• Если во время беседы к вам присоединяются другие собеседники, постарайтесь вовлечь их в разговор или смените тему.
• Помните, что неприличные шутки в деловой обстановке недопустимы.
• В ситуации, когда вы хотите завершить разговор или из-за отсутствия свободного времени не можете его поддержать, скажите: «Буду рад(а) еще раз вернуться к этому разговору. Это очень интересная тема» или «Жаль прерывать такую приятную тему, но мне необходимо подготовить документы к назначенному сроку», «Я с удовольствием поговорю с вами, когда закончу срочную работу».
В процессе делового общения важно знать, о чем не принято спрашивать других людей и каких тем следует избегать во время неформальных разговоров.
Не принято спрашивать:
• О возрасте человека.
• О национальности.
• Об уровне образования.
• О религиозной принадлежности.
• О лишнем или недостаточном весе, проблемах с кожей, волосами, косметических операциях и т. п.
• О состоянии здоровья.
• О беременности или причинах отсутствия детей.
• О судебных делах.
• О разводе и т. п.
Если вам задали некорректный вопрос, вы имеете право проигнорировать его и продолжить деловой разговор. Если вопрос задают повторно, скажите: «Думаю, что мне не обязательно отвечать», но при этом постарайтесь смягчить свой ответ с помощью интонации и мимики. Если вопрос задают в третий раз – найдите предлог, чтобы закончить разговор с этим собеседником.
Старайтесь избегать обсуждения:
• Плохих новостей.
• Денежных вопросов в любых вариантах (заработная плата, кредиты, крупные покупки и пр.).
• Вопросов собственности.
• Вопросов своего здоровья (плохого или хорошего).
• Вашего продвижения по службе (или его отсутствия).
• Ошибок других.
• Политических крайностей.
• Острых национальных вопросов.
• Вопросов сексуальной ориентации.
• Семейного положения и т. п.
Следует отметить, что есть немало людей, которые считают, что эти правила устарели и что больше нет табуированных тем, но все же не торопитесь обсуждать эти темы в офисе.
Рекомендуемые темы:
• Нейтральные вопросы, относящиеся к сфере вашей деятельности.
• Новости культуры, спорта, ресторанные новости.
• Путешествия и туризм.
• Достопримечательности города и страны (в беседе с иногородними или иностранными партнерами).
• Последние достижения науки и техники.
• Интересные книги, фильмы, спектакли, концерты, выставки.
• Музыка.
• Погода и т. п.
Организация угощения во время деловых встреч
Виды угощения и сервировка стола
Во время большинства деловых встреч, проходящих в офисной обстановке, чаще всего подаются только напитки, но если речь идет о переговорах, особенно длительных, то предложение угощения во время перерыва считается хорошим тоном и это обязательно будет оценено партнерами. Необходимо заранее составить меню, проконтролировать своевременное выделение средств на организацию угощения, решить организационные вопросы с кейтеринговой компанией, предусмотреть все детали сервиса.
Из угощения предлагаются разнообразные канапе, оригинальные закуски и десерты, которые подаются в миниатюрной посуде, пирожки с различными начинками, сдобные булочки, кексы, сладкое и соленое печенье, пирожные, шоколадные конфеты и другие кондитерские изделия, некоторые сухофрукты, в т. ч. фруктовые чипсы и др. Угощения подаются на небольших тарелках. Для экономии места разные виды угощения могут быть поданы в двух-трехярусной посуде современного дизайна. Шоколадные конфеты принято ставить на стол в коробках, снимая крышку, а плиточный шоколад подавать в виде небольших по весу плиток в бумажной упаковке и в фольге.
Необходимо избегать хрустящих, рассыпчатых, пачкающих и жирных продуктов, которые трудно съесть аккуратно, а также продуктов, посыпанных сахарной пудрой или порошком какао, и выпечки, содержащей кунжут и мак. Нежелательно подавать продукты, которые могут вызвать аллергическую реакцию, к примеру, кондитерские изделия с медом или орехами, морепродукты в составе канапе или закусок и др.
В деловой обстановке принято предлагать кофе американо и два сорта чая (черный и зеленый).
Когда речь идет не об угощении во время перерыва в переговорах, а об индивидуальной подаче горячих напитков во время других деловых встреч, участникам может быть предложен на выбор чай или кофе в сопровождении сахара и, возможно, сливок. Никакое угощение не подается – только напитки. Также чай или кофе может быть предложен посетителю в ситуации ожидания по вине принимающей стороны, чтобы сделать ожидание более комфортным.
Посуда должна быть белого цвета, без рисунка, лаконичной формы. Желательно иметь два идентичных сервиза – кофейный и чайный, но чаще напитки подают в чашках, подходящих как для кофе, так и для чая, объемом около 170 мл. Приборы – только металл. У присутствующих на встрече не должно возникать никаких сомнений в чистоте посуды и приборов.
Сахар подается в небольших сахарницах (желательно подавать кусковой сахар). Его берут из сахарницы с помощью щипцов для сахара, а при их отсутствии – рукой. Выкладывать по два кусочка сахара порционно на каждое блюдце считается, как минимум, негигиеничным. Пакетики с сахаром допускаются, но не рекомендуются. Кристаллический сахар на шпажке в офисной обстановке подавать также не рекомендуется. Если дополнительно предлагаются сливки, они ставятся в сливочниках или могут быть поданы сухие сливки в индивидуальных упаковках (жидкие сливки в индивидуальных упаковках подавать не рекомендуется). Постарайтесь подобрать сливочник такой формы, чтобы капли не падали с носика после использования. Сахарницы, щипцы для сахара, держатели с бумажными салфетками и, возможно, сливочники рекомендуется разместить на столе на маленьких подносах так, чтобы при необходимости каждый из присутствующих мог легко до них дотянуться.
Напиток наливают, заполняя чашку на 2/3 объема, чтобы жидкость не разлилась при подаче или употреблении. Обычная прямоугольная или круглая бумажная салфетка под чашку не кладется. Чашка может выставляться на блюдце ручкой вправо или влево. Современная европейская практика показывает, что возможны оба варианта. Ложка может лежать на блюдце за чашкой углублением вниз параллельно краю стола, ручкой вправо или ручка ложки может находиться на пятичасовой отметке, если представить блюдце как циферблат часов.
