Вы скажете, что таких людей немного. Большинство барахтаются в потоке дел и проблем, не умея взять его под полноценный контроль. Действительно, людей, умеющих тратить свое время на главное, – меньшинство. Но именно эти люди побеждают.
Стратегия, расстановка приоритетов и принятие решений не терпят слабонервных. Они требуют смелости и безжалостности, в первую очередь к себе. Но это окупается.
Когда планирование снижает эффективность?
За что в первую очередь хватается человек, желающий наконец-то навести порядок в делах и взять их под контроль? Правильно, за ежедневник, органайзер, Outlook, MS Project и прочие вариации на ту же тему. Иначе говоря, он пытается наладить планирование. К сожалению, очень часто это не срабатывает.
Во-первых, планирование в общепринятом смысле слова далеко не всегда оказывается адекватным хаотично меняющейся и непредсказуемой обстановке. Жизнь ломает планы с изуверским наслаждением, и это факт, с которым приходится считаться.
Во-вторых, многим людям слишком детальное планирование противопоказано по чисто психологическим соображениям: их психотип таков, что для эффективности им нужны хаос и спонтанность.
И наконец, системы личного планирования нередко оказываются настолько сложными в поддержании, что затраты времени на них просто не окупаются. Знакомясь с ними, восхищаешься мощи создавшего их административного гения – настолько они всеобъемлющи, детальны, многоуровневы. Величием своим они подобны египетским пирамидам – и столь же мало приспособлены для жизни.
Не намного лучше обстоит дело с расстановкой приоритетов и принятием решений. В книгах по тайм-менеджменту можно встретить достаточно много рекомендаций на эту тему, но мало технологий, позволяющих определять приоритеты и отсеивать лишнее не интуитивно, а системно.
Альтернатива планированию, которую мы предлагаем, – методы обзора и структурирования внимания, сконцентрированные на процессе принятия решений. Планирование при этом является не самоцелью, но лишь одним из служебных инструментов.
В частности, для управления большим количеством задач, не привязанных к жесткому времени исполнения (а именно такова бывает ситуация при динамично меняющейся обстановке), будет описан метод структурирования внимания. Главная его функция – создавать простой и компактный обзор дел, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время.
Возможно, вы не придерживаетесь никакой системы при принятии решений. Это означает, что какой-то системы вы все равно придерживаетесь, просто не осознаете этого. И еще: скорее всего, эта система давно устарела.
Картина мира; инструменты формализации
Опишем несколько понятий и инструментов, необходимых нам для рассмотрения главной темы этой части книги. Ключевое понятие как для темы личного стратегического планирования, так и для темы личной эффективности вообще – «рефлексия». В буквальном переводе это означает «отражение». Для нас важно понимание рефлексии как отражение человеком самого себя и своих действий в своей картине мира, на «экране сознания» (см. левую часть рисунка).
В правой части рисунка дана более подробная схема рефлексии, взятая из учебного пособия «Основы методологии» О.С. Анисимова
[7]. Из этой схемы хорошо видна роль рефлексии в повышении эффективности. Столкнувшись с препятствием в деятельности (таковым, в частности, может быть ее недостаточная эффективность), человек «выходит в рефлексию», как бы смотрит на себя со стороны; моделирует свою деятельность; проектирует варианты преодоления затруднения; принимает решения; возвращается в деятельность и осуществляет спроектированные действия.
Читатель, несомненно, увидел аналогию с уже упоминавшимся «рефлексивным контуром», описывающим любые процессы управления. Момент принятия решения в них является центральным; к этому моменту сходятся все технологии анализа деятельности, вся поступающая информация, а также все планы и предположения о будущих действиях. Для этих будущих действий именно момент принятия решения задает основные направления и формы.
Как мы говорили выше, под стратегическим планированием мы понимаем моделирование окружающего мира вообще, себя в нем, своих целей и задач, их привязки к времени. Таким образом, вторая часть книги посвящена в основном второй части контура – моделированию и принятию решений.
Следующее важное понятие – картина мира. Так мы будем называть всю совокупность моделей, которыми оперирует человек при принятии решений. Одним из главных результатов работы с предлагаемой технологией персонального стратегического планирования могут стать простые схемы, позволяющие читателю оформить важные для принятия решений элементы картины мира – ценности, цели, направления стратегического развития, приоритеты. Существенное свойство картины мира – адекватность, соответствие реальности. Об этом мы будем говорить при рассмотрении темы приоритетов.
Наконец, отметим роль схем в повышении личной эффективности и персональном стратегическом планировании. Схемы наподобие тех, что мы применяем для иллюстрации наших тезисов, являются достаточно мощным инструментом рефлексии, позволяющим «запаковать» в небольшой объем знаков большое количество информации о проблеме.
Важный аспект работы со схемами состоит в том, что они гораздо удобнее, чем набор слов, могут быть предметом коллективного творчества, отображающим в себе мысли нескольких участников обсуждения.
Чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь. Рефлексия и схемы позволяют менеджеру легко структурировать свою картину мира и поддерживать ее адекватность.
ТМ-КНИГА
Ежедневник; метод Глеба Архангельского
Ежедневник – практический инструмент, воплощающий нашу методологию планирования. Его страницы разграфлены в соответствии с жестко-гибким алгоритмом планирования; предусмотрены отдельные разделы для самомотивации, постановки целей, контекстного планирования и т. д. Существует в двух версиях: 1) классическая – на 365 дней и 2) executive version – на 100 дней, с более обширным пространством для рабочих записей.
Никита Неверов, руководитель ТМ-клуба в Ярославском государственном университете, региональный директор по взаимодействию с органами власти Ярославского отделения ПАО «Сбербанк».
