Российские бизнесмены, договариваясь о встрече с американскими деловыми партнерами, согласовали дату встречи – 03.02.2012 года. Российская сторона подразумевала 3 февраля 2012 года, а американцы, у которых принята другая последовательность обозначения дня и месяца, поняли ее как 2 марта 2012 года, и встреча не состоялась.
А.В. Новиков, директор Зеленоградского филиала МТПП
Список участников
Определите состав непосредственных участников переговоров со своей стороны, в т. ч. руководителя (главу делегации) и его заместителя, а также экспертов, консультантов, переводчиков и технического персонала. Составьте персональный список участников встречи. Сформулируйте задачи экспертам, консультантам, переводчикам и техническому персоналу, указав сроки их выполнения.
В состав участников переговоров следует включать только тех лиц, чье присутствие необходимо для обсуждения поставленных вопросов. По мнению экспертов, самыми результативными являются встречи, на которых присутствует не более семи человек. При этом участники не только должны быть заинтересованы в принимаемых решениях, но и обладать достаточными полномочиями для решения обсуждаемых вопросов.
При формировании списка участников на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства численного состава. Принцип паритета относится и к уровню представительства на переговорах. В качестве исключения допустимы деловые контакты на один уровень выше или ниже.
Далее согласуйте с партнером количественный состав участников и уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель компании, его заместитель и т. п.) и получите соответствующую информацию от партнера.
Подготовка повестки дня
Повестка дня – хороший способ управления ходом переговоров. Повестка дня делает для другой стороны весьма затруднительной возможность уклониться от обсуждения неприятного для них вопроса. Если же вы не хотите обсуждать ту или иную тему или еще не готовы к ее обсуждению, не включайте ее в перечень вопросов повестки дня. Вместо этого вы можете включить интересующий вас вопрос.
Повестка дня – это промежуточный документ на этапе подготовки переговоров. Она включает заголовок (повестка дня переговоров по теме…), перечисление вопросов для обсуждения, последовательность, в какой вы собираетесь обсуждать эти вопросы, период времени, отведенный на обсуждение этих вопросов, фамилии и должности докладчиков. Количество вопросов в повестке дня может быть самым разным, но оно должно соотноситься с отведенным на переговоры временем, а также важностью основных обсуждаемых вопросов. Составляя повестку дня, необходимо поставить обсуждение наиболее значимых вопросов на первое место. Каждый вопрос формулируется, начиная с предлогов «о» или «об». Допускается включение в повестку дня даты, времени и места проведения переговоров. В таком виде повестка дня передается представителям другой стороны. Не забывайте о том, что повестка дня только предлагает, но не диктует тематику и последовательность вопросов для обсуждения.
Предложите своим партнерам заранее передать вам пожелания по изменениям, добавлениям с их стороны. В случае молчания за два-три дня до начала переговоров свяжитесь с ними и узнайте, имеются ли у них какие-то предложения по изменению повестки дня.
После рассмотрения повестки дня сторонами-участницами переговоров и ее возможной корректировки, два экземпляра повестки дня сохраняются до дня начала переговоров.
Обычно вместе с повесткой дня партнерам по переговорам рассылаются проект договора или соглашения, различные справочно-информационные материалы, с которыми следует ознакомиться до начала переговоров. Также партнерам могут быть отправлены тезисы основного доклада главы делегации с вашей стороны.
Подготовка программы пребывания
Если планируется проведение переговоров с иностранными или иногородними партнерами и вы – сторона-инициатор проведения переговоров и хозяева встречи, то до приезда делегации гостей, принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания: общую программу, предназначенную для гостей, и подробную программу, которая включает все технические детали, необходимые для принимающей стороны. Общая программа включает информацию по следующим вопросам:
• Встреча гостей.
• Деловая часть программы (переговоры).
• Приемы, деловые обеды или ужины.
• Культурная программа (если время позволяет).
• Проводы делегации партнеров.
Что касается подробной программы, то в ней отражаются все организационные моменты, связанные с приемом делегации партнеров. Принимающая сторона должна проработать такие вопросы, как:
• Персональный состав встречающих.
• Обеспечение транспортом.
• Размещение в гостинице.
• Сопровождение.
• Распорядок каждого дня, в т. ч. питание гостей.
• Приобретение билетов на мероприятия культурной программы, заказ экскурсионного обслуживания.
• Организация кофе-брейков во время проведения переговоров.
• Организация приема или ужина после окончания переговоров.
• Техническое обслуживание участников.
• Приобретение подарков или сувениров.
• Закупка минеральной воды, цветов, канцелярских принадлежностей.
• Уборка помещения и др.
Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В программе каждого дня обязательно следует оставлять время для отдыха и личных дел.
Делегации, пребывающие на два-три дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу на выходные дни.
При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий характер встреч за столом переговоров, во время пребывания гостей принято организовывать неформальные встречи участников переговоров. Первую такую встречу всегда проводит принимающая сторона. Для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать в программе один свободный вечер. Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей стороны должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели встречи – проведении переговоров.
Не забывайте, что, составляя программу пребывания гостей, важно учитывать разницу в часовых поясах, если партнеры приезжают к вам издалека.
Подготовка помещения
Многие люди не уделяют значительного внимания выбору наилучших внешних условий для проведения переговоров и часто на этом проигрывают. Интерьер офиса раскрывает индивидуальность компании. Элементы дизайнерского решения офиса могут продемонстрировать степень официальности или непринужденности, которая присуща тому или иному помещению, в частности, переговорной комнате. Помещение для проведения переговоров должно настраивать на создание рабочей атмосферы и быть удобным для участников встречи.
