Еще на кольца можно прикрепить несколько пластиковых файлов формата А5, чтобы переносить сложенные пополам бумаги формата А4 (которые можно сгибать), просто листочки для заметок, скрепки и т. п.
Настройка системы самоменеджмента: создаем предпосылки успеха
Фордизм-тейлоризм в личной работе
Сейчас нам предстоит заняться личным реинжинирингом, т. е. переустройством, перекройкой привычных способов работы нашей «персональной корпорации». Итак, вперед, уважаемый читатель, к эффективности, успехам и развитию!
Что общего у Генри Форда, Боярской думы и китайских стратегов?
Все они достигли высокой эффективности благодаря тому, что учитывали естественные законы развития управляемых объектов. О Боярской думе чуть дальше, а вот опыт древних стратегов и знаменитого автомобильного магната опишем сейчас.
Китайские мудрецы говорили: большая река начинается с маленького ручейка, большой овраг – с маленькой трещинки. Верхом искусства стратега считалось умение находить такие трещинки – зародыши естественных тенденций развития ситуации, присоединяться к этим тенденциям и использовать их в своих интересах. Иначе говоря, внимание концентрируется не на разработке планов и проектов, а на внимательном изучении ситуации и естественных законов, которые в этой ситуации проявляются.
Подход Генри Форда к повышению эффективности производства имеет достаточно большое внутреннее сходство с только что описанным, несмотря на внешнюю странность такого сопоставления. Вместе с родоначальником научной организации труда Фредериком Тейлором Форд провел в жизнь, казалось бы, самоочевидный принцип: чтобы повышать эффективность трудового процесса, необходимо знать закономерности, которые в нем проявляются. Принцип этот кажется нам очевидным сейчас, но во времена Форда в основе организации труда лежали приемы и методы, найденные интуитивно, не основанные на сознательном применении законов физиологии и психологии.
Благодаря чему Форду удалось снизить стоимость автомобиля с нескольких тысяч долларов до нескольких сотен, а объемы продаж повысить с сотен штук до миллионов? Все рабочие процессы на его заводах тщательно изучались, дробились на мельчайшие операции, а затем на основании научных законов разрабатывались новые, более эффективные приемы, которым обучали рабочих. Кроме того, эффект достигался за счет разделения труда, разнесения простейших операций между отдельными исполнителями.
Такой же «фордизм-тейлоризм», опирающийся на объективные законы, проявляющиеся в деятельности, эффективен и в личной работе. Сформулируем семь основных фактов, которые стоит иметь в виду при выработке и совершенствовании своего личного стиля работы, и проиллюстрируем их соответствующими методами и приемами.
1. Эффективность человека зависит от различного рода ритмов
Человек – биологическая система, поэтому его деятельность подчиняется большому числу ритмов, естественных и искусственных. Как показывают исследования С. Козловского, основными, наиболее важными для человека естественными ритмами являются дневной, недельный и годовой
[19]. Это означает, что именно на них стоит ориентироваться при организации деятельности, стараться вписывать в них логически завершенные единицы деятельности (проекты и этапы проектов), приурочивать их завершения к завершению соответствующих биологических периодов.
Человек также осознанно или неосознанно создает большое количество искусственных ритмов, оказывающих значительное влияние на его деятельность: от слушания бодрого радио в машине по дороге на работу до ежемесячных отчетов. Использование ритмов на макроуровне, в планировании дня, недели, позволяет создать автоматизм, привычность выполнения соответствующих дел (например, ежедневной физзарядки, еженедельной планерки) и тем самым повысить эффективность их выполнения. Кроме того, снижаются расходы внимания и памяти на эти дела: наработанный ритм сам подскажет, что пришло время их сделать.
Использование ритмов на микроуровне, в рамках небольших промежутков времени, в основном связано с созданием ритма и темпа, оптимально соответствующих конкретной деятельности. Это удобнее всего делать с помощью музыки: энергичной для стандартной работы, неторопливой – для необычной, требующей вдумчивости и т. д.
В книгах по тайм-менеджменту и управлению стрессом все чаще можно встретить тревогу по поводу разрушительности ускоряющихся ритмов, которые навязывает человеку современная цивилизация. Основная рекомендация, которую здесь можно сформулировать: необходимо регулярно и сознательно выходить из синхронизации с ритмами современного общества, замедляться, инвестировать время в спокойное пребывание наедине с природой, в неторопливое дружеское общение и т. д. Такие инвестиции в конечном счете повышают эффективность и деловой, динамичной части жизни.
Принцип 1. Управляйте ритмами деятельности – пусть она будет музыкальна и гармонична.
2. Работоспособность человека переменна во времени
Внутри единиц основных биологических ритмов (дня, недели, года) работоспособность человека переменна, что также необходимо учитывать при организации деятельности. На тему биоритмов написано очень много противоречивого и туманного; познакомим читателя только с одним графиком, который кажется нам наиболее убедительным и практически полезным
[20].
График говорит сам за себя и не нуждается в пояснениях. Мы дадим лишь иллюстрацию – любопытное сопоставление графика с режимом работы Боярской думы на Руси вплоть до конца XVII века
[21]. Заседания начинались рано утром, около 4–5 часов (в пересчете на современный счет времени), и продолжались примерно до полудня. После этого полагался обед и дневной сон; вторая половина дня примерно до 20–21 часа посвящалась домашним делам
[22].
