ВНИМАНИЕ.
Распространенной ошибкой будет запись KPI на основе ежедневной и еженедельной деятельности человека, ответственного за конкретный функционал. Очень важно написать KPI с чистого листа. Сделайте это, закрыв имена в столбце «Ответственный» (метафорически или физически), а затем примите решение о KPI для каждой функции и согласуйте их с бизнес-моделью компании. Затем рассмотрите, есть ли у человека в этой производственной функции навыки и способности для достижения KPI. Несоответствие может указывать на потенциальную проблему.
KPI главы компании
Какой KPI наиболее важен для руководителя компании? Кто-то может сказать, что это умение видеть перспективу, но как измерить такой показатель? Другие могут предложить более конкретные показатели, например возврат инвестиций или прибыль, но это результаты, более подходящие для последней графы в ТФО. Однако ведущий показатель нужен для оценки результативности конкретных действий. В случае с главой компании – это процент удовлетворительных результатов в ТФО (то есть основная работа руководителя состоит в том, чтобы убедиться: в компании правильные люди правильно делают правильные вещи). И когда основатели компаний понимают это, они часто нанимают другого человека руководить вместо них, чтобы они могли сфокусироваться на исследованиях и разработке, или маркетинге, или защите интересов клиентов. Вот почему мы подчеркиваем разделение должностей и функций.
Покойный Уильям Эдвардс Деминг, возглавлявший революцию качества, считал, что основная задача руководителя – предвидение. Правильные KPI наряду с достаточным знанием рынка (это обсуждается в главе «Данные») помогают руководителям понять, что произойдет в обозримом будущем.
ЗАДАНИЕ.
В третьем столбце ТФО выделите один или два KPI для каждой функции или бизнес-юнита.
Шаг 4
Для четвертого столбца ТФО – Итоги/ Результаты – возьмите последнюю подробную декларацию о прибылях, убытках и балансе и назначьте ответственного за каждую позицию. Затем обсудите те четыре вопроса, которые мы поднимали ранее, о людях и функциях (обобщенных в нижней части ТФО).
1. У вас есть строки, за которые отвечает более чем один человек (например, доход)?
2. Чье-то имя стоит рядом с большим числом позиций, чем у остальных?
3. Есть ли позиции без имени рядом (кто-нибудь следит за телекоммуникационными расходами)?
4. Вы в восторге от каждого ответственного за определенную позицию?
Опять же не путайте ответственность и власть – вспомните предыдущий пример с денежными средствами в Gazelles. Так же как с функциями, распределите нагрузку между руководством команды равномерно, чтобы в конце концов за каждую позицию нес ответственность только один человек.
Джек Стэк, основатель SRC Holdings Corporation и автор классической книги «Большая игра в бизнес: единственный разумный способ управлять компанией»
[15], утверждал, что итальянец Лука Пачоли, живший в XV веке и написавший первый бухгалтерский отчет, упустил в нем важный момент – колонку «Кто». При рассмотрении прибылей, убытков и баланса в этой колонке должны находиться имена людей, полностью ответственных за каждую строку, даже если это менеджеры среднего или нижнего звена.
Это упражнение открывает одну из самых важных дискуссий об отчетности в компании, которым мы когда-либо способствовали. Кто несет ответственность за общий доход? Кто защищает валовой доход от чрезмерно активного ценообразования? Кто-нибудь следит за телекоммуникационными расходами? И для любителей формальных диаграмм (мы к ним не относимся – в развивающихся компаниях они, как правило, устаревают уже к моменту публикации) рассмотрим вращающийся отчет о прибылях и убытках: будем поворачивать его каждый раз на 90 градусов по часовой стрелке, равняя на руководителя основных позиций (финансовый директор, отвечающий за прибыль, – слева; главный операционный директор, отвечающий за валовую прибыль, – в середине; руководитель продаж – справа и т. д.). Так у вас появляются менеджеры среднего звена, владеющие следующим слоем позиций, и руководители или сотрудники, владеющие последними подробно описанными позициями. Заканчивается список главой компании в верхней части повернутого отчета о прибылях – и получается полезная диаграмма подотчетности с точки зрения результатов.
ЗАДАНИЕ.
Это отличное упражнение для финансового директора или лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета. Пройдитесь по вашей финансовой отчетности и решите, кто несет ответственность за каждую статью. Затем выберите наиболее важные позиции для каждой из функций, перечисленных в ТФО, и перенесите их в столбец «Итоги/Результаты».
ПРИМЕЧАНИЕ.
Большинство организаций в какой-то момент времени разрабатывает подробные должностные инструкции для всех ключевых ролей в компании, а это уже огромная работа. Мы не большие поклонники должностных инструкций и предпочитаем карточки рабочих очков (система показателей, о которой вы узнаете в следующей главе).
Джим Коллинз в книге «Как гибнут великие. И почему некоторые компании никогда не сдаются»
[16] описывает важный момент, который он обнаружил, работая с топ-менеджерами. Когда Джим просил их представиться, люди из просто хороших компаний начинали со своей должности, а люди из сильных и великих компаний – со своей зоны ответственности, например, «я отвечаю за доход в этой компании». Компактная ТФО с точками ответственности и соответствующими KPI соответствует наблюдению Коллинза о лидерах ведущих компаний.
Организационная структура – вне функций
Первое естественное разделение – по функциям. Когда в компании больше 50 сотрудников, она должна начать делить сотрудников по проектам, группам, сегментам промышленности и географическим регионам. С этого начинается то, что называют матричной схемой организации (см. ниже).
