Фундаментальное отличие инбокса от списка задач / проектов / идей заключается в том, что содержимым инбоксов мы не управляем. Мы управляем содержимым списков. Отсюда следует важная мысль. Когда мы говорим, например, «мой список задач переполняется» — это не совсем правда, так как список задач могу переполнить только я сам. А вот список входящих переполниться может.
Еще некоторые важные моменты относительно входящих.
• Люди не ставят друг другу задачи, люди пересылают друг другу входящие, в которые упаковывают свои пожелания на тему задач.
• Большинство входящих содержат в себе целый набор сущностей: Проекты, Идеи, Задачи, Долгосрочные Цели (о долгосрочных целях речь пойдет на следующем уровне), Информацию (про нее было в «Джедайских техниках», разделы 3.5.4 и 3.5.5).
• За этими сущностями могут скрываться благоприятные возможности (с ограниченным сроком действия) и «бомбы» с определенным временем срабатывания.
Что касается последнего пункта, иногда, откладывая входящее на потом, мы не понимаем, какие именно риски и возможности за ним скрываются и какой у них срок годности. В итоге необработанный инбокс становится похожим на минное поле (или поле чудес, способное дать ценные всходы). Только вот пока его не обработаешь, не поймешь, чем и в какой степени оно является, до какого момента действуют благоприятные возможности и после какого времени начнут приходить мерзкие неприятности.
Рис. 109. Метафора в(с)ходящего
Метафору в(с)ходящего можно сравнить с ситуацией, когда супруга приходит из магазина и говорит: «Дорогой, разбери, пожалуйста, сумки, что я тут принесла из магазина». Ты говоришь: «Да, дорогая», а сам думаешь: «Сейчас только с мелочью разберусь», — и продолжаешь ковыряться в смартфоне. В итоге, пока разбирался с мелочью, пельмени слиплись, мороженое растаяло и залило ноут, который супруга по дороге забрала из ремонта (после того, как он был залит кофе).
Мораль такова: хорошо, когда ты ясно понимаешь, что именно откладываешь на потом. Как следствие, время от времени нужно обрабатывать все содержимое инбокса. В некоторых случаях это может оказаться весьма сложным делом, и тогда придется применить какие-нибудь хитрости. Например, метод экономии масштаба (см. «Джедайские техники», раздел 5.1) или вероятностные методы. Скажем, установить фильтр на какой-то класс сообщений, чтобы сразу удалять их. С одной стороны, это повышает вероятность пропустить что-то важное в сообщениях этого класса, а с другой стороны — повышает вероятность уделить должное внимание прочим входящим — тут уж никаких гарантий, одни вероятности.
Эту практику чаще других понимают слишком буквально: мол, инбокс должен быть пустым всегда. Если вдруг у меня там есть одно или два письма, значит, я не следую стратегии пустого инбокса. А если я хочу следовать этой стратегии, то обязательно нужно настроить себе оповещения, чтобы тут же в момент прихода нового входящего бросить все и бежать его обрабатывать. Для важности такой подход можно называть английскими словами Zero Inbox. Англоязычные термины придают солидности. Я даже как-то слышал от одного человека о стратегии Zero Unread — что с точки зрения джедайских техник слегка бредово, так как между состояниями «пустой инбокс» и «все прочитано» — огромная пропасть, но английский язык творит чудеса убеждения. Думаю, мне бы очень понравилась стратегия Zero Bullshit.
Инбокс не должен быть все время пустым. Смысл этой практики заключается в том, чтобы время от времени хотя бы на две секунды фиксировать состояние, когда в нем нет ничего. Как штангист на выступлениях.
Некоторые комментарии к этой практике из опросов
«Попробовала, но не получилось. Все время оставляю письма “ой, важное, надо позже внимательно прочитать”, а потом смотришь — их уже 1000 штук».
«Прочитанные письма не напрягают. Большое количество папок, куда их надо сортировать, чтобы инбокс был пустым, напрягает больше»
[166].
«Главное, другим не рассказывать, что ты видишь дно инбокса. Людям кажется, что ты недозагружен
».
«Большой соблазн оставлять что-то в инбоксе как напоминалку, что с этим надо что-то сделать. Это очень, очень, очень плохая идея. Непонятно, что конкретно сделать, — раз. Второй список задач — два».
«Иногда скапливается два — пять писем, задачи из которых никак не решу. Через неделю-две обычно пересылаю сам себе с чуть более понятной темой, и, как по волшебству, переформулированные задачи из писем сами собой делаются и архивируются».
«То, с чего начал. После первой очистки почувствовал себя человеком. Выдал себе индульгенцию на определенные виды работ. И увидел горизонт. Практика позволила выйти на уровень “успеваю всю текучку”».
«Недавно увидел видео про пустой инбокс на канале
Пытаюсь планомерно разобрать его до такого состояния, но писем там накопилось за пять лет, и Outlook лагает при попытке перенести древние письма из “Входящих” в “Отработано”
»
[167].
«Нечасто удается прям до нуля, но по совету Дэвида Аллена никогда не позволяю списку писем не вмещаться в один экран».
«На 99,9% всегда пустой инбокс, шел к этому чуть меньше года, но сейчас просто кайфую!»
6.3.3. Индикатор: количество письмодней
Поскольку наш инбокс пустым быть не должен, большую часть времени в нем что-то будет и это абсолютно нормально, то было бы хорошо (и даже полезно) провести какую-то грань между совсем запущенным инбоксом и инбоксом, содержащимся в порядке.
