• I would suggest (Если вы твердо намерены это сделать, то почему так нерешительны?)
• completely fatal (Может ли что-то быть губительным только наполовину?)
Избавляйтесь от подобных банальностей.
ВЫСОКОПАРНОСТЬ
Избегайте бессмысленной тарабарщины. Многие выражения, которые мы неосознанно употребляем, давно стали избитыми клише:
• ‘further to the above’
• ‘the aforementioned’
• ‘at this moment in time’
• ‘at the end of the day’
• ‘in the not too distant future’
Откажитесь от этих и других аналогичных выражений.
ДВУСМЫСЛЕННЫЕ, АБСТРАКТНЫЕ СЛОВА И КОНСТРУКЦИИ
Витиеватость может сильно затемнить смысл написанного. Будьте точными и не пишите фраз подобных этому примеру:
It was suggested that consideration be given to the possibility of improvement in our facilities for conferences with the object of elimination of noise and provision of adequate ventilation.
Ведь можно написать:
We need a better place to meet. This room is hot and noisy
Чем конкретнее и яснее вы выражаетесь, тем проще будет вашим читателям.
«УКЛОНЕНИЕ»
Такие слова, как ‘perhaps’, ‘probably’, ‘comparatively’, используются авторами, чтобы избежать ответственности за написанное. Если вы действительно к этому стремитесь, тогда всё в порядке. Ну, а если нет, то подобные слова лишают написанное убедительности. Когда есть возможность указать точные данные, даты, время и прочее, не используйте прилагательные и наречия с размытым значением, вроде ‘appreciable’, ‘substantial’, ‘soon’. В следующем примере подчеркнутые слова как бы «увиливают»:
Additional evidence suggests that the difference in the midrange of the curves may possibly indicate a curve form that our hypothesis may not adequately encompass.
ПРИНЦИП БЛИЗОСТИ
Следите за тем, чтобы определительные слова и структуры находились в непосредственной близости от слова, которое они описывают. В противном случае смысл написанного может исказиться. Например:
A discussion was held on overtime working in the office.
Что же происходило в офисе? Обсуждение или сверхурочные работы (overtime working)? Или же обсуждение проводилось, когда сотрудники работали сверхурочно? Сделайте предложение однозначным; перепишите его, пусть даже оно станет длиннее, и не забудьте о знаках препинания. Скажем, вот так:
A discussion, on overtime working, was held in the office.
Не пишите: The work area needs cleaning badly, если имеете в виду: The work area badly needs cleaning.
Ошибки в расположении элементов описания могут быть забавными, но могут привести и к тому, что вас примут за человека, у которого не все дома:
The fire was extinguished before any damage was done by the fire brigade.
He told her that he wanted to marry her frequently.
ОШИБКИ В ИСПОЛЬЗОВАНИИ МЕСТОИМЕНИЙ
Употребляйте местоимения так, чтобы было понятно, к какому существительному они относятся. Например:
Mary told Susan she was being promoted.
Кого повысили?
The car collided with the van at the crossroads. It had to be towed away to avoid a traffic jam.
Какую именно машину отбуксировали?
МНОГОЗНАЧНЫЕ СЛОВА
Слова с двумя или более значениями могут поставить читателя в тупик относительно смысла послания. Например:
We dispense with accuracy.
It is practically done.
His action was sanctioned.
Часто понять написанное помогает контекст. По возможности отдавайте предпочтение однозначным синонимам, например, во втором примере лучше использовать almost вместо practically.
ДВОЙНОЕ ОТРИЦАНИЕ И ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ КОНСТРУКЦИИ
Старайтесь использовать конструкции без отрицания. Вместо A decision should not be delayed, можно написать: A decision should be made.
Избегайте множественных отрицаний, затемняющих смысл:
There is no reason to doubt that it is not true.
Служебная записка
ЦЕЛЬ
Цель служебной записки – возможно более лаконичным способом сообщить о чем-либо и побудить адресата к немедленному действию.
ВАЖНОСТЬ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
В большинстве организаций служебные записки являются неотъемлемой частью рабочего процесса. Необходимо передавать сообщения с указаниями, просьбами о предоставлении информации, подтверждениями договоренностей от сотрудника к сотруднику.
В некоторых случаях служебные записки более соответствуют цели, чем телефонные звонки или личное общение, например, когда возникает необходимость:
• передать точную информацию сразу нескольким людям;
• разослать подтверждение даты, времени и места встречи большому числу людей;
• зафиксировать в письменном виде информацию, действия или решения, достигнутые на встрече или конференции;
• документально подтвердить принятое решение или договоренность;
• сообщить информацию, стратегию, дать указания отдельному лицу.
ТЕМА
Служебная записка должна касаться только одной темы. Не объединяйте сообщения на разные темы в одну служебную записку, иначе получатель может что-то не заметить. Наше внимание избирательно, и мы нуждаемся в правильно расставленных приоритетах.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
Информацию необходимо изложить в такой последовательности, которая позволит читателю легко понять суть послания. Служебная записка должна содержать следующие пункты:
• вступительное предложение или абзац, содержащее цель записки;
• отдельно выделенные основные пункты в виде простых понятных предложений. Более длинные служебные записки должны быть разделены на абзацы, каждый из которых освещает одно из положений;
• заключительное предложение, содержащее информацию о необходимых действиях и времени, когда их нужно предпринять.
