• Приложить дополнительные усилия, чтобы закончить Помидорку. После того, как вы отметите нужное, продолжайте работать над текущей задачей до тех пор, пока Помидор не зазвенит.
Таким образом, вы достигнете цели: запомните взятые обязательства, сосчитаете ежедневные внешние отвлекающие факторы, не прерывая Помидорки.
Следующий пример показывает два внешних отвлекающих фактора, с которыми поступили по-разному во время второй Помидорки «Написать статью “Как научиться музыке”» (рисунки 17 и 18).
Рисунок 17. Незапланированное срочное дело
Рисунок 18. Незапланированное дело с конкретным сроком
Если Помидорку абсолютно необходимо прервать из-за человеческой слабости или действительно неотложного дела, остается только одно – объявить текущую Помидорку недействительной, даже если она уже почти прозвенела. (ПРАВИЛО: Помидорка неделима). Потом поставьте черточку там, где вы записывали Помидорки, чтобы зафиксировать прерванную, запишите задачу и ее крайний срок в раздел «Незапланированное и срочное». Далее начните первую Помидорку срочного дела. Следующая Помидорка пойдет лучше.
Вторая цель, которую необходимо достичь для того, чтобы сократить число незапланированных перерывов, заключается в том, чтобы знать количество и тип внешних отвлекающих факторов.
Обдумайте их и включите в расписание в зависимости от степени сложности.
Систематические незапланированные перерывы
Как только вы начнете работать с «Методом Помидора», вы сразу заметите, что у вас появились Помидорки, специально предназначенные для организационных дел с оповещениями – почты, телефона, встреч и т. д. Это – первые ощутимые последствия необходимости иметь дело с регулярными внутренними и внешними отвлекающими факторами. Самое естественное решение – выделить одну (или больше, если понадобится) Помидорку в день, чтобы позаботиться о срочных отвлекающих факторах. Механизм инверсии зависимости, применяемый, чтобы защитить текущую Помидорку, обычно служит для того, чтобы прекратить возможные незапланированные перерывы в Помидорке, посвященные различным формам коммуникации.
Мы должны подчеркнуть, что люди, использующие Помидоры, ставят следующие цели:
• Откладывать посвященные организационным делам Помидорки как можно дольше, постепенно снижая градус срочности и повышая степень, в которой подобные дела могут быть контролируемыми и запланированными.
• Постепенно уменьшать количество Помидорок, используемых для организации отвлекающих факторов, которые поступают в течение дня.
Люди, которые начинают применять «Метод Помидора», изумляются, когда подсчитывают Помидорки, посвященные работе и учебе (без незапланированных перерывов), и те, которые приходятся на организационную деятельность (часть которой приходится на незапланированные перерывы). В некоторых командах люди начинают с не более чем двух или трех Помидорок в день, посвященных текущей работе, оставшиеся Помидорки приходятся на совещания, телефонные переговоры и переписку.
Записи: качественные ошибки при планировании
Посмотрите на дела, ежедневно записываемые под меткой «Н» в «Перечне дел» и отмеченные как «Незапланированное и срочное» в «Списке дел на сегодня». Если вы сделаете это, на этапе планирования вы можете оценить свою способность определить количество и типы действий, которые наиболее эффективны для достижения конкретной цели. Чем больше количество незапланированных дел, тем сильнее качественные ошибки в вашей первоначальной оценке. Таким образом, можно измерить незапланированные действия, выполненные для достижения определенной цели. Понятно, что вы также можете включить общее количество внутренних и внешних отвлекающих факторов в «Лист записей», чтобы наблюдать за ними и попытаться минимизировать их со временем.
Цель III. Планируем необходимые усилия
По мере освоения метода, когда вы достигнете первых двух целей, вы сможете начать работать над количественными планами. Долговременная цель – прогнозировать усилия, которые потребует задача.
«Перечень дел» включает в себя все задачи, которые нужно выполнить. Эти задачи приходят из взаимодействия с отвлекающими факторами и планов, необходимых для того, чтобы определиться с путями достижения ваших целей, созданных в начале проекта. Некоторые задачи теряют свою значимость с течением времени, и поэтому их можно исключить из перечня. В начале каждого дня определите, сколько Помидорок потребует каждое дело в списке. Пересмотрите предыдущие планы, если нужно. Запишите ожидаемое количество Помидорок в соответствующие разделы (рисунок 19). Запланированные Помидорки обычно представляют собой число Помидорок, необходимых некоторому количеству людей для того, чтобы закончить задачу. Таким образом, это мера усилий. Как бы то ни было, простой пример, который сейчас последует, показывает: количество Помидорок всегда относится к одному человеку.
Рисунок 19. Планирование на день
Планы всегда должны основываться на целых Помидорках, поэтому числа вроде 5,5 Помидорки недопустимы. В этом случае это шесть Помидорок. Если ожидаемая продолжительность задачи больше чем 5–7 Помидорок, это означает, что дело слишком сложное. Лучше разбить его на несколько подзадач и запланировать их по отдельности, записав в несколько строк в «Перечень дел «Метода Помидора».
ПРАВИЛО ТАКОВО: Если что-то занимает больше чем пять-семь Помидорок, разделите его.
Если вы это сделаете, не только отдельная задача станет менее сложной, но и планы окажутся более точными. Эффект увеличивается, когда мы делим не просто на более мелкие действия, но на мелкие дела, последовательно приближающие к цели, поскольку мелкие дела занимают немного времени.
Если дело предположительно займет меньше Помидорки (например, время, которое понадобится, чтобы позвонить Лауре и пригласить ее на семинар или позвонить Марку и попросить его отдать ноутбук), сходные дела нужно сочетать так, чтобы вместе они заняли приблизительно Помидорку.
ПРАВИЛО: Если что-то займет меньше Помидорки, добавьте его к другому.
Таким образом, для дел, которые займут меньше Помидорки, есть два варианта:
