«Если вы работаете над громоздким проектом, вам действительно стоит подумать над тем, чтобы подключить проектного менеджера», — говорит Лайза Венто Нильсен, сертифицированный специалист по проектному менеджменту (PMP) из Статен-Айленда в Нью-Йорке; она также управляет двумя небольшими фирмами. Нильсен согласна с тем, что предприниматели, которые стараются всё сделать сами, могут получить значительные преимущества, если делегируют управление целым проектом конкретному менеджеру, чтобы разгрузить свой список задач. «В очень многих случаях им нужно всего лишь понять, что делать в первую очередь и что главное, — говорит Нильсен. — У них в списках сотни задач. Что следует делать сначала?»
Если вы не можете себе позволить проектного менеджера, Нильсен советует договориться по бартеру: например, если у вас есть что предложить менеджеру взамен на его услуги.
Когда проблема — не ваша проблема
Возможно, ваши нерешенные задачи создают проблемы для тех, кто с вами работает. Вы, в конце концов, генеральный директор, глава всей компании. Наверное, вы бы им не стали, если бы слишком многое не доводили до конца.
Один руководитель из Швеции, который считает себя очень эффективным и, несмотря на то что работает очень много, не воспринимает себя как трудоголика, рассказывает: главная сложность для него — «так замотивировать легко отвлекающуюся команду, чтобы она не отрывалась от задачи и выполняла ее, пока не закончит».
Итак, что можно сделать, если вы в такой ситуации? Вот несколько предложений, как побудить команду расставлять приоритеты и сосредоточивать внимание на чем-то одном.
1. Раздать всем книги с инструкциями, как доводить дела до конца. (Для вашего удобства я привожу некоторые из этих книг в разделе «Приложения».)
2. Выберите одну книгу из списка и закажите ее копии для всего персонала.
3. Прочитайте книгу вместе и обсудите ее. Проведите сами семинар по материалу книги или (для удобства) пригласите тренера провести его. По возможности угостите его обедом или обеспечьте прохладительными напитками.
4. Придумайте, как поощрить тех, кто после семинара стал более эффективно завершать выполнение задачи. Можно выдать премию наличными, подарочный сертификат на совершение покупок или устроить ужин в любимом ресторане.
5. Назначьте индивидуальные встречи с каждым из сотрудников, которые испытывают подобные трудности. Поработайте с ними, обращая внимание на скрытые причины и на то, как сотрудники будут с ними справляться; помогите им составить план, как лучше доводить дела до конца.
6. Внедрите однотипные ежедневные задачи, как это сделал Дэвид Ниу, основатель и генеральный директор TINYpulse, главный офис которого размещен в Сиэтле, а филиал — во Вьетнаме. Вот как Ниу это объясняет:
«Вся компания собирается с утра на короткое совещание, которое проводится стоя, чтобы быстро обсудить статус задач, которые они выполняли накануне (проставляя напротив каждой соответствующие метки — зеленую галочку для завершенных задач и красный крестик для незавершенных), или разобраться, что мешает выполнить ту или иную задачу и что должно быть в приоритете. Во время такого совещания я могу понять, что именно не дает моей команде достичь конечной цели или доделать то, над чем она работала; таким образом, я вникаю в задачу и делаю замечания, которые помогут закончить работу. За счет того, что во время таких летучек выявляется препятствие номер один, другие команды будут в курсе проблемы, и в случае, если у них есть подходящие ресурсы и решения, они могли бы поделиться ими друг с другом и помочь коллегам после совещания».
Семь основных советов, как заканчивать всё, что вы начинаете
Существует великое множество отвлекающих и пересекающихся моментов в вашей работе или повседневных делах: например, когда звонит телефон или срабатывает сигнал вашего электронного устройства, напоминающий о том, что нужно проснуться либо поздравить кого-то с днем рождения или юбилеем. Как вам пробиться сквозь весь этот шум-гам и выполнить ваши приоритетные проекты? Как начать движение вниз по списку больших и маленьких задач, которые не должны остаться без вашего внимания?
Вот семь моих важнейших советов, которые помогут доделать всё, что вы начинаете. Некоторые из них могут показаться радикальными. Но возьмите на вооружение одну или несколько стратегий, особенно если в последнее время ваша продуктивность ниже, чем обычно.
1. Будьте беспощадны к себе и сконцентрируйте внимание на том, что считаете своим приоритетным проектом. Говорите «нет» всем и каждому, кто мешает вам завершить его.
2. Если вы окончательно сбились с курса из-за других дел, которые тоже требуют вашего внимания, возьмите ваш самый главный проект и при необходимости переместитесь с ним в другое место — в вашем офисном здании, дома или за пределами офиса и дома, если необходимо, — и сосредоточьтесь на нем.
3. Напоминайте себе, что откладывать в сторону что бы то ни было — хуже, чем довести дело до конца, ибо в результате это дело так и останется в подвешенном состоянии.
4. Всё время повторяйте про себя: «Я заканчиваю всё, за что берусь».
5. Стремитесь к отличному качеству, которого можно добиться, а не к недостижимому идеалу, из-за чего вы рискуете не завершить начатое.
6. Несмотря на то, что очень важно начать дело, ибо это первый шаг к тому, чтобы завершить его, для большинства людей гораздо труднее что-то закончить. Помните: довести начатое до конца трудно не только вам.
7. Снова вернитесь к акрониму ФИНИШ, чтобы подтолкнуть себя:
Ф — фокусировать внимание на приоритетной задаче;
И — игнорировать всё, что отвлекает нас;
Н — делать дело немедленно, а не завтра или потом;
И — исследовать новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать;
Ш — шагать прямо, как бы ни было тяжко.
Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.
Одно предостережение насчет советов, приведенных выше: решайте сами, использовать ли описанные стратегии — и когда именно. Судите сами, насколько жестко необходимо регулировать свое время. Если вашего внимания просят несовершеннолетний ребенок или друг, попавший в беду, отложите свой приоритетный проект и вернитесь к нему сразу же, как только освободитесь.
Оставайтесь на позитиве, напоминайте себе и подталкивайте себя к тем действиям, которые вновь и вновь будут внушать вам убежденность в том, что вы на пути к завершению дела, которое вы, руководствуясь здравым смыслом, захотели завершить.
Напоминайте себе, что закончить проект — в ваших силах. В конце концов, вы ведь уже сто раз так делали! Теперь примените эти конструктивные поэтапные меры к вашему проекту или задаче, ибо нас судят по тому, что мы делаем сейчас и завтра. То, что мы делали вчера, тоже считается, но важно двигаться дальше.
