10 минут: приоритеты. Обсудите статус красного, зеленого и суперзеленого показателей (рассматриваемых в главе «Приоритеты») и обсудите любые отставания от прогресса. Также проанализируйте показатели, не обсуждаемые на ежедневных встречах.
10 минут: обратная связь с клиентами и сотрудниками. Потратьте это время на обсуждение обратной связи. Какие проблемы возникают ежедневно? Что говорят люди?
ПРИМЕЧАНИЕ.
Мысленно проведите линию. Первые 25 минут – разминка для мозга, позволяющая обсудить приличное количество внешней и внутренней информации, чтобы заметить тенденции в работе компании. Следующие 35–65 минут отведите на использование коллективного разума команды для работы и принятия важных решений.
30–60 минут: одна-две темы. Полностью сконцентрируйте внимание и коллективный разум команды на одном или двух ключевых вопросах. Выберите вопросы, основываясь на тенденциях, формирующихся в ходе ежедневных обсуждений, прогресса по приоритетным направлениям, данным от сотрудников и клиентов, а также на наблюдаемых новых проблемах и перспективах. Если компания хочет рассмотреть возможное сотрудничество, назначьте обсуждение на это время. Если в ближайшем времени ожидается важное событие и необходимо принять ряд решений, сделайте обсуждение по этому вопросу приоритетным. В Gazelles Верн иногда заранее знает тему встречи. В остальных случаях он либо рассылает повестку дня по почте вечером перед встречей, либо тема возникает сама во время обсуждения. Если у вас есть ряд приоритетных направлений на квартал, еженедельная встреча дает возможность каждый квартал рассматривать несколько из них.
Кто, что, когда. Уделите несколько минут на подведение итогов «Кто, что и когда планирует делать» и разошлите всем полученные данные.
Заключительная фраза. Завершая еженедельную встречу, попросите каждого из ее участников подвести итоги, сказав заключительное слово или фразу. Это производит впечатление формального окончания встречи и позволяет понять, что думают и чувствуют люди по ее поводу. Если вы понимаете, что некоторые вопросы или конфликтные ситуации остались нерешенными, продолжите встречу.
ПОДСКАЗКА.
В наилучшем варианте еженедельные встречи должны заканчиваться до обеда (как в случае OTG) или «счастливого часа», чтобы руководители могли обсудить затрагиваемые на встрече вопросы в неформальной обстановке. Именно в такие моменты зачастую принимаются по-настоящему эффективные решения.
ПОДСКАЗКА.
Те, кто участвует в форумах исполнительных директоров, могут заметить, что еженедельные встречи проходят аналогично: с формальным учетом присутствующих, темой для обсуждения и заключительной фразой.
Еженедельный лист главного исполнительного директора
Многие главные исполнительные директора еженедельно рассылают сотрудникам информационный лист, сообщающий об изменениях в основной задаче компании, и другие значимые данные, связанные с компанией или сферой ее деятельности. Сотрудники хотят получать информацию непосредственно от руководителя, кроме того, подобные отчеты позволяют сформировать чувство сопричастности.
Ежемесячная встреча руководства
Отличить великую компанию от хорошей можно за несколько минут. В хорошей компании руководящий персонал постоянно перегружен все возрастающими требованиями, в то время как остальные сотрудники, по-видимому, просто не замечают этих проблем.
В великих компаниях дело обстоит противоположным образом: руководство работает в спокойной, расслабленной манере, в то время как остальные сотрудники постоянно находятся на линии огня, работая над улучшением результатов в условиях постоянного увеличения возможностей для ведения бизнеса. Возможно, мы преувеличиваем, но не сильно.
Если руководство не наладит передачу опыта – а именно знаний и ценностей, необходимых для принятия верных решений, всем сотрудникам, от менеджеров среднего звена до младшего персонала, – то окажется не в состоянии справиться с возрастающими требованиями к развитию предприятия.
Для этой передачи знаний необходимо регулярно совершать одно простое действие: проводить хорошо организованную ежемесячную встречу, занимающую целый день, с участием всех сотрудников, участвующих в контроле или управлении. Этот день следует посвятить обучению, обмену опытом и решению проблем, а не наводящей скуку работе с отчетами. При нехватке подобных встреч предприятие со временем перерастает своих менеджеров среднего звена. И нет ничего печальнее, чем преданные делу люди, которые в процессе развития компании остались позади.
Уроки из Индии
Индия – одна из стран, больше всего нуждающихся в развитии менеджмента среднего звена. Именно такая задача стояла перед Ashiana Housing, компанией из Нью-Дели с персоналом 480 человек (и 2500 подрядчиков), одной из 39 индийских организаций, попавших в список Forbes «200 лучших азиатских компаний с доходом менее 1 миллиарда» в 2010 году, и одной из 35, попавших в тот же список в 2011 году. Когда Верн впервые встретился с управляющим директором Вишалом Гуптой и двумя его братьями, руководящими основанной их отцом строительной компанией, они пребывали в постоянном стрессе из-за расширения деятельности организации, которая занималась пятью важными проектами на севере Индии. В то же время руководители среднего звена работали в спокойной обстановке и практически ничего не подозревали о трудностях, с которыми сталкивается компания.
7 % расходов на управление
Чтобы прояснить существующие проблемы, мы порекомендовали проводить ежемесячные встречи с участием всех 70 менеджеров, чтобы они обменивались опытом и развивали деятельность компании. Гупта с трудом мог представить, зная о транспортных и инфраструктурных проблемах Индии, каким образом ему удастся раз в месяц собирать все руководство и менеджеров среднего звена. Кроме того, как они могут на день отрывать от работы менеджеров, занятых непосредственно на проектах, с учетом темпов роста компании и огромного объема работ? (Рик Кей выразил беспокойство по тому же поводу, когда Верн посоветовал OTG использовать описываемый метод для 40 менеджеров среднего звена, работающих в разных частях страны.)
