Но представьте себе, что вместо работы над отчетом у вас была бы назначена встреча с вашим стоматологом. Вы бы согласились решить вопрос с коллегой и явиться к врачу на 15 минут позже? Вряд ли.
От первого лица…
Для меня самый эффективный способ управления временем – это купить ежедневник с большими графами. Я записываю в него, какие темы мне нужно изучить и сколько времени в день мне следует посвящать каждой из них.
Кейтлин Хейл, студентка, с отличием окончившая колледж; в настоящее время учится в Медико-стоматологическом университете Нью-Джерси
Если этого нет в моем ежедневнике, это не будет сделано. И наоборот. Я делю день на 15-минутные блоки и в соответствии с ними планирую встречи, обзоры, работу над статьями и любые другие дела, которые мне нужно совершить. Я соглашаюсь встретиться со всеми, кто пожелает, но выделяю на это всего час в неделю. Люди могут записаться на встречу со мной на сайте на www.ScheduleDave.com.
Дейв Керпен, автор трех бестселлеров по версии The New York Times, сооснователь и председатель правления компании Likeable Media, основатель и генеральный директор Likeable Local
Приучите себя автоматически реагировать на непредвиденные запросы, конфликтующие с вашим графиком, примерно так: «К сожалению, с 16:00 до 17:00 у меня запланировано важное дело. Мы можем поговорить после 17:00 или это подождет до завтра?»
Вы будете удивлены, как часто такие экстренные задачи могут быть отложены на следующий день, когда вам удастся выделить под них свободное время в своем расписании. Разумеется, бывают случаи, когда вопрос действительно является более важным и срочным, чем запланированная вами деятельность. Но научиться переносить решение проблем на свободное время, чтобы не нарушать своих планов, – это очень полезная привычка, которая позволит значительно повысить вашу продуктивность.
Джефф Вейнер о блоках «буферного времени»
Глава LinkedIn Джефф Вейнер написал в своем блоге, что он обязательно включает в свое ежедневное расписание блоки свободного времени:
Если вы посмотрите на мое ежедневное расписание, то заметите в нем множество временных окон, выделенных серым цветом, но без указания конкретных дел. Это вовсе не означает, что я забыл заполнить эти поля или что у меня проблемы с принтером. Серые участки – это «буферное время», которое я намеренно освобождаю от всяких задач и встреч.
В общей сложности я выделяю на такое буферное время от полутора до двух часов в день (это может быть один 90-минутный блок или же несколько блоков по 30 минут). Эту систему я разработал в течение последних нескольких лет в ответ на все более плотный график с непрерывной чередой встреч, совещаний, срочных вопросов, который фактически не оставлял мне времени, чтобы остановиться и осмыслить происходящее или просто подумать.
Поначалу я использовал это свободное время как резерв. Я мог встретиться с людьми, с которыми никак не мог увидеться до этого, или выполнить дела, которые давно откладывал в долгий ящик. Но постепенно я осознал, что эти перерывы абсолютно необходимы для того, чтобы я эффективно выполнял свою работу как глава компании.
Планирование идеальной недели
Еще один способ использовать планирование как эффективный инструмент управления временем – разработать план идеальной недели.
Подумайте, как он должен выглядеть.
Если вы фрилансер, консультант или коуч, ваша идеальная неделя может включать работу над проектами, встречи с клиентами, обучение новым навыкам и повышение квалификации, работу над вашими собственными маркетинговыми инициативами и встречи с коллегами для обмена идеями.
Если вы руководитель среднего звена, ваша идеальная неделя может включать совещания с вашей командой, наставничество, решение текущих вопросов, а также время на стратегическое планирование, когда вы можете спокойно подумать и составить планы на будущее.
Независимо от вашей профессии, ваша идеальная неделя – и (в совершенстве) каждый день – будет включать и личные дела, например, время, которое вы проводите с семьей, занятия спортом, хобби и отдых.
Выделите в вашем еженедельном расписании блоки времени под все эти повторяющиеся виды деятельности. Это позволит вам структурировать вашу жизнь таким образом, чтобы получать от нее максимальную отдачу – и максимальное удовольствие.
Мой собственный идеальный план на неделю отражает многие из моих ценностей:
• Я берегу здоровье, поэтому каждое утро у меня предусмотрен 60-минутный блок времени на физическую активность.
• Я ценю коучинг, поэтому по понедельникам выделяю специальный блок времени на индивидуальные встречи с каждым членом моей команды.
• Я придаю большое значение построению эффективной команды и разрушению функциональных барьеров, поэтому еженедельно выделяю блок времени на командные встречи.
• Я ценю письменное творчество, поэтому каждую неделю отвожу по два-три значительных блока времени на работу над статьями, книгами и другими материалами.
• Я придаю большое значение образованию детей, поэтому каждый вечер после ужина у меня предусмотрен блок времени под названием «Домашняя работа».
• Я считаю важным регулярно подзаряжаться энергией и получать новые впечатления, поэтому заранее, иногда за год, выделяю блоки времени продолжительностью в несколько дней или даже недель для отдыха и путешествий – даже если я пока не знаю, куда захочу поехать.
Итак, теперь вы понимаете, почему не следует использовать традиционный список дел как основной инструмент управления временем. Задачи, занесенные в этот перечень, могут остаться там навсегда, постоянно отодвигаемые на задний план проблемами, которые кажутся более актуальными на данный момент. Кроме того, наличие длинного списка нерешенных вопросов может стать одним из скрытых факторов, вызывающих хронический стресс.
Когда вы освоите планирование временных блоков, используя вместо списка дел ежедневник, ваш еженедельный план будет наглядно отражать ваши жизненные приоритеты.
Как это применимо
Подумайте, не будет ли полезно выделить в вашем еженедельном расписании блоки времени на:
Для предпринимателя: общение с клиентами, обзор достигнутых показателей относительно целевых или коучинг подчиненных?
Для руководителя: работу над ключевыми задачами?
Для фрилансера: чтение блогов в вашей сфере профессиональной деятельности или получение новых навыков?
Для студента: участие в научных кружках или консультации с преподавателями?
Неработающий родитель: посещение тренажерного зала, пешие прогулки и оплату счетов?
