Обратите внимание, что роль играют даже мелочи, которых, как известно, в протоколе не бывает. К примеру, получив приглашение на деловую встречу от вашего партнера, не забудьте поблагодарить его как минимум дважды – в конце встречи и письменно после встречи или четыре раза – в момент приглашения, в начале встречи, прощаясь с партнером и, наконец, письменно не позднее, чем на следующий день после проведенной встречи. Не забывайте о том, что сначала вы работаете на свою репутацию, а потом ваша репутация начинает работать на вас.
Подготовка плана переговоров
В общем виде план переговоров должен содержать следующие организационные моменты:
• Место, дату и время встречи.
• Состав участников.
• Ответственного за подготовку помещения для переговоров.
• Ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламных проспектов и т. п.).
• Ответственного за оповещение участников.
• Ответственного за подготовку повестки дня.
• Ответственного за подготовку программы пребывания гостей.
• Ответственного за организацию транспортного обслуживания участников переговоров.
• Ответственного за встречу и проводы представителей другой стороны.
• Ответственного за подготовку пропусков для делегации гостей.
• Ответственного за организацию угощения в ходе переговоров.
• Ответственного за приобретение цветов, подарков или сувениров.
• Ответственного за организацию и проведение приема после переговоров, делового обеда или ужина (если это в программе).
• Ответственного за организацию культурной программы (если в этом будет необходимость).
Также необходимо подготовить организационно-распорядительную документацию и своевременно составить смету расходов.
Обратите внимание на такой деликатный вопрос как размещение гостей. Ясность по этому вопросу должна быть у участников уже на подготовительном этапе переговоров. Почти всегда приезжающие сами бронируют номера в отеле, но в редких случаях принимающая сторона выбирает гостиницу в соответствии со статусом приезжающих и, следовательно, берет на себя все расходы (в рамках будущего взаимозачета).
Место проведения
Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников переговоров или «нейтральная полоса». При выборе места проведения переговоров следует оценить все плюсы и минусы, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты (стоимость возможной аренды помещения, используемой аппаратуры, подготовку и тиражирование документов, покупку канцелярских принадлежностей, минеральной воды и т. п.), сложность организационных моментов, необходимость согласований и пр.
Если вы приглашаете партнера к себе, то это означает, что он должен из привычного окружения попасть в чужое для него место. Поскольку вы находитесь «дома», то чувствуете себя более уверенно – вы контролируете ситуацию больше, чем другая сторона, все необходимые данные находятся у вас под рукой, при необходимости возможна быстрая консультация с кем-то из сотрудников и т. д. Именно в такой обстановке вы будете чувствовать себя максимально комфортно. Напротив, ваш партнер должен сначала сориентироваться в новом окружении.
В то же время при проведении переговоров на своей территории на вас накладываются некоторые обязанности и ограничения: во‐первых, вы как хозяин должны будете вести разговор и следить за тем, чтобы в разговоре не возникало долгих пауз (более 6 секунд) – свидетельства окончания беседы, а во‐вторых, у вас не будет возможности при неблагоприятном стечении обстоятельств в любой момент прервать переговоры и покинуть помещение. Кроме того, ваш партнер, естественно, намного больше узнает о вас, находясь на вашей территории, – он видит размер и интерьер помещения, качество оборудования, получает впечатление о вашем рабочем климате и пр. Если бы встреча состоялась у него, то он многого о вас не узнал бы.
Все перечисленное действует в противоположной ситуации (когда вы – гость) точно так же.
Остается еще возможность выбрать нейтральное место для проведения переговоров. Если говорить о пространстве, то у партнеров будет одна и та же исходная позиция, но такой выбор приведет к более высоким материальным и временным издержкам со стороны инициатора переговоров.
Практика показывает, что обычно арендуют конференц-залы крупных отелей, бизнес-центров или другие помещения, предназначенные для проведения культурных и общественных мероприятий, и у организаторов всегда есть возможность заранее на сайте компании посмотреть расположение залов, их обстановку, дизайн и пр.
Существует комплексная услуга по организации деловых переговоров – конференц-пакет, который в стандартном варианте включает предоставление в аренду помещения для встречи, необходимого оборудования, а также организацию буфетного обслуживания участников переговоров (варианты конференц-меню: эконом-класс, бизнес-класс, делюкс и супер). При необходимости пакет может быть дополнен, к примеру, обеспечением синхронного или параллельного перевода, предоставлением средств копировальной техники, резервного оборудования и пр.
Время проведения
При определении времени встречи не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности если вы сами являетесь инициатором встречи. В этом случае говорят так: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 часов».
По протокольным правилам выбор времени всегда остается за приглашенной стороной, хотя она может сразу же согласиться со временем, предложенным инициатором встречи.
Всегда приезжайте на встречу вовремя, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающей вас стороне, что может негативно повлиять на ход переговоров. В случае даже незначительной по времени задержки обязательно извинитесь. Заранее продумайте, где припарковать машину или где вас будет ждать водитель. Оправдывать свое опоздание проблемами с парковкой совершенно неуместно.
При определении времени начала переговоров исходят из их продолжительности – обычно переговоры длятся 1,5–2 часа (но по взаимной договоренности партнеры могут выбрать более интенсивный режим). Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00–17.30. В этом случае вечер остается свободным, а если планируется продолжить общение в ресторане или на приеме, участники смогут подготовиться к вечернему мероприятию. Имейте в виду, что в соответствии с правилами международного делового этикета не принято планировать проведение переговоров на конец календарного или финансового года, хотя это не строгое ограничение, а также не рекомендуется проведение переговоров в пятницу или за день до праздника.
Несмотря на то, что хронобиология опровергла миф о существовании «жаворонков» и «сов», все же учитывайте ваш собственный жизненный ритм. Если вы по своей природе «ранняя пташка», предлагайте организацию встреч пораньше, используйте свою утреннюю энергию. А если вы гораздо лучше чувствуете себя после полудня – избегайте ранних встреч, т. к. во второй половине дня вы будете гораздо работоспособнее.
