35. Вносите в расписание время для работы с почтой
Чтобы новая привычка заниматься письмами в конце дня прочнее укоренилась, попробуйте зафиксировать ее в своем календаре. Да-да, мы призываем вас в буквальном смысле добавлять в календарь полчаса-час для работы с почтой. Когда вы знаете, что на это уже выделено время в будущем, вам легче отказаться от разбора почты прямо сейчас. А поставив в расписании проверку писем перед каким-либо делом, которым необходимо заняться строго вовремя (скажем, перед совещанием или официальным окончанием рабочего дня), вы получите дополнительный стимул: обработку писем волей-неволей придется завершить в отведенный срок. Что успели, то успели – пора переходить к другому делу.
36. Опустошайте папку «Входящие» раз в неделю
Нам нравится строгий вид пустой папки «Входящие», но совсем не улыбается каждый день выделять время на ее расчистку. ДЗ поставил цель опустошать ее к концу рабочей недели. Попробуйте поступить так же. Просматривайте «Входящие» в поисках писем, которые действительно требуют более оперативного ответа, и отвечайте только на них. Если же дело не терпит отлагательств, просите ваших друзей и близких присылать вам эсэмэску или звонить. Что касается вопросов несрочных, то ваши коллеги (и все прочие) вполне могут научиться терпеливо ждать вашего ответа (см. тактику № 39, где приводятся советы насчет изменения коммуникативных ожиданий).
37. Представьте себе, что электронные письма – бумажные
Стресс, вызванный электронной почтой, во многом порожден вашей убежденностью в необходимости постоянно проверять ящик и сразу же откликаться на каждое новое послание. Но вы почувствуете себя гораздо лучше, если станете относиться к электронным письмам как к старомодным бумажным – ну, к этим, в конвертах с марками. Бумажную почту (ее еще называют snail mail – «улиточья почта») доставляют всего один раз в день. И большинство бумажных писем довольно долго валяются на столе, прежде чем на них отреагируют. Для 99 % корреспонденции это совершенно нормально. Попробуйте замедлить обработку поступающих электронных депеш и воспринимать email таким, каков он на самом деле: это ведь просто пижонская высокотехнологичная версия старой доброй бумажной почты.
38. Не спешите отвечать
Обретение контроля над «Входящими» требует мысленного перехода от категории «как можно быстрее» к «как можно медленнее – насколько это вообще допустимо» (то есть к максимально низкой скорости реагирования, при которой еще можно избежать неприятных последствий). Не торопитесь отвечать на письма, реплики в чате, эсэмэски и другие сообщения. Пускай пройдут часы, дни, а иногда и недели, прежде чем вы отзоветесь. Некоторым такое поведение может показаться абсолютно неприемлемым. На самом деле оно нормально.
В так называемой реальной жизни вы отвечаете, когда к вам обращаются. Если коллега спрашивает «Ну, как прошла встреча?», вы не станете, уставившись в пространство, делать вид, будто не слышали вопроса. Конечно же, это была бы чудовищная грубость. В разговорах, которые происходят вживую, отвечать сразу же – установка по умолчанию. И это хорошая установка. Она знаменует собой проявление уважения к окружающим. Но, перенеся ее в виртуальный мир, вы рискуете нарваться на неприятности.
В онлайне с вами может выйти на связь кто угодно, а не только весьма значимые для вас люди, находящиеся поблизости от вас в физическом пространстве. У этих виртуальных личностей есть к вам вопросы, обусловленные их (не вашими) приоритетами, и эти вопросы задаются, когда удобно им, а не вам. Всякий раз, проверяя почту или иную систему сообщений, вы словно бы спрашиваете: «Мое время сейчас нужно какой-то случайно выбранной личности?» Сразу же отвечая на послание, вы тем самым подаете сигнал и невидимому собеседнику, и себе: «Я в любой момент готов прервать дела, чтобы поставить чужие приоритеты выше своих, и неважно, кто эти люди и что они хотят».
Да, в такой откровенной формулировке это выглядит безумно. Однако безумная мгновенность ответов – поведенческая установка по умолчанию, очень распространенная в нашей культуре. Это один из краеугольных камней Движения Занятых.
Вы в состоянии изменить это нелепое правило. Вы можете редко заглядывать в папку «Входящие», позволяя письмам накапливаться, пока не придет заранее намеченное время, когда вы ответите на них разом (см. тактику № 4). Не спешите с ответом, чтобы высвободить больше времени для работы в лазерном режиме. Если же вас беспокоит, что из-за этого вас сочтут грубияном, напомните себе, что сохранение сосредоточенности и осознанного присутствия в настоящем повысят, а не понизят вашу значимость для коллег и друзей.
Культура мгновенного ответа, принятая в Движении Занятых, очень могущественна. Чтобы преодолеть ее и изменить свое мировоззрение, вам потребуется вера. Верьте в ваше Главное: оно достойно того, чтобы служить приоритетом по отношению ко всяким случайным отвлечениям. Верьте в лазерный режим: вы действительно сумеете добиться большего, сконцентрировавшись на конкретной задаче, а не блуждая по «Входящим». И верьте в других людей. Если у них к вам действительно важный и срочный вопрос, они обязательно разыщут вас лично или по телефону.
39. Измените характер коммуникативных ожиданий
Разумеется, когда вы ограничиваете свое время работы с почтой или реагируете на письма медленнее, чем раньше, вам придется подкорректировать ожидания коллег и других адресатов. Возможно, вы объявите им что-нибудь вроде:
Я отвечаю не сразу, потому что сейчас мне надо определиться с приоритетностью некоторых важных проектов. Если у вас что-то срочное, отправьте мне эсэмэс.
Такое сообщение можно передать лично, либо письмом – или даже сделать его автоматическим ответом, добавлением к подписи и т. п.
[22] Все слова здесь тщательно выверены. Объяснение «сейчас мне надо определиться с приоритетностью некоторых важных проектов» абсолютно приемлемо и при этом достаточно туманно. Выражая готовность отвечать на эсэмэски, вы предоставляете другим, так сказать, план действий на случай чрезвычайной ситуации. Но, вас, скорее всего, будут отвлекать гораздо реже, потому что психологический порог для отправки эсэмэс или для звонка выше, чем для чата или электронного письма
[23].
