Таблица распределения задач по приоритетности.
Планирование на год
Нарисуйте (лучше на клетчатой бумаге) более подробный рисунок предстоящего года (считая от настоящего момента). Удобнее всего сделать это в виде графика Гантта, дающего простой обзор задач с их длительностями (полужирные горизонтальные линии) и взаимосвязями (пунктирные вертикальные линии). Детальность шкалы времени выбирайте исходя из удобства: для более укрупненного планирования можно считать одно деление равным неделе, для более точного планирования – дню.
В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас обеспечивает значительные результаты впоследствии). Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать). Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов.
Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей – отсеивайте, делегируйте. То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу, – откладывайте.
Имейте в виду, что получившийся план года нужно будет пересматривать на год вперед каждую неделю или каждый месяц (отсчитывая год каждый раз от момента планирования, т. е. методом скользящего планирования). Поэтому не пытайтесь сделать его слишком детальным и точным – обращайте особое внимание только на ближайшие несколько недель. Если у вас не так много проектов, жестко привязанных к времени, то это может быть даже не план на год, а просто список важнейших проектов в порядке приоритетности.
План дел на год.
Планирование на неделю
С неделей нужно сделать примерно то же самое, что с годом. Здесь более удобен график, позволяющий видеть наличные ресурсы времени, т. е. «кроить скатерть» недели на отдельные куски, необходимые для выполнения ваших дел.
Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к ближайшей неделе. Если есть необходимость, можно структурировать их более детально.
Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом. Не пытайтесь распланировать все слишком детально. Обязательно оставляйте резервы, нераспланированные участки, особенно когда возможны какие-нибудь непредвиденные обстоятельства. Количество таких незанятых участков должно составлять около 40 % времени.
И на уровне недели, и на уровне дня старайтесь поставить важнейшие дела раньше менее важных. Лучше пусть будет сделано одно важное дело и пропущено одно неважное, чем оба будут сделаны кое-как или недоделаны.
Наконец, каждый день вечером просматривайте, уточняйте недельный план и выписывайте на отдельную бумажку все дела на завтрашний день. При этом желательно распределить их по убыванию важности и выполнять в том же порядке. Не жалейте на это нескольких минут – такая работа упорядочит дела в голове, и вы вовремя вспомните о нужном и сумеете отдать предпочтение важному.
План на неделю и список задач на день.
Техника личной работы
Сейчас у вас нет времени на то, чтобы навести хороший порядок в ваших документах, книгах и прочих важных источниках информации. Но для начала можно простейшим образом упорядочить их по приоритетности, вложением 20 % усилий создать 80 % порядка.
Все места вашей активной работы (письменный стол, содержимое компьютера) должны быть разделены на три основных области. Первая, наиболее близкая и поддерживаемая в порядке, – область для критически важной информации. Например, центр рабочего стола, папка «Рабочий стол» компьютера. Вторая по важности область – для информации второй степени важности и срочности. Например, окраины стола и папка «Мои документы» компьютера. Третья область – для менее важной информации, это могут быть ящики стола, другие папки компьютера и т. д. Можно не поддерживать порядок внутри областей, но важно четко разделить между собой эти три области, чтобы важную и срочную информацию вы без проблем могли находить быстро.
В первую область положите бумаги, касающиеся ближайшего и важнейшего дела. Во вторую – вашу яркую папку «Система моей работы». И не забывайте в нее заглядывать регулярно!
Рекомендации по применению «Скорой помощи»
Ко всем вышеприведенным рекомендациям нужно относиться творчески, особенно в том, что касается технических средств организации личной работы. Например, если я говорю: «Выпишите на лист формата А4…», не нужно меня понимать слишком буквально. Это вполне может быть, например, доска на стене кабинета, на которой вы нарисуете все необходимое цветными маркерами. Очень пригодятся также разноцветные стикеры, которые удобно наклеивать на эту доску, или на график года, нарисованный на большом листе ватмана. Экспериментируйте, пробуйте – разных способов множество, и только вам выбирать из них наиболее подходящие именно для вас.
Только не спешите искать волшебное приложение для смартфона, которое сделает все вышеперечисленное за вас. Для наведения порядка в голове ничего лучше листа бумаги и ручки не придумано, приложениями займетесь потом!
Еще не исключено, что вышеприведенные рецепты вам совершенно не помогли и вообще никуда не годятся. Легко говорить «Особое внимание сосредоточьте на… Отсеивайте, делегируйте…», а попробуй-ка сам отсеять, делегировать и сосредоточить на. Советовать – не делать, много ума не надо.
Но вы, по крайней мере, попытались заняться этим вопросом, что-то сделать с организацией своего времени? Так почему бы вам не составить свою собственную «Скорую помощь», для самого себя? Почему не набросать тезисы под заголовком «Как я хочу разгрести свои завалы»? Зачем вам для этого чьи-то советы? Разве вы в этой статье почерпнули существенно много нового по сравнению с вашим обычным здравым смыслом?
Короче говоря, пока вы сами не начнете работать над тем, как вам организовать ваше время, никакая «Скорая помощь», в том числе моя, вам не поможет. Все зависит только от вас, от вашего желания и воли.
Спасение утопающих – дело рук самих утопающих!
Повторение; главные принципы устранения «разрухи в головах»
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему – и вы решите ее.
Выделяйте одно – над чем вы работаете, несколько – что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.
Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.
