Вы можете допустить множество самых разных ошибок: использовать неподходящее по смыслу слово, составить неполное предложение, пропустить факты или идеи и т.д., особенно, если вы стеснены сроками. Своевременное проверка написанного поможет сэкономить время в долгосрочной перспективе, ведь потом вам не придется возмещать урон, нанесенный безграмотным официальным письмом.
Те, кто пишет хорошо, проверяют тщательно. Ничего не упускайте из виду, включая смысл и впечатление, получаемое от прочтения написанного. Обращайте внимание на все то, что выделил компьютер, проверяя текст на наличие орфографических и грамматических ошибок. Проверяйте структуру и длину предложений и абзацев.
Ваш первый черновик позволяет вам изложить все мысли и посмотреть на текст как на единое целое. Ваша окончательная проверка дает вам возможность усилить воздействие текста и сделать его более понятным, а также устранить ошибки. Поищите малосодержательные предложения, которые не несут дополнительной информации, проверьте правильность выбора местоимений. И ознакомьтесь также с рекомендациями по написанию деловых писем.
Перечитайте написанное на предмет ясности, точности, последовательности изложения, лаконичности и законченности. Если вы отвечаете на чье-то письмо, убедитесь, что ответили на все интересующие вашего адресата вопросы. Сократите первый черновик. Часто бывает возможно сократить текст приблизительно на четверть и сделать его более прозрачным и логичным. Есть ли в тексте лишние слова, мысли или избыточная информация, которую можно удалить? Расплывчатость, многословность и большой объем могут отпугнуть читателей. А, кроме того, расшифровали ли вы все акронимы
[30] при первом их упоминании?
При написании важного документа попросите друзей или коллег перечитать его, обращая внимание на ошибки, ведь они могут заметить те недочеты, которые пропустили Вы. Если есть возможность, сделайте достаточно долгий перерыв между собственными прочтениями, что позволит перепроверить написанное на свежую голову.
Публикация
При написании материала для публикации убедитесь, что ваша работа соответствует формату, который требуется издателю, и что действительно заинтересован в статьях подобного рода. «Ежегодник писателей и художников» [The Writers’ & Artists’ Yearbook] может оказаться полезным с этой точки зрения. Журналы, публикующие авторов в короткие сроки, такие как Nature, могут потребовать готовый оригинал-макет, поэтому вам придется подготовить всё самостоятельно. Необходимо придерживаться всех требований относительно формата страниц, интервалов, размера шрифта и объема разных типов текстов, заголовков, иллюстраций, оформления источников и т.д. Если требуется американская орфография, значит, используйте этот вариант. Многие издатели настаивают на предоставлении не только электронной, но и печатной копии с двойным интервалом.
Тщательно проверьте свою аргументацию. Все, что угодно может пойти не по плану, даже когда издатель и не просит вас заново распечатать работу. Если редактором или вами внесено исправление, убедитесь, что оно не повлечет за собой дополнительных исправлений.
Глава 14
Как писать официальные письма?
Переписываясь с друзьями в неформальной духе, вы скорее всего придерживаетесь стиля, принятого в вашей компании. При написании же официального письма приходится учитывать ряд особенностей.
Начинайте с полного адреса, включая индекс и номер(а) телефона. Если есть необходимость, добавьте адрес электронной почты. Затем укажите имя и адрес получателя, хотя этот пункт можно опустить, если вы достаточно хорошо знакомы с адресатом. И всегда указывайте дату. Если Вы отвечаете на письмо с датой или порядковым номером, их тоже следует упомянуть.
В качестве обращения используйте Dear, затем укажите статус и имя получателя, например, Miss Williams, Professor Roberts или Major Plumbe. В свободном доступе можно найти списки официальных обращений, включая обращение к Королеве, архиепископу, но большинству из нас эта информация вряд ли понадобится.
Если вы незнакомы с женщиной, которой должны написать, выбор статуса может составить проблему. Некоторые женщины предпочитают Miss или Mrs и терпеть не могут политически корректный американизм Ms, хотя кому-то, наоборот, он больше по душе. Если вам известно имя женщины, можно опустить именование и написать, например, Ruth James.
Постарайтесь правильно написать имя адресата, ведь все мы очень трепетно относимся к своему имени. Сравните: Elizabeth/Elisabeth, Lesley/Leslie, Isobel/Isabelle, Ann/Anne, Thompson/Thomson, Johnstone/Johnson.
Будьте вежливы, содержание Вашего письмо должно быть изложено компактно и логично. Соблюдайте грамматические, орфографические и пунктуационные правила и следите за наличием связи между предложениями и абзацами.
В конце письма принято писать Yours sincerely, если вы знаете имя получателя и Yours faithfully если имя вам неизвестно. Yours truly считается устаревшим, но его можно употребить, если вы рассчитываете на встречу с адресатом. With the best wishes (или Best wishes) также очень популярно и приемлемо. В конце должна быть ваша подпись, желательно разборчивая. Ниже напечатайте свое имя и, если нужно, должность и сведения об образовании.
Проверьте конверт на правильность адреса, наличие марок и всех необходимых приложений к письму.
Ниже мы приводим образец короткого делового письма, вежливого, но предельно конкретного. Смотрите также раздел «Деловая переписка».
Stone Cutters of Richmond
94 London Road
West Richmond
TW16 7RR
020 8946 3332
j.evans@stonecutters.co.uk
Mr R. Oliver
Sales Department
Grinding Gears
28 Taggart Road
Ipswich IP6 6PR
28th January 2010
Your reference E1967
Dear Mr Oliver,
Thank you for your estimate, dated 14/1/2010, for a new gearbox
for our cutting machine, Butler Swiftcut, model 683. Your price
is too high and there are alternative suppliers. Could you make
some reduction, or include transport to our factory in the cost?
