• Полностью откажитесь от работы, хотя и привлекающей вас, но не способствующей достижению ваших целей. Анализируйте каждое задание, задавая себе вопрос: «Зачем я это делаю? Как выполнение этого задания поможет достижению моей цели? Достижению какой цели оно будет способствовать?» Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.
• Откладывайте хотя и важные, но менее срочные работы, чем та задача, которой вы заняты в данное время. Не выявляют ли ваши Карточки учета времени случаев, когда вы ошибочно оценивали задачу как важную и срочную, тогда как в действительности она была лишь важной? Можно ли было сэкономить время, отложив выполнение этой работы на другое время? Просмотрите свои записи и отметьте все задания, подпадающие под эту категорию.
• Избегайте ошибки браться за выполнение хотя и срочной, но не важной задачи. В таком случае вместо вопроса: «Как я могу выполнить эту работу более эффективно?» – лучше спросите себя: «Зачем мне выполнять это задание вообще?»
Некоторые работы, представляющиеся исключительно срочными и заставляющие людей оставлять высокоприоритетные задачи и немедленно приступать к их выполнению, оказываются довольно несущественными с точки зрения достижения крупных деловых или профессиональных целей. Не позволяйте повышенному уровню адреналина в крови, вызванному чувством нехватки времени, уводить себя в сторону. Подумайте, прежде чем бросить все для того, чтобы заняться предполагаемым «авралом», даже если эта работа действительно важна. Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.
• Более внимательно расставляйте приоритеты. Иногда очень важные приоритетные работы не считаются таковыми и отодвигаются в конец вашего перечня необходимых дел, а вместо них выполняются другие, впоследствии оказывающиеся менее приоритетными. Это может произойти, например, когда вы ошибетесь в отношении конечного срока или времени, необходимого для завершения проекта.
Например, не очень срочная задача неожиданно может стать крайне неотложной, если предельный срок ее решения сократится или если вас подведут поставщики. Необходимо предвидеть, что может пойти не так, и предпринять шаги, не допускающие возникновения кризиса (см. ниже).
Определяйте свои приоритеты, используя форму Распределения задач. Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой работы, при выполнении которых время оказалось потеряно в результате неверно определенных приоритетов. Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.
Теперь суммируйте затраченное время на все задачи, отмеченные вами галочкой при ответе на первый вопрос. Ниже запишите результат:
Потенциальная экономия времени_________минут.
2. «Как часто я сам выполняю то, что можно или нужно было бы делегировать?»
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Оценка в 2 или 3 балла говорит, что вы должны усовершенствовать свое умение перепоручать. Даже если вы работаете один или в очень маленьком офисе, часто можно делегировать рутинные или не слишком важные задачи, наняв для этого исполнителей со стороны.
Подумайте, каким образом ваше время может сэкономить техника. Например, в небольшом офисе современная франкировальная машина с оплатой за почтовые услуги по телефону или с помощью пластиковой кредитной карточки избавляет от затрат времени, проведенного в очереди за почтовыми марками.
Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой все работы, где можно было сэкономить время перепоручением или использованием техники. Суммируйте затраты времени и запишите ниже:
Потенциальная экономия времени_________минут.
3. «Как часто меня прерывали или отвлекали, когда я работал над задачей с высоким приоритетом?»
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Если ваша оценка – 2 или 3 балла, ищите пути повышения концентрации внимания. Даже короткий перерыв в задании, требующем сосредоточенности, может стать причиной значительной задержки. Избегайте этой отнимающей время ловушки следующим образом.
• Приходите на работу на час раньше других или оставайтесь поработать, когда остальные уже ушли. При этом уменьшаются затраты времени и на проезд на работу и обратно, позволяя избежать часов пик.
• Хотя бы часть времени работайте дома. Многие руководители высшего звена находят, что это значительно экономит время и позволяет им полностью сосредоточиться на важных проектах. Как и гибкий график работы, это также позволяет избежать задержек в пути в час пик.
• Предложите ввести в вашем отделе период, «свободный от телефонных звонков», продолжительностью в несколько часов ежедневно. В течение этого периода сообщения принимаются, но абонента с нужным ему человеком не соединяют. Бухгалтерские отделы многих крупных компаний уже внедрили такую стратегию и говорят о значительном увеличении производительности и снижении стресса.
• Если свободный от телефонных звонков период невозможен, подумайте о составлении графика, согласно которому каждый человек в течение какого-то времени отвечал бы на все входящие звонки; это позволяет другим заниматься своей работой, не отвлекаясь постоянно на телефонные звонки.
• Используя методы, описанные в главе 6, избавляйтесь от непрошенных посетителей.
• Группируйте задания таким образом, чтобы воспользоваться преимуществами кривой обучения. Как я объяснял в главе 4, дела, требующие однородных навыков, например, диктовку писем или телефонные звонки, лучше выполнять одно за другим.
Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой все задачи, где можно было сэкономить время, если бы вас не так часто отрывали от работы. Добавьте к затраченному времени пять минут для учета дополнительной задержки, обусловленной повторным сосредоточением на текущей работе. Суммируйте это время и запишите ниже:
Потенциальная экономия времени_________минут.
4. Как часто я меняю приоритеты, перескакивая от одного дела к другому?
0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.
Если ваша оценка – 2 или 3 балла, подумайте, не являются ли ответственные за смену приоритетов отвлечения наиболее частыми в определенное время дня или определенные дни недели.
В некоторых офисах, например, с девяти часов утра и до полудня непрерывно звонит телефон, а периоды с 12 до 14 часов и ближе к вечеру более спокойные. Если вы обнаружите подобную закономерность, попробуйте реорганизовать график своей работы таким образом, чтобы на это время приходилось выполнение низкоприоритетных задач.
Отметьте галочкой на своих Карточках учета времени те пункты, где такая реорганизация могла бы сэкономить время, подсчитайте общую сумму потерянного времени и запишите ниже:
