Цель VI. Определяем собственные цели для совершенствования
До сих пор немного обрабатывая простые действия по отслеживанию и регистрации, мы получали полезные отчеты о затратах сил на каждый вид деятельности, а также об ошибках в качественных или количественных оценках. Естественно, если мы хотим совершенствоваться, цели для отчетов должны все время меняться. Конечно, не будет полезным отслеживать и записывать каждый возможный показатель: мы должны делать только то, что позволит нам наблюдать за вещами, которые мы хотим закрепить или улучшить.
«Метод Помидора» был задуман для того, чтобы быть гибким перед лицом возможных перемен. Чтобы можно было отслеживать и записывать новые показатели, мы должны изменить те или иные листы, как это было показано в предыдущих главах. При внесении этих изменений важно иметь в виду некоторые ключевые критерии, которые сохранят адаптационные возможности техники.
В порядке значимости:
1. Всегда помните, что использование технологий влечет за собой увеличение сложности из-за необходимости дополнительного изучения и меньшей гибкости в сравнении с бумагой, карандашом и ластиком.
2. Продолжайте отслеживание в наименьшем из возможных уровней сложности (даже делегируйте небольшие задачи по записи). Выбирайте простые инструменты для этой задачи, используя бумагу, карандаш и ластик как умственное упражнение.
3. Поддерживайте запись простой, используя инструменты, наиболее подходящие для текущего уровня сложности, которым вы должны управлять. Перед тем как перейти к электронным таблицам или базам данных, подумайте, может быть, более эффективный способ записи – бумага, карандаш и ластик. Перед тем, как использовать дополнительные программы, подумайте, может быть, достаточно будет использовать файл «эксель» или базу данных.
4. Если обработка и визуализация становятся сложными и повторяющимися, вы должны спросить себя, действительно ли необходимы все показатели, которые вы наблюдаете. Если это так, необходимо рассмотреть возможность использования электронных таблиц, базы данных или специальной программы. Простой лист «эксель» может легко обрабатывать такие операции, как реклассификация действий по типу, фильтрация действий по слову, группировка и применение вычислений к выбранным действиям.
5. Воображение – самый простой инструмент, защищающий от роста уровня сложности.
Например, ранее в книге мы приводили в качестве примера простую цель: написать статью «Как учиться музыке». Эта цель достигалась последовательно поставленными задачами. Но вы можете обнаружить, что имеете дело с несколькими целями, которые нужно достигнуть одновременно. Как вы будете переключаться между ними?
В зависимости от обстоятельств, вы можете изменить способ записи, выделяя цели. Другой вариант – добавить новый раздел, озаглавленный «Цели», в «Полную перепись дел» или «Список дел на сегодня», а также в «Лист записей», где вы будете описывать цели аббревиатурами или кодами. Чтобы рассчитать общие усилия, затраченные на достижение конкретной цели, сложите усилия, затраченные на выполнение соответствующих задач.
Рисунок 30. Лист «Сделать Сегодня»
Вы можете захотеть подсчитать, как много времени потребуется на то, чтобы достичь конкретных целей, или на выполнение специфических задач. Для этого вы просто измеряете время от даты завершения до даты, когда вы записали или назначили действие. Поскольку у вас уже есть дата завершения действия (в «Списке дел на сегодня»), в первом случае вам нужно будет отслеживать дату, когда вы поместили это действие в «Перечень дел». Во втором случае вы будете отслеживать дату, которую вы написали в «Список дел на сегодня» в «Листе записей», таким образом вы можете отследить Помидорки, затраченные на одно и то же дело в течение нескольких дней.
В любом случае выбор показателей для наблюдения должен подчиняться выбору целей для улучшения. В этом случае система показателей будет постепенно расти на основе реальной необходимости, минимально усложняясь в процессе отслеживания.
Часть 3. Достижение командных целей
Применение «Метода Помидора» в команде
Ученые выяснили, что древние люди начали охотиться ради мяса около двух миллионов лет назад. Мне крайне любопытен тот день, когда первый древний человек поступился своей гордыней и попросил других людей о помощи. В конце концов, крупные животные – слишком трудная добыча, чтобы охотиться в одиночку.
Большинство целей, которых мы хотим достичь в наши дни, так же трудны и невозможны для одиночки. Нам нужна помощь других людей, чтобы быть успешными. Например, наших партнеров, наших семей, коллег, людей, с которыми мы работали в течение многих лет, или людей, с которыми работаем только иногда. Работа в команде позволяет нам развивать и приобретать знания, необходимые для исследования далеких планет или понимания нашей собственной ДНК.
Я пытаюсь представить эту команду древних людей, впервые собравшуюся, чтобы поохотиться на крупное животное. Скорее всего, они не достигли успеха сразу. Я могу вообразить, как они окружают добычу, каждый атакует ее самостоятельно – жестокие попытки убить зверя, которые кажутся случайными и плохо скоординированными. Я представляю глумливую ухмылку добычи, осознавшей, что проблема обеда решена.
Слишком часто команды становятся добычей своих целей
Когда мы работаем в команде, цели, как правило, сложнее для достижения. А чем сложнее цели, тем больше неожиданных и срочных дел возникает и одновременно с этим отсрочки и непредвиденные перерывы становятся более разрушительными.
По мере того, как возрастает сложность проблемы, приходится координировать действия все большего количества людей. А чем больше людей вовлечено в процесс – члены команды, внешние консультанты, снабженцы, – тем больше появляется непредвиденных перерывов и отсрочек.
Если нам как команде не хватает стратегии управления временем – стратегии, помогающей нашей команде вести себя эффективно, когда время становится проблемой, которой мы должны управлять, – члены команды в конечном итоге будут чувствовать беспокойство и страх.
Предположим, вам нужно предоставить руководителю отчет о продажах к концу дня. Все члены вашей команды задействованы в его подготовке: Анжела отвечает за анализ данных – очень времязатратная работа, а Марк отвечает за отзывы от ваших лучших клиентов. Вы и ваша команда спланировали все. Цель достижима. Но что-то пошло не так, как ожидалось. Анжела не за рабочим столом. Кто-то ей позвонил, и она не смогла справиться с отвлекающим фактором. Марк не может связаться с некоторыми клиентами, но он не сказал вам об этом. Вместо этого он больше старается.
