На стол ставятся напитки и посуда для них. Рекомендуется ставить напитки персонально для каждого участника переговоров, но возможна и расстановка группами по центру стола. Если напитки ставятся персонально, стаканы (бокалы ставить не рекомендуется) также ставятся персонально дном вниз слева от бутылок с водой. Они ставятся на столешницу, но иногда могут стоять на подставке или круглой бумажной салфетке. Стаканы ставятся только стеклянные. Желательно, чтобы стаканы были не выше, чем бутылки с водой и удобной формы (не слишком узкие или широкие). При расстановке напитков и стаканов группами они ставятся так, чтобы каждый участник встречи мог самостоятельно дотянуться до них. Стаканы могут стоять как дном вниз, так и в перевернутом виде (этот вариант допускается, но не рекомендуется). При расстановке стаканов группами их ставят на небольшие подносы, которые могут быть покрыты салфетками, если стаканы ставят в перевернутом виде.
На стол выставляются бутылки воды емкостью от 0,3–0,5 литра до 1,0 литра. Этикетки на бутылках должны быть неповрежденными. Вода заранее не открывается. Выбирайте бутылки с такими отвинчивающимися крышками, чтобы их без труда могли открыть и женщины-участницы переговоров, а не просили сидящих рядом мужчин о помощи. На стол ставится одна разновидность негазированной воды комнатной температуры в стеклянных или пластиковых бутылках. Газированную воду ставить не рекомендуется, поскольку даже если вода будет подана требуемой температуры, в помещении она может нагреться и при открывании бутылки вытечь на стол, но это не строгое ограничение. Современная практика допускает подачу соков в стеклянных бутылках емкостью не более 0,3 литра (цитрусовый – обычно апельсиновый и яблочный без мякоти), но не в формате переговоров, а при проведении других деловых встреч. Помните, что никакое угощение на стол не ставится.
Встреча и размещение участников
Если принято решение о проведении переговоров на территории вашей компании, хорошим тоном считается встретить гостей у входа в вестибюле на первом этаже здания. Если компания арендует помещение в бизнес-центре, желательно встретить гостей в зоне reception на первом (что предпочтительнее) или на своем этаже. Встречающим может быть административный помощник, сотрудник протокольного отдела или зоны reception. Он показывает, где можно оставить верхнюю одежду, где находятся мужская и дамская комнаты (т. к. перед общим зеркалом в холле не принято приводить в порядок прическу, одежду, поправлять макияж и т. д.), и провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе уже находится в этом помещении. Появление кого-то (а на практике часто главы принимающей стороны) после входа гостей является моветоном. При этом важно, чтобы все присутствующие, включая главу делегации хозяев, стояли, а не сидели. Второй вариант – когда обе делегации одновременно заходят в комнату для переговоров.
В то же время, если это высокие гости, их может встретить «у порога» глава принимающей стороны и лично проводить в комнату для переговоров. Этой рекомендации следует придерживаться, если компания имеет собственное здание, когда есть возможность выйти к парадному подъезду, а не в случае аренды помещения в многоэтажном бизнес-центре. Во время проводов гостей провожают либо до выхода из комнаты переговоров, либо до лифта, либо до выхода из здания, а в отдельных случаях даже ждут пока гости отъедут на машине.
Атмосфера ведения переговоров во многом зависит от того, как вы рассадите участников. В официальной обстановке чаще всего используется порядок размещения участников, взятый из дипломатической практики, когда главы сторон-участниц переговоров сидят в центре прямоугольного стола, друг напротив друга, рядом с ними справа – вторые лица, а слева находятся переводчики (если это международные переговоры). Далее (или вместо переводчиков) – другие члены делегации по статусу. Иногда слева от главы делегации сидит не третий по статусу член делегации, а главный эксперт, статус которого формально может быть ниже, но при обсуждении темы переговоров его мнение является решающим.
Если в переговорах участвуют только двое, то по возможности садитесь так, чтобы ваш партнер по переговорам сидел рядом с вами, но под углом, а не напротив вас. Если вы хотите подчеркнуть уважение к партнеру, садитесь слева от него.
При проведении международных переговоров для исключения позиции соперничества при трехсторонней (и более) встрече участников переговоров лучше всего использовать круглый стол. В этом случае рассадка производится по алфавиту по названиям стран-участниц переговоров на рабочем языке встречи. Рассадка может быть как по часовой, так и против часовой стрелки. Если, к примеру, в переговорах участвует три стороны, то за круглым столом главы делегаций садятся на равном расстоянии друг от друга, а члены делегаций в большинстве случаев рассаживаются с обеих сторон от них.
В переговорной комнате при рассадке за прямоугольным столом хозяева обычно занимают место напротив входной двери, чтобы контролировать вход в помещение, а гостям предлагают места лицом к окну. Это стандартная рассадка в европейской переговорной практике, и этой рекомендацией следует руководствоваться, но всегда есть «вариации на тему», поскольку переговорные комнаты могут быть очень разными, а в некоторых даже нет окон. Главное – рассадить участников встречи так, чтобы это был дух диалога, мирного сотрудничества и общения. При рассадке гостей постарайтесь учитывать все нюансы расположения, в т. ч. связанные с национальными особенностями. К примеру, в Японии самым почетным считается наиболее удаленное от дверей место.
Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет глава принимающей стороны. После того как все участники займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату должен быть прекращен.
Специалисты по переговорам не советуют создавать «два фронта». В неофициальной обстановке при рассадке постарайтесь использовать смешение вместо разделения. Рассадите участников переговоров таким образом, чтобы рядом с членом одной команды сидел бы член другой команды, т. к. это облегчает откровенный обмен мнениями.
Еще один важный совет: обеспечьте себе прямой зрительный контакт с теми, кому будут адресованы ваши предложения.
Приемы без рассадки за столом
Большинству людей нравится ходить на приемы, поскольку участникам предоставляется возможность совместить полезное с приятным. И здесь очень важно обратить внимание на последовательность этих прилагательных. В первую очередь к приемам следует относиться как к важным деловым мероприятиям, т. к. они представляют собой прекрасную возможность для установления новых знакомств, укрепления и расширения деловых и личных отношений, получения нужной информации и т. п. И только после этого рассматривать посещение приема как возможность продегустировать изысканные блюда и напитки. Не забудьте на следующий день после приема отправить организаторам письменную благодарность.
Виды приемов
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом, официальные (когда приглашают только деловых людей) и неофициальные (когда на приеме присутствуют супруга/супруг приглашенного человека или он приходит со спутницей/спутником). В дипломатической практике существует специфика в классификации официальных и неофициальных приемов, а также многообразие видов приемов. В этой главе рассмотрим лишь те, что наиболее часто встречаются в деловой практике.
