На такой карточке вы изображаете ход дня графически. Это требует более объемных листов учета и некоторых усилий по распечатке карточек, но зато позволяет легко вести учет – просто рисуя на карточке полоски нужной длины. Кроме того, вы получаете очень наглядное изображение вашего рабочего дня. При ведении прицельного хронометража и аналитики работа с такой хронокартой будет излишней, но на начальном этапе выработки эффективного мышления может оказаться очень полезной.
Наконец, могут создавать сложности желание немедленно что-то изменить и сомнения по этому поводу. Например, один директор дизайнерской фирмы спрашивал автора книги после первых дней хронометража: «Иногда я часами сижу и просто пью кофе, и сейчас я недоумеваю: записывать мне это как поглотитель времени, бороться с этим? Но иногда после этого сидения приходят в голову новые идеи?».
Здесь, как и в любом другом подобном случае, ответ один: не нужно пытаться резко изменить свой сложившийся рабочий стиль, сразу выяснить, правильно ли я делаю то-то и то-то, и перекроить устоявшиеся привычки. Развитие должно быть только эволюционным. Если какие-то показатели в результате наблюдений начинают изменяться в лучшую сторону сами – прекрасно, но это пока не главная задача. Главное – получить объективную картину своего времени, а также сделать хронометраж приятной и естественной привычкой.
Задача первых недель хронометража – просто посмотреть на себя в зеркало, не предпринимая никаких активных действий. Даже если физиономия в зеркале очень непрезентабельная.
ТМ-КНИГА
Тайм-драйв; как успевать жить и работать?
Эту книгу рекомендуем в качестве стартового пособия, позволяющего быстро освоить основные прикладные техники тайм-менеджмента. За 12 лет она выдержала 26 переизданий на русском, английском и китайском языках. Любопытный факт: это первая книга российского эксперта по менеджменту, изданная в Китае.
Ксения Земерова, руководитель студенческого клуба Университета ИТМО (Санкт-Петербург):
Когда я и моя подруга перешли в восьмой класс, наши родители заставили нас пойти и записаться в какой-нибудь кружок в детско-юношеский центр, чтобы не сидели без дела после школы. Конечно, мы не хотели никуда ходить, но мы были всегда вместе, и поэтому для нас это был лишний повод видеться чаще. Пришли, начали смотреть каталог кружков и наткнулись на клуб «Успех». В итоге выбрали его «по приколу», пришли и были единственными его учениками последующие два года! Да, к сожалению, это направление не так популярно среди школьников, немногие понимают ценность времени.
Преподаватель учила нас многому, например как выбрать свою профессию, что такое социальная реклама, как по жестам человека определить, что он лжет и т. д. В один из дней она принесла свои ежедневники и рассказала нам о том, как их вести, подкрепляя это разбором терминов «лягушки» и «слоны», как вести хронометраж и т. д. Конечно, преподаватель рассказала про книгу «Тайм-драйв» и ее автора Глеба Архангельского.
После прочтения я всерьез взялась за свою «трансформацию».
Начала с простого. Брала свой ежедневник А5 и красной ручкой проводила по линейке вертикальную линию, тем самым слева сетка времени, где были отмечены жесткие встречи (уроки, кружки), а справа список моих гибких задач. Текстовыделителем выделяла две-три приоритетные задачи. Утром в школу, поэтому «лягушки» «съедала» всегда по возвращении домой, а потом переходила к приоритетным задачам.
Также писала себе свои ритуалы и частые «лягушки» на неделю и приклеивала их на дверцу шкафа (отмечала галочкой их выполнение). Спустя время перешла на метод планирования «неделя – день».
Потом освоила хронометраж, уж очень он мне понравился тогда, после него могла почувствовать с точностью до 2–5 минут, сколько у меня заняло то или иное занятие. Сейчас «в поисках себя» просто сажусь за стол и начинаю планировать свою жизнь, писать свои цели, мечты. Для меня тайм-менеджмент – это уже что-то вроде философии…
Итог: призовые места научных конференций по химии, путешествия по разным городам России, благодаря также конференциям, в десятом классе получение президентской премии, а потом поступление в вуз моей мечты! До сих пор не верю, что это все было со мной.
Вот так я познакомилась с этой книгой еще в школьные времена и точно могу сказать: она изменила меня и мою жизнь. А теперь я создала студенческий ТМ-клуб в моем вузе, несу тайм-менеджерское знание дальше!
Персональный управленческий учет; как создать обзор и контроль?
Построение аналитики: способы оценки личной эффективности
Коэффициенты для самоанализа мы будем описывать по нарастанию сложности. Некоторые из них можно использовать уже на начальном этапе хронометража, если это не создает для вас излишнего напряжения. Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.
Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или закрашиванием квадратиков его принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии.
Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа
Сначала мы должны определиться, расходы времени какого типа нас особенно интересуют, и ввести соответствующую классификацию.
Cамую древнюю классификацию такого рода предложил древнеримский философ Луций Сенека, в своих «Письмах к Луцилию» советовавший ему делить время на хорошо потраченное, дурно потраченное и потраченное на безделье.
Например, вы хотите отследить и по возможности увеличить расходы времени на приоритетный для вас проект А – написание дипломной работы, борьбу за досрочную выплату ипотеки, строительство дома и т. д Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А».
Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю „телефонный треп“». Очевидно, целью является уменьшение этого показателя. Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель.
Для всех этих типов классификации показатели качества формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все затраты времени на проект А; все затраты на поглотитель времени), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «нетто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на проект А в общей структуре расходов).
И те, и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневной планерки после назначения ведущего и введения корпоративных правил проведения совещаний?
