Еще одно преимущество бумажных документов в том, что их сложнее изменить или подделать, они не страдают от вирусов, и ими можно пользоваться, даже если отключили электричество. Да, бумага прекрасно горит – но и компьютеры тоже.
Несмотря на уверенность в собственной правоте, и Малкольм, и Линда хранят информацию в обоих форматах. Во многих случаях выбор определяется тем, в какой форме получены сведения: счета за онлайн-покупки часто приходят электронными, но многие небольшие компании по-прежнему отправляют их в бумажном варианте по почте.
Существуют способы организации информации и в электронном, и в бумажном видах, обеспечивающие максимальную эффективность, главное, чтобы доступ к сохраненным данным был достаточно простым.
Для бумаг лучше классических архивных шкафов ничего пока не придумано. Еще в 1941 году компанией Oxford Filing Supply Company (позже переименована в Oxford Pendaflex Corporation) была запатентована модель архивного шкафа с подвесной системой для хранения документов, изобретенная Фрэнком Джонасом
[187]. В этой компании, а также в колледжах, где готовили секретарей и делопроизводителей, были сформулированы правила создания системы учета и хранения, которая обеспечивала максимальное удобство доступа к документам. Если файлов относительно немного, до 50, часто достаточно просто присвоить им названия и расположить по алфавиту. Когда же их больше, имеет смысл группировать их в более крупные категории, к примеру «дом», «финансы», «дети», а потом располагать по алфавиту уже эти разделы. Если позволяет пространство, хорошо размещать категории документов в разных ящиках или использовать цветные папки и разделители, чтобы было видно, где что лежит. Случается, люди паникуют, если все файлы не выставлены прямо перед ними (это бывает с теми, кто страдает синдромом дефицита внимания). В таких случаях можно не прятать папки на полки, а использовать открытые ящики для хранения.
Среди рекомендаций относительно организации и использования системы хранения документов есть еще совет: не стоит создавать отдельную папку, если в ней будет всего одна страница, – это неэффективно. Правильнее группировать материалы в более крупные категории, чтобы в каждом файле было 5–20 отдельных документов, в противном случае папок получается в избытке, и сложнее быстро просмотреть все названия, когда требуется что-то найти. Если документов много, вы тратите время на перелистывание. Кстати, эти же принципы применимы и к организации любых вещей дома или на работе.
Чтобы создать такую систему дома, мало сложить все в папку и прилепить наклейку с названием. Лучше заранее обдумать, какие именно бумаги вы собираетесь хранить. Можно просто выложить на стол эту кипу, которую вы уже несколько месяцев хотите куда-нибудь прибрать, и начать сортировать – по нескольким основным категориям, потом, возможно, на более мелкие подгруппы. Если получается меньше двадцати категорий, заведите папку для каждой темы и расставьте по алфавиту. Если файлов больше, придется тратить слишком много времени на поиск одного. Так что выделите крупные категории, например «финансы», «дом», «личное», «медицина», «разное» (как аналог ящика для мелочей, куда попадет все, что больше никуда не вписывается: данные о прививках любимого кота или брошюры, которые вы храните для следующей поездки). Можно сделать отдельную папку с письмами от некоторых корреспондентов. Если есть сберегательный, расчетный и пенсионный счета, имеет смысл не объединять связанные с ними документы в файл «банковские выписки», а завести отдельные для каждого счёта. По этой же логике можно классифицировать и систематизировать любые другие объекты.
Старайтесь не тратить на организацию документов больше времени, чем потом уйдет на их поиск. Те бумаги, к которым вы обращаетесь довольно часто, лучше сложить так, чтобы вы их сразу видели, например в отдельные папки «медицина», «стоматология», «окулист» и так далее. Файлы с одним-двумя листками объедините общей темой. Исключение составляют важные документы, которыми вы регулярно пользуетесь, например паспорта, свидетельства о рождении или медицинские страховки. Эти же принципы применимы и к организации документов в электронной форме. Конечно, хранение на компьютере имеет одно серьезное преимущество: можно вообще не заводить никаких особых папок и просто с помощью поиска по ключевому слову моментально найти все что нужно (при условии, что вы помните название). Но тут на вашу память ложится более серьезная нагрузка, ведь приходится запоминать обозначения всех файлов. Организовав все по иерархическому принципу, вы получаете возможность просмотреть их и обнаружить документы, о которых уже и не помните. Таким образом вы освобождаете мозг и переносите часть нагрузки на компьютер.
Если вы серьезно решите перейти на хранение и использование электронных копий важных документов, то сможете создать невероятно гибкую базу данных с помощью гиперссылок. Предположим, вы ведете учет личных финансов в таблице Excel, а счета и чеки отсканировали и сохранили в формате PDF; отдельные ячейки таблицы вы можете привязать к конкретным документам. И вот понадобилось найти счет и гарантию на вашу куртку для рыбалки производства Оrvis. Находим в электронной таблице слово Оrvis, кликаем на ячейку – и вот ваш оплаченный счет, готов к отправке по электронной почте в отдел по работе с клиентами. Разумеется, так можно работать не только с финансовыми документами. В текстовом файле, где вы составляете перечень использованных в статье источников, можно указать ссылки на исходные материалы, хранящиеся на жестком диске, на сервере компании или в облаке.
Даг Меррилл, бывший директор по информационным технологиям и вице-президент по инжинирингу компании Google, говорит, что «подходы к организации не могут и не должны быть одинаковыми для всех». При этом любой только выиграет, если станет использовать перечни дел или носить с собой блокнот или карточки для записи, а также «определит для каждой вещи подходящее место и будет помнить, где оно»
[188].
Но постойте: многие привыкли работать дистанционно, да и счета мы давно оплачиваем, сидя за домашним компьютером. И все-таки дом – это не офис. Какие еще архивные системы? Мы ценим свой дом именно за спокойствие и возможность распоряжаться собственным временем. И чем же мы заняты? Если ваша жизнь организована примерно так же, как и у большинства современников, вы наверняка занимаетесь сразу многими делами, то есть живете в режиме многозадачности. Тем более что смартфоны и планшеты все доступнее и привычнее.
Мобильный телефон давно превратился в современное подобие многофункционального швейцарского ножа: в нем есть словарь, калькулятор, браузер, почтовое приложение, игры, календарь, диктофон и даже приложения, помогающие настроить гитару, получить прогноз погоды, отправлять сообщения во всевозможных мессенджерах. А еще в нем есть фонарик. Нынешние мобильные телефоны мощнее и имеют больше функций, чем самые продвинутые компьютеры IBM, выпущенные лет тридцать назад. Мы постоянно используем телефоны и с начала XXI века стремимся все делать одновременно и без остановки. Переходя улицу, отправляем сообщения; стоя в очереди, получаем почту; обедая с друзьями, проверяем, чем заняты другие друзья. Устроившись в собственной уютной кухне, оплоте стабильности и безопасности, записываем в телефон списки дел и покупок и параллельно слушаем подкаст о разведении пчел в городских условиях.
