Предпринимателю: все обязательства, которые берут на себя участники встречи.
Руководителю: все, что вам удалось достичь в течение года.
Фрилансеру: обязательства перед всеми, особенно ключевыми клиентами.
Студенту: основные моменты лекции.
Неработающему родителю: все случайные дела, которые возникают в течение дня. (Помните, что после этого их нужно как можно быстрее перенести в ежедневник, выделив под них конкретное время.)
СЕКРЕТ 6
Всегда носите с собой записную книжку и ручку.
Только представьте, насколько меньше стресса вы будете испытывать, когда начнете освобождать свой мозг, перенося все важное в записную книжку.
БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС
Скачать справочную карточку «Как получить максимальную пользу от записной книжки» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.
Глава 7
Управление электронной почтой по методу 3-21-0
Как быстро очистить свой почтовый ящик и не позволять электронной почте мешать продуктивной работе?
Электронная почта – игровой автомат для мозга
Согласно результатам опроса, проведенного McKinsey Global Institute, офисные сотрудники тратят 2,6 часа в день на чтение и ответы на письма по электронной почте, что составляет 33 % от 40-часовой рабочей недели. (Да, сегодня мало кто трудится всего 40 часов в неделю, но все равно это значительная часть рабочего времени!)
Сегодня электронная почта стала одной из основных форм профессиональной коммуникации, что естественно привело к увеличению ее объема. Вы должны научиться справляться с ее потоком, а также взять на себя ответственность за то, чтобы не вносить свой вклад в превращение этого потока в потоп.
Ваш мозг использует электронную почту – и социальные медиа – как когнитивный игровой автомат. Когда вы заходите в свой почтовый ящик, чтобы проверить новые сообщения, вы испытываете такие же эмоции, как в тот момент, когда дергаете за ручку «однорукого бандита». И точно так же в большинстве случаев ничего не выигрываете. Вы опускаете ручку вниз – динь-динь-динь… «О, смотри-ка! Интересная статья!» или даже «О, мне задали вопрос, на который я могу ответить за пять минут! Какой я полезный и продуктивный!».
Каждый раз, когда на вашем почтовом игровом автомате выпадает три вишни (бинго!), ваш мозг вырабатывает немного гормона счастья дофамина. Ах, как хорошо! Это заставляет вас возвращаться и повторять это действие снова и снова. Но есть способы избавиться от этой игровой зависимости.
Как взять электронную почту под контроль: семь шагов
Отказаться от всех подписок. Вам действительно нужны все эти рассылки с веб-сайтов? Эти сумасшедшие скидки? Эти потоки «новостей», единственная цель которых – заставить вас кликнуть мышкой? Не позволяйте этим заинтересованным лишь в своей выгоде отправителям бесцеремонно вторгаться в ваш рабочий день, прерывать ваши занятия, чтобы соблазнить вас своими предложениями. Они стараются всеми силами проникнуть в вашу голову и завладеть вашим вниманием, но у них не будет возможности этого сделать, если вы – первое и самое главное – закроете им путь в ваш почтовый ящик. Зайдите в свою электронную почту и решительно отпишитесь от всех рассылок, которые только найдете! Также существует замечательный сайт www.unroll.me, который позволяет легко отписаться от всех ненужных подписок, а оставшиеся сгруппировать в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в установленное время.
Отключите уведомления о входящих письмах. Электронная почта по своей природе не предназначена для срочной коммуникации, и в нынешние времена, когда большинство из нас получает от 50 до 500 писем в день, включенная функция уведомлений о входящих письмах – это тяжкий грех. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают сосредоточенную работу и отвлекают во время выступлений на совещаниях и переговорах. Что бы это ни было – звуковой сигнал, вибрация на телефоне или всплывающее окно на мониторе, извещающее вас о новом сообщении, – ОТКЛЮЧИТЕ ЭТО!
Обрабатывайте электронную почту три раза в день по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой три сеанса в день (утром, днем и вечером), установите таймер на телефоне на 21 минуту и старайтесь за это время полностью – до нуля – очистить вашу папку входящих сообщений. Превратите это в игру. Вероятно, 21 минуты будет явно недостаточно, но это поможет вам работать быстро и сосредоточенно, делать ваши ответы короткими и не начинать кликать по ссылкам, погружаясь в засасывающее болото интернет-развлечений.
Применяйте правило СОДА. Когда вы открываете электронную почту, вы должны произвести с каждым письмом одно из четырех действий – Сделать это, Отложить, Делегировать или Архивировать/Удалить. (В английском варианте это звучит как правило «четырех D» – Do, Defer, Delegate, Delete.)
Если вы решаете отложить, в большинстве случаев следует немедленно занести это дело в свой календарь-планировщик – превратить письмо в конкретный пункт вашего плана (но не списка дел!).
Если вы сомневаетесь, можно ли удалить какое-либо сообщение, просто его заархивируйте. В наши дни нет недостатка в месте для хранения, и в будущем вы легко сможете найти это письмо при помощи функции «Поиск».
Помимо четырех вариантов СОДА есть еще и пятый вариант – сохранить в виде файла. Это одна из форм архивирования, которая может оказаться полезной, если вы боитесь удалить нужную информацию. Создайте отдельные папки для всех ваших проектов, ключевых клиентов или даже такую беспрецедентную папку, как «Ответить когда-нибудь», и сохраняйте в них соответствующие электронные письма, чтобы держать ваш ящик входящих сообщений совершенно чистым.
От первого лица…
Встречи, телефонные звонки и обработка электронной почты могут занять целый день, практически не оставляя вам времени на значимые дела и обдумывание важных вопросов… Боритесь с этим: тщательно выбирайте встречи и проверяйте электронную почту всего несколько раз в день.
Йона Бергер, профессор маркетинга в Уортонской школе бизнеса при Пенсильванском университете, автор бестселлера «Заразительный. Психология сарафанного радио»
Как повысить свою эффективность? Очень просто: планировать самому, что вам нужно выполнить, а не позволять другим решать это за вас. Большинство людей делают как раз последнее, практикуя, казалось бы, невинную, но совершенно антипродуктивную привычку начинать день с проверки электронной почты… В результате их внимание и энергия направляются туда, куда хотят другие люди, а не туда, где бы они произвели наибольший эффект.
