Только сами члены микрокоманды знают, сколько времени им надо, чтобы приготовиться и начать следующую Помидорку.
«Синхронизированный Помидор» – один таймер на всю команду, один на микрокоманду или один на человека, но запускающийся одновременно с остальными как на конвейере, – не позволяет каждой личности распоряжаться временем, которое ей нужно, чтобы быть способной эффективно взаимодействовать с остальными членами команды. Любые попытки команд работать в ногу заставляют людей игнорировать их индивидуальные потребности.
Другая причина не советовать «Синхронизированный Помидор» – необходимость эффективно управлять отвлекающими факторами. Если микрокоманду № 3 прервет срочный звонок и она не сможет успешно справиться с ним, не имеет смысла останавливать все остальные микрокоманды и отменять Помидорку для всей группы.
Как нам организовать всеобщее совещание?
Командный график дает возможность планировать мероприятия, затрагивающие всю команду: совещания и общие перерывы.
Каждая микрокоманда решает, когда начать ее собственную Помидорку и как долго будут длиться перерывы. Однако, независимо от того, сколько минут осталось от каждой Помидорки, микрокомандам, полезно применять правило: График всегда важнее, чем Помидорка.
Необходимость общих для всех перерывов или совещаний, где присутствует вся команда, можно удовлетворить, включив их в командный график:
• ежедневно с 11:30 до 11:45: общий перерыв на кухне второго этажа.
• каждую пятницу с 15 до 17: общее совещание в кабинете № 401.
Кто должен составлять и корректировать командный график? Это ответственность членов команды.
Кто устанавливает Помидор? Кто планирует затраченные усилия? Кто записывает Помидорки?
Тот, кто управляет микрокомандой, несет ответственность за серию действий и решений:
• Устанавливает Помидор – физически заводит таймер.
• Принимает решение, как организовать структуру Помидорки – как использовать первые или последние пять минут Помидорки.
• Ставит крестик в «Список дел на сегодня» после каждой завершенной Помидорки.
• Принимает решение, как поступать с отвлекающими факторами, когда они возникают.
• Принимает решение, как долго должен длиться перерыв, держа в уме потребности членов микрокоманды.
• Ведет запись Помидорок, выполненных в течение дня микрокомандой, за которую он отвечает.
Все эти действия и решения укрепляют чувство ответственности человека в отношении задачи, которую нужно выполнить.
Нужно ли нам изменять листы записей метода Помидора?
Давайте окинем взглядом листы, относящиеся к «Методу Помидора», один за другим, чтобы решить, как и когда адаптировать их под нужды команды.
Адаптация «Списка Дел На сегодня»
Единственное изменение, которое вам нужно сделать, когда вы возглавляете микрокоманду, – внести имена людей, которые работают с вами.
Рисунок 33. Список Дел на Сегодня
Рисунок 33 показывает «Список дел на сегодня», составленный Марко. Марко работает над составлением месячного отчета о продажах: это его цель на неделю. Из этой записи мы видим, что Марко закончил задачу: «Собрать информацию для отчета о продажах» за одну Помидорку. Вместе со Стефаном они закончили дело «Проверить данные для отчета о продажах» за две Помидорки. Наконец, вместе с Анной-Еленой и Катрин он работает над задачей «Подготовить отчет о продажах», что пока заняло одну Помидорку.
Адаптируя «Лист записей»
Когда идет командная работа, «Лист записей» явно показывает запланированные и реально потраченные усилия, выраженные в личных Помидорках.
Рисунок 34. Лист записей
Например, «Лист записей» на рисунке 34 показывает нам две вещи. Марко предполагал, что на задачу «Подготовить отчет о продажах» потребуется две Помидорки для микрокоманды из 3 человек (2П3 ч). Однако на самом деле микрокоманде потребовалось пять Помидорок, чтобы завершить задачу.
Это только один «Лист записей». Тот же лист используется членами команды. А в конце дня каждый член команды, ответственный за конкретное дело, заполняет данные относящиеся к его работе в микрокоманде.
Адаптируем «Перечень Дел»
Перечень дел требует некоторых простых модификаций для работы в команде.
• Добавить колонку с человеком, ответственным за задачу.
• Записывать в колонке ожидаемого количества Помидорок число, которое конкретный член команды предполагает потратить на конкретную задачу.
Человек, ответственный за задачу, также отвечает и за ее планирование.
Рисунок 35. Перечень дел
В примере с рисунка 35 Катрин ответственна за задачу «Подготовить слайды для презентации нового продукта» и предполагает, что для этого понадобится 4 Помидорки и два человека.
Простые практики для стартовавшей команды
В предыдущей главе мы увидели, как приспособить инструменты «Метода Помидора» – таймер и различные листы – к работе в команде. Когда приходит время командной работы, нам нужны новые правила и практики, чтобы как следует приспособить «Метод Помидора».
Если бы меня спросили, что я посоветую команде, которая только начинает применять «Метод Помидора», я порекомендовал бы следующие две простые практики, которые можно использовать прямо сейчас.
Помидорная ротация
Эта практика родом из первого применения «Метода Помидора» к командной работе в конце 90-х. С определенной частотой – обычно каждую одну, две или четыре Помидорки – один из членов вашей микрокоманды меняется местами с членом другой микрокоманды. Не меняются местами только лидеры микрокоманд. Один за другим, все члены микрокоманды должны поменяться местами с членами других микрокоманд.
