Решение Линды перенести бумаги в папки на кольцах отражает фундаментальный принцип организации документов: не помещайте в файл больше, чем войдет, и вообще, пусть в каждой папке будет 20–50 страниц. Если данных много, эксперты рекомендуют разделить содержимое на вложенные папки. Если вам действительно нужно хранить документы, превышающие указанный объем, рассмотрите возможность перехода на папки с тремя кольцами. Преимущество этой системы в том, что страницы сохранены в том же порядке, причем они не падают и не вываливаются, и, по принципу Федра, есть доступ к любой из них, к тому же можно изменить порядок, если необходимо.
В дополнение к этим системам Очень Успешные Люди создают структуры для автоматического разделения документов и проектов во времени, исходя из того, насколько срочно ими нужно заняться. Совсем рядом находится категория «Сейчас», или то, с чем важно разобраться прежде всего. Затем – категория «Предстоящие»: сюда входит оставленное в стороне, возможно, в иной части кабинета или по коридору. Третья категория, справочных или архивных документов, может располагаться в отдалении, даже на другом этаже или за пределами здания
[773]. К тому же, добавляет Линда, все, что требуется регулярно, должно лежать в специальной папке «Постоянно нужное», чтобы до этих документов было легко добраться. Это может быть журнал доставки, еженедельно обновляемая электронная таблица с данными о продажах или номера телефонов сотрудников.
Важным компонентом создания любой организационной системы в деловой среде становится учет вещей, которые остаются незамеченными, не вписываются ни в одну из категорий, – это папка «Разное» или ящик со всякими мелочами, примерно такой, как у вас на кухне. Если не удается придумать логическое место для чего-то, это не означает, что вы не способны мыслить или воображать, а говорит о сложной структуре взаимосвязанных задач и атрибутов нашей жизни, нечетких границах и перекрывающемся использовании вещей. Как говорит Линда, если вы завели папку «Разное» – это прогресс, а не шаг назад. Вы часто обращаетесь к этому списку документов? Поместите его в папку «Постоянно нужное» или «Разное», находящуюся в передней части ящика. Допустим, вы отправились посмотреть на офисные помещения, которые сдают в другом здании. Переезжать не планируете, но на всякий случай решили сохранить полученную при просмотре информационную брошюру. Скажем, в вашей файловой системе нет раздела «Переезд», «Аренда офиса» или «Матчасть», а формировать его слишком расточительно – если вы создадите папку для одного листа бумаги, где ее хранить?
Эд Литтлфилд (мой старый добрый босс из Utah International) был большим сторонником папок с названиями вроде «Не понимаю, где это хранить». Раз в месяц или около того он проверял содержимое такой папки, и когда в ней накапливалась критическая масса материалов с общей темой, можно было создавать для них отдельную. У одного успешного ученого (и члена Королевского общества) есть несколько «мусорных» ящиков, таких как «То, что я хочу прочитать», «Проекты, которые я хотел бы начать» и «Разные важные документы». Скажем, в магазине автозапчастей вам дают маленькую бутылочку краски, чтобы покрасить корпус после ремонта. У вас есть специальный ящик или полка для автомобильных расходных материалов? Если да, это самое очевидное место для нее. Если же у вас нет больше ничего, что можно отнести к этой категории, нет смысла создавать отдельное место для одного предмета. Лучше положить его в ящик для мелочей с другими трудно классифицируемыми вещами.
Конечно, директора компаний, судьи Верховного суда и прочие Очень Успешные Люди не должны делать все самостоятельно. Они просто просят своего помощника принести им папку с делами на завтра или, что чаще, помощник сам дает им файл с тем, что нужно сделать и когда. Однако ассистентам необходимо логически организовывать систему хранения, и тут всегда есть над чем работать. Смысл в том, чтобы сделать эту систему понятной, и если помощник уйдет на больничный, то любой человек, без специальных навыков, должен найти то, что нужно начальнику.
По словам Линды, самое важное при обучении старшего ассистента – «помнить, что наша задача – организовать не папки и документы, а людей. Нужно хорошенько изучить, как выстроен рабочий день начальника: может, он складывает бумаги в кучу, и вам нужно их регулярно просматривать, или придется делать копии всех документов, потому что он постоянно их теряет. Если вы работаете не на одного человека или ваш босс взаимодействует со многими людьми, неплохо иметь отдельную папку для каждого из них, чтобы, если кто-то внезапно заглянет, все необходимое было у вас под рукой».
Совет Линды по поводу управления временем, о котором я писал в главе 5, стоит еще раз пересмотреть здесь. «Для проектов с жесткими сроками полезен документ с напоминалками. Например, как только вы узнаёте о каком-либо сроке, нужно поговорить об этом с начальством и выяснить, сколько времени ему понадобится. Затем в календаре указать день, когда нужно начать работу над проектом». Некоторые помощники и ассистенты ставят напоминание за несколько дней до финальной даты, чтобы шеф подготовился.
«В офисе, как правило, упорядочивания требуют следующие вещи: корреспонденция, деловая документация, презентации, все необходимое для встреч (включая информацию, которую нужно просмотреть заранее), списки дел, календарь, контакты, книги и журналы», – добавляет Линда. Первые четыре лучше всего систематизировать в файлах, коробках или больших папках на кольцах. Что касается списков дел, календарей и контактов, это все тоже очень важно, поэтому Линда рекомендует даже небольшую избыточность: сохранять их и на бумаге, и в компьютере. Это работает только в том случае, если количество контактов скромное и помещается на бумаге. Например Крейг Коллман, CEO компании Atlantic Records, у которого 14 000 контактов, должен полагаться на компьютер, где держит весь список, а часто используемые хранит в мобильном телефоне. Если бы он записывал больше номеров на бумаге, искать в громоздком перечне было бы довольно тяжело.
Очень много времени отнимают сортировка и организация электронной почты, поскольку многие Очень Успешные Люди получают сотни писем в день даже после того, как спам-фильтр убрал все ненужное. Крейгу Коллману приходит около шестисот посланий ежедневно. Если бы он тратил на каждое всего по одной минуте, ему потребовалось бы десять часов в день. Чтобы успеть больше, он занимается этим в выходные и по возможности пересылает. Но, как и многие Очень Успешные Люди, он делает свою работу, потому что действительно любит ее. Делегирование проекта уменьшает долю участия в нем и радость, получаемую от работы, не говоря уже о том, что его опыт и знания часто нельзя заменить: проект только выиграет от его присутствия, но поток электронной почты, помимо телефонных звонков, обычной почты и встреч, отнимает слишком много времени.
Как организован обмен информацией в Белом доме? Начнем с того, что по соображениям национальной безопасности и у президента, и у вице-президента на столах не громоздятся кучи документов, и электронной почтой они не пользуются. Все сообщения проходят через ответственного секретаря, который решает, что приоритетно и над чем поработать прямо сейчас. Президент и вице-президент получают краткие отчеты по конкретным темам. Например, если глава государства хочет знать все о проекте строительства трубопровода в Миннесоте, сотрудники собирают информацию из телефонных звонков, встреч, электронной почты, факсов, писем и так далее и помещают в отдельную папку.
