Составив свой набор карточек, возьмите за правило регулярно их просматривать и сортировать. Пока их не очень много, можете просто разложить их в порядке приоритетности и начать с ними работать. Когда их станет больше, объединяйте по категориям. Вот что может получиться, если несколько изменить систему, по которой Эд Литтлфилд просил меня сортировать его корреспонденцию:
• сделать сегодня;
• сделать на этой неделе;
• можно отложить;
• выбросить или разобраться.
Самое важное тут не названия категорий, а сам факт систематизации. Возможно, у вас получится такой перечень:
• список покупок;
• мелкие дела;
• сделать дома;
• сделать на работе;
• общение;
• попросить Пэт;
• мамина медицинская страховка;
• позвонить.
Дэвид Аллен советует попробовать вот такие группы для сортировки перечня важных дел, причем, заметьте, все четыре названия прямо указывают на необходимые действия:
• сделать;
• делегировать;
• отложить;
• забыть.
Аллен сформулировал правило двух минут: если какое-то дело из списка можно сделать за пару минут, не откладывайте (он советует каждый день отводить на такие мелочи, скажем, по полчаса, иначе они будут накапливаться и потом их гораздо сложнее будет разгрести). Если задачу можно кому-то поручить, так и делайте. Для всего, что требует больше пары минут, отводите специальное время, чтобы первым делом успеть разобраться с мелочами. Некоторые дела наверняка будут терять актуальность, ведь приоритеты меняются: просматривая карточки и замечая такие задачи, не бойтесь от них отказываться.
На первый взгляд, такая система может показаться слишком сложной и отнимающей много времени. В конце концов, вы вполне в состоянии помнить все важное, правда? Ну да, в состоянии, но дело в том, что в силу устройства вашего мозга запоминание оказывается не особенно эффективным. А описанная система не такая уж сложная и дает вам время на обдумывание происходящего. Чтобы было удобнее, можно сделать специальные разделители категорий, причем лучше другого цвета, чтобы их сразу было видно в общей пачке. Некоторые так увлекаются этой карточной системой, что даже начинают делать их разных цветов для всех разделов. Но при таком подходе сложнее перемещать в них карточки, а ведь прелесть этой системы как раз в ее максимальной гибкости: любую запись можно при желании отнести в какой угодно раздел и объединить с другими. Если приоритеты меняются, просто группируете по-новому. При этом даже небольшие темы фиксируются на отдельных листках. Федр записывал на них (он называл их бланками) все свои идеи, цитаты, данные об источниках и результаты исследований и так написал целую книгу. Казалось, неизбежная работа по систематизации информации потребует колоссальных усилий, но получается, что нужно всего лишь создать и правильно организовать стопку карточек.
«Вместо того чтобы мучиться вопросом, с чего начинается метафизика Вселенной, – а на такой вопрос практически невозможно ответить, – ему достаточно было вытащить два бланка и решить, с какого из этих двух лучше начать размышления. Это было несложно, и он всегда находил ответ. Потом он брал третий бланк, сравнивал с двумя первыми и снова спрашивал: “С какого начать?” Если тот оказывался менее приоритетным, чем первый, сравнивал со вторым. Так получалась система из трех упорядоченных бланков. Он повторял этот процесс с появлением каждого нового»
[142].
Люди, использующие систему карточек, утверждают, что это высвобождает время. Диктофонные записи приходится прослушивать, и даже если делать это на ускоренной перемотке, то слушать все равно дольше, чем читать. Так что диктофон нельзя считать по-настоящему эффективным инструментом. Кроме того, голосовые файлы гораздо сложнее сортировать. А карточки вы можете перемещать, как заблагорассудится.
Пёрсиг описывает опыты Федра в деталях: «Время от времени он экспериментировал с новыми форматами: использовал цветные пластиковые закладки, чтобы отделять темы и подтемы; наклеивал звездочки, чтобы отмечать относительную важность; делил бланки на части, чтобы отразить и эмоциональную, и рациональную составляющие идеи. Но все это скорее добавляло путаницы, чем упрощало работу, поэтому он отказывался от этих новшеств».
Была в системе Федра особая категория – несистематизированные идеи. «Сюда попадали мысли и соображения, возникавшие в неподходящий момент, когда он был занят чем-то другим: раскладывал свои бланки, шел под парусом, что-то ремонтировал на лодке или был занят чем-то еще и хотел сосредоточиться. Чаще всего в такие моменты мозг говорит новым идеям: “Отстаньте, сейчас не время”, – но подобный подход убивает качество». Пёрсиг пришел к выводу, что некоторые из наиболее удачных идей посещают нас, когда мы заняты совершенно посторонними делами. У вас нет времени оценить мысль и обдумать, как ее применить, вы заняты чем-то и не можете отвлечься. Федр считал, что решением проблемы может стать новая категория бланков или карточек под названием «несистематизированные идеи». «Это была временная пачка; рано или поздно появлялись время и настроение, чтобы разобраться с ними». Другими словами, это был его ящик для всякой ерунды, для которой пока не нашлось места.
Разумеется, не нужно всегда носить с собой полный набор карточек: все, что связано с приостановленными или отложенными делами, а также планами, можно держать на рабочем столе. Чтобы добиться максимальной эффективности, настоящие мастера этой системы просматривают карточки по утрам, перекладывают их в соответствии с ситуацией, а также по мере возникновения идей добавляют новые. Приоритеты неизбежно меняются, и вы сохраняете возможность тасовать записи так, чтобы вам было максимально удобно.
Для многих наличие пунктов в списке важных дел означает необходимость делать выбор, и нередко кажется, что для принятия решений маловато информации. Скажем, появился пункт «определиться с пансионатом для престарелых касательно тети Розы». Вы уже съездили в несколько таких заведений, собрали кое-какую информацию, но ни на чем пока не остановились. И вот утром вы просматриваете карточки и понимаете, что не готовы сделать выбор. Прямо сейчас потратьте две минуты и подумайте, чего для этого не хватает. Даниэль Канеман и Амос Тверски считали: принимать решения так непросто потому, что часто приходится делать это в условиях неопределенности. Вам неизвестно, что может произойти, если вы отправите тетю Розу в один из пансионатов. Вы боитесь сделать неверный шаг. Если можно снизить степень неопределенности за счет сбора дополнительной информации, постарайтесь разобраться, какие именно сведения нужны и как их получить, а чтобы система работала с максимальной эффективностью, запишите на карточки все, что придет в голову. Возможно, стоит поговорить с представителями других пансионатов или обсудить тему с родственниками. Может, просто нужно еще раз обдумать все, что вы уже и так знаете, – в этом случае установите себе крайний срок, к которому нужно быть готовым, запишите его и постарайтесь не нарушить. Важно понимать, что в ходе ежедневного просматривания этих листков вы обязательно должны определиться или предпринять какие-то действия по каждому вопросу: отложить, сделать что-то немедленно или записать новую промежуточную задачу, выполнение которой поможет решить всю проблему.
