• вычеркнуть запись (ответ получен или вопрос более не актуален);
• напомнить человеку (ответа нет, хотя уже пора бы);
• вернуться к записи в следующий раз.
Эту практику можно реализовать как еще один пункт в ежедневном чек-листе, а можно — в виде повторяющейся задачи в списке задач, как делаю я. По вторникам и пятницам я выполняю задачу под названием «Пропинать всех, кто мне не ответил», в описании которой указаны все, кого надо пропинать.
Вторник и пятница — эмпирически подобранные дни. По опыту я заметил, что, если человек необязательный, нет смысла пинать его в понедельник — там и так напинали. А пятница… Ну раз за неделю он мне так и не ответил, почему бы не вбить человеку гвоздь в голову перед выходными… Продалбывание не должно быть комфортным.
Конечно, если вам приходится иметь дело только с надежными людьми (а работать с людьми, кого не надо брать на контроль, — это удовольствие), то практика ведения и ревизии списка долгов становится избыточной.
Иногда можно выстроить сам процесс таким образом, чтобы минимизировать вероятность забыть взятые на себя обязательства.
В одной из компаний, которой я помогал повысить уровень зрелости, мы пришли к такому инструменту, как треп-листок. Он был нацелен на то, чтобы снизить вероятность забывания задач, к которым мы приходили во время собраний. Треп-листок — это обычный лист А4, на первой половине которого располагалась повестка встречи, а вторая половина была озаглавлена «Мне надо сделать по результатам встречи» и отводилась под список задач.
Рис. 116. Треп-листок
Правила обращения с листком.
1. Организатор совещания готовит шаблон и рассылает его участникам вместе с приглашением (это повышает вероятность того, что хоть что-то будет написано в качестве повестки).
2. Каждый участник самостоятельно распечатывает свой экземпляр листка и приходит с ним на встречу (благодаря этому участники ознакомятся с повесткой заранее — хотя бы по дороге от принтера к переговорке).
3. Во время встречи участники на обратной стороне могут писать что угодно, а на лицевой стороне — список своих задач.
4. В завершение встречи каждый зачитывает, что он взял себе в качестве задачи, а организатор встречи сверяет это со своим пониманием.
5. По желанию каждый участник присылает фотографию своего треп-листка организатору встречи, в итоге у организатора имеются собственноручно записанные обязательства участников. Это страхует от распространенной ситуации, когда все согласны, что «это» надо делать, но ни в одном списке задач не появилось ничего с этим связанного.
Немного занудно, но кому-то может оказаться полезным — по крайней мере, облегчит поддержание списка долгов в актуальном состоянии.
6.3.10. Практика: провести ревизию неявных списков задач
Очень часто мы называем списком задач тот перечень, который хранится в программе для хранения списка задач, но концептуально список задач — то, что содержит в себе четкие и конкретные (в меру собственных способностей) указания нашей внутренней обезьяне на то, что надо сделать. И это может быть не только то, что лежит в программе для списка задач…
Рис. 117. Неявные списки задач
Очень часто указания нашей обезьянке могут приходить из незакрытой вкладки браузера (мы же хотели выбрать велосипед), из папки с фотографиями на рабочем столе (да-да, мы же хотели заказать печать альбома), из незакрытой Excel-таблицы («Точно! Отчет же надо доделать!»), а уж непрочитанные сообщения в чате — так те и вовсе рассадник приказов обезьяне.
Дело в том, что иногда очень нелегко работать за компьютером, где каждый пиксел напоминает о чем-то таком, чего нет в нашем списке задач. В итоге становится крайне тяжело работать именно по списку. Например, в рамках выполнения очередной задачи из списка мне нужно найти в интернете телефон стоматологической клиники. Я решаю (наконец-то) заняться этой задачей, открываю браузер… И тут глаз цепляется за незакрытую вкладку, где я выбирал отель в отпуск… Все, о стоматологе я могу вспомнить только вечером… И, естественно, потом я буду задавать вопросы из разряда «Что же мне делать, если задачи из списка не делаются?»
Смысл этой практики заключается в том, чтобы перенести задачи из неявных списков в свой основной список (или хотя бы во входящие). Чем-то эта практика похожа на практику «Увидеть дно инбокса» из
раздела 6.3.2, так как эти самые неявные списки задач можно также справедливо называть «вторичными инбоксами» (справедливости ради надо заметить, что незакрытые программы и вкладки часто содержат в себе не просто задачи, но и проекты с идеями, поэтому, конечно же, в терминах этой книги они — входящие).
Основная опасность неявных списков задач — это отвлечения и возможность сбиться с намеченного пути. Например, если в вашем браузере есть десяток не закрытых из-за незавершенных дел вкладок, то, когда для выполнения очередной задачи вам потребуется открыть новую вкладку, с некоторой вероятностью вы запнетесь глазом о какие-то лишние вкладки и с криком: «А! Точно, надо же было лодку выбрать!» — уйдете заниматься совершенно другим делом. Как вы понимаете, планировать и выполнять свою работу в такой обстановке станет на порядок сложнее.
Поводом поставить плюс за выполнение этой практики может стать: закрытие всех вкладок в браузере, расчистка рабочего стола компьютера или рабочей поверхности своего физического стола (так как входящие бывают не только в электронном виде).
6.3.11. Вакцина: очистить смартфон от капканов внимания
Эта вакцина — продолжение вакцины из
раздела 6.1.12, хотя она может быть использована и отдельно.
Помимо активных уведомлений, которые работают грубо, существуют и так называемые мягкие уведомления, или капканы внимания. Они не отвлекают ваше внимание от того дела, которым вы непосредственно занимаетесь, но украдут его, если оно наткнулось на наживку. Вы цепляетесь взглядом за красный кружочек в углу иконки… И полчаса из жизни как не бывало.
Рис. 118. Facebook ловит внимание на красный кружопель
Смысл этой вакцины заключается в том, чтобы убрать эти капканы внимания. Почти все. Выключаем кружочки оповещений на иконках приложений, чтобы сделать вход в эти приложения осознанным, совершаемым после сознательного решения: «Пойду-ка проверю, нет ли чего стоящего», а не «Сейчас, только время гляну… О! Да мне тут что-то написали, ну-ка быстренько проверю…»
Некоторые комментарии к этой практике из опросов
