Рисунок 29. Первое и второе планирование
Первая цель в улучшении количественного планирования – устранить третье планирование и ошибиться как можно меньше. Следующая цель – устранить второе планирование, снова стараясь уменьшить ошибку. Наконец последняя цель – уменьшить ошибку и при первом планировании.
Управление исследованиями
Не каждая деятельность может быть спланирована. В начале нового проекта или учебной деятельности особенно полезно тратить время на исследования: найти новые источники, получить представление о структуре текстов, которые вы должны изучить, или проконсультироваться и более четко определить свои цели. Чтобы направлять исследования, стоит применить концепцию тайм-боксинга. Решите, сколько Помидорок понадобится вам для завершения исследования. Когда эти Помидорки истекут, пересмотрите свой план работы и начните конкретную деятельность или решите, что хотите продолжать исследование, и определите, в каком именно направлении.
Цель IV. Делаем Помидорку эффективней
Когда вы сможете использовать Помидорки систематически, без перерывов, и начнете осваивать планирование, вы можете развивать Метод Помидора еще дальше.
Структура Помидорки
Первое эволюционное изменение нужно сделать в структуре Помидорки. Первые 3–5 минут каждой Помидорки можно использовать на быстрое повторение того, что вы успели узнать с начала работы над задачей (не только во время последней Помидорки), чтобы потом запечатлеть это в памяти. Последние 3–5 минут Помидорки можно использовать для того, чтобы быстро обозреть уже сделанное. Если это возможно, сделать это надо с помощью процедуры «следствие-причина», начиная с последних действий и возвращаясь к первоначальным мотивациям.
Эти перемены не требуют вариаций в продолжительности 25-минутной Помидорки. Повышенная осведомленность о времени, которой вы можете достичь с помощью Помидора, позволит вам физиологически ощущать 3–5-минутные интервалы, упомянутые выше. Если вам трудно это сделать, это может быть знаком, что вы не освоили основную технику.
Последние несколько минут Помидорки позволяют вам подвести итоги сделанному. Если вы хотите проверить качество и методы вашей работы, чтобы наметить потенциальные улучшения, вы должны выделить на эту задачу одну или две Помидорки. (Быстрые обзоры делаются во время записи Помидорки.)
Структура комплекта Помидорок
Следующее изменение, которое нужно сделать, – комплект из четырех Помидорок. Как было описано ранее, первую Помидорку в комплекте из четырех или часть этой первой Помидорки можно использовать для повторения того, что уже было сделано. Аналогично, всю последнюю Помидорку в комплекте или часть ее можно использовать для обзора того, чего вы достигли. Повторение и ревизия дел более эффективны, если вы делаете это вслух, обсуждая с партнером или членом команды. Систематическое повторение и ревизия стимулируют эффект изучения, облегчая овладение новой информацией.
Цель V. Составляем график
Есть несколько причин, по которым вы никогда не должны недооценивать важность составления и соблюдения графика.
• График устанавливает пределы. Пределы (когда они действительно понимаются как нерушимые) помогают нам быть конкретными, решая любые задачи. Они мотивируют нас прикладывать все силы для того, чтобы завершить дело в установленный срок. Подобное происходит, когда звонит Помидор.
• График определяет разделение между рабочим и свободным временем. Последнее лучше всего определить как время, отведенное для нецелевой или незапланированной деятельности. Это время безделья – топливо для нашего разума. Без него креативность, интерес и любопытство теряются, и мы отправляем себя по наклонной, пока наша энергия не исчерпается. Без бензина двигатель не может работать.
• График измеряет результат дня. После того, как мы написали «Список дел на сегодня», наша цель – справиться с делами, записанными в нем, с максимально возможной эффективностью в рамках установленного времени. Если время проходит, а дела остаются несделанными, мы пытаемся понять, что пошло не так. Тем временем у нас есть бесценная информация: сколько Помидорок мы смогли отработать за день.
С «Методом Помидора» обращать внимание на то, сколько времени теряется, не нужно, важно то, сколько Помидорок мы успели закончить. На следующий день держите это число в уме, когда будете решать, сколько Помидорок доступны, и расписывайте дела, чтобы заполнить только эти Помидорки.
Основной риск графика – недооценка его важности и возможность легко попасть в ловушку несоблюдения расписания. Например, допустим, сейчас 3 часа дня. Вы потратили много времени попусту и знаете, что уже не сможете сделать столько, сколько могли бы или сколько запланировали. Тем не менее вы говорите себе: «Сегодня я буду работать допоздна, чтобы наверстать упущенное время». Сочетание героизма и вины заставляет вас нарушить лимиты, установленные расписанием. В результате ваша работа сегодня вечером неэффективна, то же происходит и завтра и послезавтра вечером. Чем сильнее систематически продлевается график, тем хуже становятся общие результаты. Чувство вины усиливается. Почему? Разве изображать героя недостаточно? Разве часы, пожертвованные во имя работы, не смягчают вину?
На самом деле возникает опасный порочный круг: график затягивается, усталость возрастает, производительность падает, и график снова затягивается. Первое и главное: необходимо соблюдать ЭФФЕКТИВНЫЙ график. График может быть составлен как серия отрезков времени, каждый из которых посвящен разным видам деятельности. Соблюдение графика означает выработку иммунитета к синдрому «Еще пять минуточек». Когда отрезок времени заканчивается, так же как когда звонит Помидор, вся деятельность останавливается. Неважно, сколько времени еще осталось в вашей Помидорке, применяем все то же правило:
График всегда превыше Помидорки. Кроме того, эффективное расписание должно предусматривать свободное время, необходимое для восстановления сил.
Может так случиться, что крайне важный дедлайн приближается, и вы обнаруживаете, что проводите на работе долгие часы. Эта сверхурочная работа может быть учтена в вашем расписании, чтобы повысить производительность на мгновение. Обычно, чтобы получить положительные результаты и избежать порочного круга, упомянутого выше, вы не должны перерабатывать более пяти дней подряд. Установите дополнительный график на это время и предусмотрите период восстановления, чтобы справиться с падением продуктивности, которое неизбежно последует.
