Доводилось ли вам недавно присутствовать на отличном собрании? Вряд ли. Большинство из них отличаются крайне плохой организацией и крайне низкой эффективностью.
В ходе опроса, проведенного в 2015 году сервисом Clarizan, 35 % опрошенных заявили, что их еженедельные совещания и планерки являются напрасной тратой времени. Зачастую люди встречаются только лишь для того, чтобы сообщить или услышать информацию, которую можно было бы распространить каким-либо другим способом за несколько минут. А если десять человек одновременно сидят и «напрасно теряют» время, то в общей сложности это составляет десять часов потерянного рабочего времени! Теперь посчитайте, во сколько вам обходятся эти встречи.
Между тем, по оценкам профессора Гарвардского университета Нэнси Коэн, в одних только Соединенных Штатах ежедневно проводится около 11 миллионов совещаний!
Почему совещания так неэффективны?
Чем объясняется такая низкая эффективность?
Совещания начинаются с опозданием. Является ли это следствием непрофессионального поведения или же того факта, что у многих встречи идут друг за другом впритык, большинство совещаний начинается позже назначенного времени. В результате привычка опаздывать становится феноменом корпоративной культуры. Какой смысл вовремя приходить на совещание, если его начало все равно задержится на 10–15 минут? Когда десятки, сотни и даже тысячи человек сидят и ждут чьего-то прихода, чтобы начать собрание, за год эти минуты ожидания могут сложиться в десятки часов потерянного рабочего времени.
На совещании присутствуют ненужные люди. Судя по всему, организаторы руководствуются принципом «Лучше позвать больше людей, чем меньше!». В результате человек, которого пригласили «на всякий случай» и которому не хватило мужества отказаться, понапрасну тратит свое рабочее время, а если к тому же он чувствует себя обязанным задавать вопросы или вносить свои идеи, он может впустую расходовать и время всех остальных людей, присутствующих на совещании.
Закон тривиальности Паркинсона. Также известен как «эффект велосипедной парковки». Этот закон гласит, что организации тратят бо́льшую часть ресурсов на обсуждение маловажных, тривиальных вопросов и неоправданно мало времени на согласование наиболее важных вещей. Говорят, что этот закон был сформулирован Паркинсоном после одного реального случая. Однажды он присутствовал на заседании комитета, основной целью которого было утвердить планы постройки атомной электростанции стоимостью десятки миллионов долларов. Эта задача была решена быстро и практически без возражений, после чего комитет принялся очень детально и активно обсуждать такой тривиальный вопрос, как организация велопарковки для персонала. Поскольку атомная электростанция – штука сложная, члены комитета всецело понадеялись на профессионализм проектировщиков. Однако с велопарковками в своей жизни сталкивались практически все, поэтому каждый постарался высказать свои предложения или возражения.
Совещания назначаются в неправильное время. Они могут неразумно прерывать рабочий день, мешая людям сосредоточиться на важных делах. Или же приходиться на периоды спада когнитивной активности.
На совещаниях доминируют неправильные люди. Как правило, уверенные в себе люди и экстраверты доминируют в любом коммуникационном процессе – за счет тех, кто может знать больше, но в силу своего характера не готов бороться за публичное внимание.
Правило встреч от Марка Кьюбана
Проводя исследования для этой книги, я общался с сотнями очень успешных людей. Я пытался связаться с наиболее влиятельными персонами на планете, и, зная об их ограниченном времени – всего 1440 минут в день и ни минутой больше, я абсолютно не удивлялся, когда они не реагировали на мои запросы.
Поэтому я был поражен, когда миллиардер-предприниматель Марк Кьюбан ответил на мое электронное письмо всего через 61 минуту после того, как я нажал кнопку «Отправить».
В своем типичном прямом и емком стиле он изложил свой поход к назначению встреч.
От первого лица…
Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписали чек.
Марк Кьюбан, миллиардер, владелец баскетбольной команды «Даллас Маверикс», серийный предприниматель и инвестор на ТВ-шоу «В бассейне с акулами»
Дастин Московиц: никаких совещаний по средам!
Если совет Марка Кьюбана кажется вам немного экстремальным или непрактичным, есть еще один подход – освободить от встреч один день в неделю.
В интервью для этой книги Дастин Московиц поделился своим правилом «НСС», которому он научился в Facebook.
От первого лица…
Выберите один день в неделю, когда вы и ваша команда можете сосредоточиться на индивидуальной работе, не отвлекаясь на совещания или встречи. В Asana мы ввели правило «Никаких совещаний по средам!» (НСС), чтобы стимулировать продуктивность по всей компании.
Дастин Московиц, один из основателей Facebook и сервиса управления проектами Asana
Его сотрудники охотно переняли эту практику однодневных передышек от встреч и называют их «Рабочими днями». Идея состоит в том, что каждый человек сосредотачивается сам и позволяет сосредоточиться всем остальным на самых важных задачах.
Как создать правильную повестку дня
Успешные люди знают, что эффективные совещания начинаются с эффективной повестки дня, которая заранее распространяется среди участников. Вот основные секреты создания продуктивной повестки дня:
• Попросите участников предложить свои вопросы, которые они считают необходимым обсудить на совещании, чтобы по ходу встречи не возникли неожиданные темы и не помешали решению основных задач.
• Четко укажите цель совещания.
• Четко укажите, кто будет вести совещание.
• Определите участников. Руководствуйтесь принципом «Чем меньше, тем лучше», но при этом не забудьте пригласить ключевых людей. Google старается ограничивать количество участников десятью и меньше. Известно, что Стив Джобс выгонял сотрудников с совещаний, если у них не было весомой причины там находиться.
• По возможности сформулируйте пункты повестки дня в виде вопросов, чтобы участники сосредоточились на принятии решений.
• Укажите примерное время на обсуждение каждого пункта повестки дня, чтобы участники могли контролировать ход и темп совещания; убедитесь, что ваш расчет времени является реалистичным.
Секретное оружие Google Ventures
Джейк Кнапп, партнер венчурного фонда Google Ventures и директор по разработкам, считает: чтобы вести обратный счет времени на совещании, эффективнее всего использовать настоящие часы или, точнее говоря, таймер. Впервые он увидел подобное устройство в классе у своего ребенка.
