Книга Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты, страница 17. Автор книги М. С. Иванов

Разделитель для чтения книг в онлайн библиотеке

Онлайн книга «Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты»

Cтраница 17

Если же вас часто просят прислать по электронной почте определенные файлы (например, инструкции, брошюры и т. д.), то для сокращения времени на поиск информации на жестком диске стоит сохранить все подобные стандартные документы в одну папку на рабочем столе. Если необходимые документы велики по размеру, можно загрузить их в один из файлообменных сервисов и по запросу присылать не сам файл, а ссылку на скачивание.

Дополнительные хитрости в работе с электронной почтой

Минимизируйте количество ваших почтовых ящиков

Оптимально иметь один, максимум два почтовых ящика (рабочий и личный). Если вам приходится поддерживать больше двух адресов электронной почты, вы можете настроить пересылку писем в свой основной ящик и обрабатывать сообщения там.

Используйте фильтры

Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры – алгоритмы сортировки писем по адресату, заглавию или тексту. Например, можно использовать фильтры для не срочных, но важных рассылок и информационных сообщений: собирать их в отдельной папке и просматривать раз в неделю. Можно настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу проставлять метки (теги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.

Сервис IFTTT позволяет создавать и более сложные сценарии («рецепты»), например автоматический постинг в социальные сети при получении электронного письма с определенными характеристиками, перенос данных из почты в календарь или Evernote и т. д.

Создавайте «говорящие» заголовки писем

Лучший заголовок электронного письма – такой, из которого понятно его содержание и тип необходимого ответного действия. Такие заголовки потом избавят вас от копания в архиве и помогут легко найти нужное сообщение.

Пример плохого заголовка: «Привет!» или «Нужна помощь!». Пример хорошего заголовка: «Встреча по поводу годового плана [Подтвердите участие]» или «Клиент А: сводная таблица продаж за 2014 год [На утверждение]».

То же правило действует для приложенных к письмам файлов. Постарайтесь давать им «говорящие» названия, чтобы содержание было понятно из заголовка.

Используйте жирный шрифт и списки

Выделяйте важные мысли жирным шрифтом. Обеспечьте вашему адресату удобство чтения, а себе – уверенность, что, даже если ваше письмо будет прочитано по диагонали, оно донесет основную мысль. Используйте нумерованные или маркированные списки в длинных письмах.

Создайте стандартную подпись

Большинство почтовых программ позволяет автоматически добавлять в конец каждого письма вашу подпись. Включите туда всю необходимую информацию, в том числе альтернативные методы связи с вами (номер телефона, имя в Skype и т. д.). Подпись – это ваш личный и корпоративный маркетинговый инструмент, в ней можно указать адрес веб-сайта или дать ссылку на «Часто задаваемые вопросы».

Настройте списки рассылок

Если вам часто приходится посылать письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не набирать каждый адрес в отдельности.

Что делать с уже имеющимися завалами?

А что если у вас в ящике прямо сейчас лежит 10 000 неразобранных сообщений? Как с ними справиться?

Выделите 30 минут в день. Такой большой объем работы невозможно сделать за раз, а продвигаясь небольшими порциями, вы сможете расчистить свой ящик, не нанося ущерба другим планам.

Удалите всю рекламу. Сразу удалите все непрочитанные рекламные и информационные рассылки и отпишитесь от всех рассылок, не содержащих критично важную для вас информацию.

Разделите гору писем на порции. Отсортируйте письма по отправителю и обрабатывайте однородные сообщения частями (отвечайте, архивируйте в определенную папку, удаляйте и т. д.). Если вам нужно было ответить на письмо давным-давно, начните с извинения: большинство людей так же страдают от потока электронной почты и поймут ваши трудности.

Не сдавайтесь. Процесс очистки папки «Входящие» может быть долгим, но если вы будете посвящать ему 30 минут каждый день, то он рано или поздно закончится.

Не позволяйте ситуации повториться. Внедряйте привычки, описанные в этой книге, до того, как вы опять обнаружите себя наедине с тысячами непрочитанных писем.

Ключевые идеи

Чтобы перейти к эффективному использованию электронной почты, необходимо для начала развенчать для себя ряд мифов, в частности о необходимости быть на связи каждую минуту. Постоянно отвлекаясь, чтобы ответить на срочные, но не важные запросы, вы лишаете себя возможности работать над тем, что для вас действительно важно.

Электронная почта – важный, но не универсальный инструмент работы. Она плохо подходит для командных обсуждений и активного обмена мнениями, для сложных дискуссий или для управления списком задач. Для этих целей существуют альтернативные инструменты и техники.

Новые привычки стоит внедрять постепенно, по одной-две за раз, и быть настойчивым, не сбиваясь на старые паттерны поведения. Назначьте определенные временные интервалы для проверки почты, отключите уведомления, отвечайте коротко и структурированно, отписывайтесь от бесполезных рассылок, обрабатывайте каждое письмо только один раз. Подготовьте шаблоны стандартных писем и освойте десятипальцевую печать. Вложив силы и время и введя эти привычки в свой ежедневный распорядок, вы сократите время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!

Не забывайте о мелочах и технических хитростях, которые могут облегчить вашу жизнь. Потратив два-три часа на настройку почтовых фильтров или стандартной подписи, вы сэкономите намного больше времени и сил в будущем.

Даже если в вашем почтовом ящике сейчас тысячи непрочитанных писем, занимаясь их разбором регулярно по 30 минут в день, вы способны достичь состояния «Ноль писем во “Входящих”» и поддерживать его потом.

06
Принцип пирамиды Минто
Автор: Барбара Минто
Принцип пирамиды

Будучи консультантом в McKinsey&Company и работая с деловой перепиской, Барбара Минто пришла к выводу, что наилучшим образом воспринимается текст, построенный по принципу пирамиды. Взаимосвязи между высказываниями в таком документе ограничены тремя логическими направлениями: вверх, вниз и в стороны. Принцип пирамиды стал стандартом McKinsey, а затем и ряда других компаний.

Задача любого документа – донести одну-единственную, главную мысль. Начните с главного, а потом уже двигайтесь вниз и в стороны. Структура пирамиды поможет вам сформулировать свои идеи, установить четкие взаимосвязи между ними и довести рассуждение до логического завершения. Все это сделает документ легким для восприятия и поможет вам донести свои идеи до читателя. Используя принцип пирамиды, вы научитесь составлять ясные лаконичные документы за минимальное время.

Вход
Поиск по сайту
Ищем:
Календарь
Навигация