Сохраняйте ум открытым. Обращайтесь за советом к людям, знакомым с подобными ситуациями, в том числе и к своим сотрудникам, имеющим непосредственное отношение к возникшей проблеме. Привлекайте специалистов своей компании (или нанимайте экспертов, если это возможно) поделиться своими знаниями и опытом. Будьте креативными – на самом деле мы гораздо способнее, чем нам кажется. Реализуя скрытые в нас внутренние силы и возможности, мы можем найти новые, инновационные подходы к решению проблем.
Тщательно проанализируйте собранные факты и примите решение
После того как нам удалось разработать несколько альтернативных вариантов развития ситуации, необходимо взвесить все «за» и «против» и определить, какое решение является лучшим. Для этого следует еще раз тщательно проанализировать собранные факты, спланировать возможные действия, которые можно предпринять, и попытаться предсказать их последствия.
Отметьте все моменты, существенно важные для решения проблемы. Это могут быть предельные издержки, временные рамки, человеческие и другие ресурсы. Затем определите факторы, имеющие второстепенное значение, но способствующие более эффективному осуществлению принятого решения.
Подыскивая новое место для парикмахерского салона, сотрудники «New Wave Hairdressers» записали несколько обязательных требований, которым должно было удовлетворять помещение:
• Оно должно располагаться в здании оживленного торгового центра.
• Его площадь должна быть не менее 7000 квадратных футов.
• Ежемесячная арендная плата не должна превышать определенную сумму.
• Срок аренды должен составлять не менее 6 месяцев.
Менее существенные, но желательные факторы:
• Площадь в 8500 квадратных футов за ту же арендную плату.
• Возмещение арендодателем затрат на ремонт.
• В здании торгового центра не должно быть других парикмахерских.
• В здании торгового центра размещается несколько модных бутиков.
Сотрудники «New Wave» рассматривали только варианты, соответствовавшие всем обязательным требованиям. Затем, взвесив наличие второстепенных факторов в каждом из отобранных вариантов, они определили лучший из них.
Как только решение принято, действуйте!
Как только решение найдено, незамедлительно приступайте к его выполнению. Распределите обязанности между всеми участниками предстоящего процесса, мобилизуйте необходимые ресурсы и начинайте действовать. Как руководитель, вы должны полностью контролировать ситуацию. Если кто-то из сотрудников отнесся к происходящему без особого энтузиазма, следует объяснить ему преимущества и важность принятого решения. Будьте всегда рядом, чтобы оказать необходимую помощь и поддержку своим подчиненным и, если нужно, разъяснить или наглядно продемонстрировать те действия, которые от них требуются.
Иногда возникают проблемы, решение которых занимает значительный период времени (например, переезд компании на новое место). В случае, если принятое решение не работает, следует еще раз, с гораздо большей тщательностью, изучить проблему. К счастью, большинство проблем, с которыми приходится сталкиваться руководителям в своей работе, не имеют необратимых последствий, и их можно попытаться решить еще раз, используя другие подходы.
Перед тем как приступить к реализации принятого решения, задайте себе вопрос: «Сколько времени потребуется, чтобы определить, работает ли данное решение?» После чего установите определенные временные рамки. Если в течение этого периода никаких положительных изменений не наблюдается, отбросьте данное решение и выберите другое из списка альтернатив. Нет смысла пытаться решить задачу неэффективным способом, когда имеются альтернативные варианты.
Как преодолеть беспокойство, управляя своим временем
Когда людей спрашивают о том, что является причиной их беспокойства, в большинстве случаев они отвечают: «У меня не хватает времени на все, что нужно сделать». Эффективное управление собственным временем поможет значительно повысить (и, что немаловажно, ощутить) результативность своего труда, позволяя тем самым решить проблему возникшего дефицита.
Время – это то, чего мы больше всего хотим, но меньше всего ценим.
Уильям Пенн
Нам кажется, что мы тщательно спланировали и распределили на предстоящий день всю работу, но вот он подошел к концу, а мы успели сделать лишь небольшую часть из того, что было намечено. Куда же ушло все время?
Скорее всего, к выполнению каждого пункта нашего плана-списка мы действительно приступали с твердым намерением закончить его в намеченный срок, но не успевали мы сосредоточиться на работе, как что-то постоянно отвлекало нас. Существует масса таких поглотителей времени, или хронофагов, большая часть которых принимает форму перерывов в работе. Давайте рассмотрим, что относится к основным таким поглотителям и как можно уменьшить их влияние.
Компьютер
Если мы работаем в офисе, то непременным атрибутом нашей деятельности становится компьютер. Это означает, что мы постоянно получаем и проверяем электронную почту, а также имеем доступ к интернету и социальным сетям. Естественно, это отвлекает нас от основной работы и съедает значительную часть драгоценного времени. (Конечно, наши руководители предпочли бы, чтобы мы не занимались онлайн-шопингом, личной перепиской и обновлением своей странички на Facebook в рабочее время. Но если нам это действительно необходимо, следует выработать в себе привычку заниматься личными делами только во время регламентированных перерывов на отдых.)
В большинстве организаций почти все рабочие коммуникации осуществляются посредством офисной компьютерной сети. В результате мы постоянно отвлекаемся на чтение и отправку сообщений. Кроме того, после каждого такого перерыва нам требуется время, чтобы вновь вникнуть в работу. Это значительно снижает производительность труда.
Вместо того чтобы бесконечно проверять почтовый ящик и отвлекаться от основной деятельности, лучше предусмотреть в своем ежедневном графике перерывы на работу с электронной корреспонденцией. Таким образом вы сможете не только больше успевать в течение дня (что также снизит уровень стресса), но и контролировать свое время. Считается, что реактивная деятельность (когда требуется постоянно решать проблемные ситуации, как, к примеру, представителю службы по работе с клиентами) является более стрессовой, чем проактивная (связанная с планированием необходимых действий и предотвращением проблемных ситуаций). Если при поступлении сообщений издается звуковой сигнал, попросите администратора службы поддержки отключить эту функцию. В результате такого, казалось бы, простого приема, как упорядочение работы с офисной корреспонденцией, можно в значительной мере снизить психическое и умственное напряжение, возникающее в течение дня.
Телефон
Мы сидим за столом, с головой погрузившись в работу, и тут звонит телефон. Это коллега по работе хочет выяснить какой-то вопрос. Но всегда ли он сразу переходит к делу? Не всегда. Как правило, вначале он решает поговорить о погоде, сообщить о том, как провел выходные, или обсудить планы на отпуск. И хотя телефоном сейчас пользуются гораздо реже, чем раньше, телефонные разговоры отнимают достаточно много активного рабочего времени. Время, которое мы тратим на деловые звонки, можно было бы значительно сократить, разговаривая по существу дела. Однако полностью исключать личные контакты также не стоит. Общение между сотрудниками помогает улучшить взаимоотношения в коллективе и сделать рабочую обстановку более приятной, что способствует укреплению сотрудничества и повышению эффективности командной работы. Поэтому в разговоре с людьми следует придерживаться приветливого тона, но в то же время стараться быть кратким. Если ваш собеседник продолжает углубляться в тему, не имеющую отношения к работе, вежливо ответьте: «Я бы с радостью послушал об этом вечере, но у меня, к сожалению, совсем нет времени», – и вернитесь к обсуждению деловых вопросов.
