меритократия идей не превратилась в пустой звук. В противном случае правом голоса в компании будут пользоваться только те сотрудники, которые стоят выше на иерархической лестнице.
У нас также есть ряд инструментов, которые помогают нам контролировать повседневную деятельность и оставаться в согласии относительно происходящего.
Daily Update Tool
На протяжении многих лет я просил каждого своего непосредственного подчиненного ежедневно выделять 10–15 минут на краткий обзор в форме электронного письма, что он сделал за день, какие вопросы его беспокоят и что он по этому поводу думает. Читая эти отчеты и сравнивая их (иными словами, оценивая, как люди видят то, чем занимаются), я могу судить, насколько эффективно они работают вместе, какой у них настрой, за какие ниточки мне нужно потянуть. Несколько лет назад я разработал специальное приложение, которое объединяет все эти отчеты, благодаря чему их стало гораздо проще отслеживать, фиксировать показатели и давать обратную связь, чем работать с несколькими десятками разрозненных цепочек электронных писем. Теперь пользователи могут с легкостью ежедневно предоставлять полезные данные, например о своем рабочем настрое, степени загрузки, проблемах, о которых они хотят поставить в известность руководство. Этот простой инструмент оказывает мне и моим подчиненным неоценимую помощь, позволяя оставаться друг с другом на одной волне. На уровне компании это приложение также позволяет держать руку на пульсе и отслеживать повседневную деятельность (настрой команды, рабочую нагрузку, отдельные проблемы, кто и чем занимается и так далее).
Contract Tool
Как часто ваши рабочие встречи заканчивались тем, что все говорили, что нам нужно сделать это и это, и потом не происходило ровным счетом ничего, потому что, как только дверь закрывалась, все забывали, о чем договорились? Чтобы люди реально что-то делали, их обязательства должны быть четко проговорены, а сами они обязаны понимать, что взяли на себя ответственность по их исполнению. Простое приложение Contract Tool («Соглашение») позволяет сотрудникам устанавливать обязательства и отслеживать их исполнение. Это помогает обеим сторонам держать ситуацию под контролем.
Process Flow Diagram
Аналогично тому, как инженер пользуется картой производственного процесса, чтобы понимать логику того, что он разрабатывает, руководителю не обойтись без «Схемы рабочего процесса» (Process Flow Diagram), которая помогает ему представлять организацию как механизм. Эта схема может ссылаться на организационную структуру, отражающую, кто кому подчиняется, или организационная структура может дополнять схему рабочего процесса. В идеале «Схема рабочего процесса» должна быть сделана так, чтобы руководитель мог видеть всю картину целиком и при необходимости получить более детальное представление о каждом из уровней (например, рассматривая положение любого сотрудника в схеме, руководитель имеет возможность взглянуть на его «бейсбольную карточку» и получить другую информацию о нем).
В Bridgewater разработаны карты процессов для каждого департамента. Они показывают все должности и функциональные обязанности для каждой из позиций и то, как движется рабочий процесс.
Руководство по процедурам и правилам
Это сборник инструкций по утвержденным процедурам и правилам, которым сотрудники могут воспользоваться как руководством. Документ постоянно обновляется и отражает, чему учится компания.
Показатели
Есть хороший афоризм: «Невозможно управлять тем, что невозможно измерить». Благодаря измерениям работы вашего механизма вы можете упростить управление им, особенно если применить алгоритмы, которые сделают значительную часть анализа и работы за вас.
Чтобы измерения были качественными, нужно сначала подумать, какая информация вам требуется для ответа на злободневные вопросы, а затем решить, как ее получить. Нельзя просто собрать любую информацию и смотреть, о чем она расскажет. В Bridgewater приняты четыре шага для создания эффективных показателей. 1. Знайте, какие бизнес-цели вы преследуете. 2. Поймите, как вы это делаете (каков механизм и его составляющие: люди и план действий). 3. Определите ключевые этапы проекта, провести измерения в которых важнее всего, чтобы вы знали, как работает механизм в процессе достижения цели. 4. Изучите, как создать рычаги, привязанные к этим ключевым показателям, которые позволят скорректировать процесс и изменить результаты. Для этого мы рекомендуем сотрудникам создавать показатели в сочетании с картами рабочего процесса и руководствами по утвержденным процедурам.
