При этом внутри соответствующих разделов дела могут быть совершенно не упорядочены. Главное, что с определенной регулярностью, а также при существенной смене обстоятельств вы определяете, какие контексты могут вскоре появиться, для каких дел могут представиться благоприятные моменты, и переносите эти дела поближе к фокусу внимания.
Например, при выходе из офиса вы просматриваете раздел органайзера «места», перед совещанием – «люди». Как правило, для оперативных дел хватает определения нескольких основных контекстов: «места», «люди», «проекты», «состояния» (например, к контексту «когда очень не хочется работать» уместно привязывать разгребание накопившихся мелких вопросов) и т. д.
Аналогично вы поступаете со стратегическим вниманием. Дневной раздел системы планирования (сегодняшнюю страницу в ежедневнике, категорию «День» в электронных задачах и т. п.) вы просматриваете несколько раз в день, концентрируя последовательно внимание на различных делах, исходя из оптимальных контекстов их совершения, как это описано выше.
Недельный раздел вы просматриваете раз в день, перенося из него в дневной раздел (т. е. ближе к фокусу внимания) те дела, время которых подошло.
Годовой раздел вы просматриваете раз в неделю, при необходимости перенося в недельный раздел те проекты, которым пора перебраться из подсознания в предсознание, так как в ближайшем будущем может наступить подходящий момент ими заняться. Такое же переструктурирование стратегического внимания можно производить после завершения серьезных проектов или при существенной смене внешних обстоятельств.
Таким образом, в частности, достигается сочетание гибкости привязки дел к времени и уверенности в их своевременном исполнении. Многие дела имеют нечеткие привязки типа «нужно сделать в течение ближайшей недели-двух». В ежедневнике вам бы пришлось долго тащить такое дело по страницам, затрудняя обзор и переписывая одно и то же много раз. В органайзере на основе метода структурирования внимания вы просто переместите это дело ближе к фокусу внимания (из годового раздела в недельный) и благодаря ежедневному просматриванию недельного раздела, с одной стороны, не забудете его сделать в течение недели, с другой стороны – сможете сделать его именно в тот момент, который будет для этого наиболее удобен.
Заметим, что для лучшего понимания метода структурирования внимания и его преимуществ читателю может быть полезно заглянуть в конец этой части книги, где описан органайзер, интегрирующий все представленные здесь инструменты. На схеме этого органайзера можно более четко увидеть, как работает метод структурирования внимания, и понять, как удобнее всего приложить его к специфике вашей деятельности и привычным для вас методам работы.
Итак, суть метода структурирования внимания: для выполнения задач определить оптимальные контексты и построить удобную систему их отслеживания, а также перемещения соответствующих дел в центр внимания при приближении контекстов. В первой части книги мы говорили об обзоре: прежде чем управлять делами, нужно собрать информацию о них в каком-то одном месте. Метод структурирования внимания задает первый и наиболее простой способ упорядочить эти собранные вместе дела: разбить их на три основные группы в соответствии с устройством внимания человека.
Мы пока ничего не говорили о том, как упорядочить дела внутри этих основных групп, каким именно образом выбирать наиболее приоритетные, наиболее достойные перемещения в фокус внимания. Именно этому посвящен следующий раздел.
Классические методы планирования прекрасны. В них не учтена всего одна мелочь: устройство мышления человека, который должен ими пользоваться. МСВ-планирование позволяет исправить это упущение.
ТМ-КНИГА
Г. Архангельский. Время на отдых; книга для тех, кто много работает
В книге подробно разбираются сценарии и техники организации отдыха вечером рабочего дня, в выходные, в отпуска. Даются рекомендации по управлению временем, энергией, информацией и деньгами как ресурсами отдыха. Каждая глава книги снабжена пустографками для проработки ваших собственных сценариев отдыха.
Дмитрий Гнездилов, ТМ-лидер, руководитель ТМ-клубов «Энерго» и «Железногорск», технический директор компании «Энкост».
Являясь руководителем компании, которая занимается реализацией проектов в электроэнергетике, я постоянно контролировал не менее десяти проектов одновременно.
В каждом из этих проектов я руководил группой людей от 5 до 40 человек. Число проектов росло, я все больше времени проводил на работе. Брал рабочий ноутбук домой и работал по выходным. Отдых, спорт и время с семьей я откладывал до лучших времен. Но, сделав один проект, наша компания получала еще два проекта. Я оказался в замкнутом круге.
Один раз я купил в подарок коллеге книгу Глеба Архангельского «Время на отдых». Пока ехал в метро, начал её читать. Книга так захватила меня, что я купил экземпляр книги и себе.
Из книги я открыл для себя, что выходные могут быть разнообразные, насыщенные и наполняющие энергией. Что необходимо делать «целевые паузы, отключаться от времени».
Но самое главное, я полностью поменял свое отношения ко многим своим хобби. Я смог понять, что из этих хобби пустая трата времени, а что является ресурсным занятием и заряжает меня энергией на новые свершения.
Я рекомендовал бы эту книгу тем, кто любит по-настоящему работать, кто хочет найти свои источники энергии, кто хочет получить четкие рекомендации с конкретным планом действий, кто хочет, чтобы работа превратилась в любимое дело.
Приоритеты и гармония; оптимизируем расходы времени
С помощью метода структурирования внимания мы определили, как дела перемещаются между различными уровнями планирования. Но как упорядочивать их внутри этих уровней? Здесь нам придется балансировать между двумя подходами: упорядочением дел по приоритетности (главное – вперед!) и гармонизацией расходов времени между делами одинаковой важности. Все вместе можно сравнить с тем подразделением вашей личной корпорации, которое занимается инвестициями, распределяет расходы на текущую деятельность, ближайшие результаты и вложения в будущее, которые создают новые возможности и обеспечивают рост результативности деятельности в будущем.
«Планирование через приоритеты»
Самый простой способ повысить эффективность использования времени внутри планируемого периода – сделать наиболее приоритетные, дающие максимальный результат дела в первую очередь, а менее приоритетные – вслед за ними. Таким образом, совокупная вероятная полезность (равная полезности каждого дела, умноженная на вероятность его выполнения) возрастет. В западном тайм-менеджменте это называют put first things first, т. е. «первые вещи – в первую очередь».
Иллюстрацию этого принципа дает приводимая Лотаром Зайвертом история с Чарлзом Швабом, президентом компании «Бетлехем Стил». Скорее всего, вымышленная, но вполне поучительная. Шваб якобы поставил перед своим советником Ивом Ли задачу: помочь ему лучше распоряжаться своим временем. Советник предложил каждое утро выписывать все дела предстоящего дня на один лист бумаги, пронумеровывать в порядке убывания важности и именно в таком порядке выполнять. «Таким образом, – объяснил он, – даже если часть дел из списка останется невыполненной, это не страшно: самое главное вы сделать успели». Через несколько недель Шваб прислал ему чек на 25 тысяч долларов и впоследствии говорил, что это была самая полезная лекция по менеджменту из всех, что он слушал на протяжении своей жизни.
