Когда мы кому-то звоним, нам часто приходится ожидать, пока человек закончит разговор по другой линии и ответит нам. Если это не срочное дело, оставьте сообщение на автоответчике, в котором кратко изложите суть вопроса и предложите обсудить его по телефону, электронной почте или при личной встрече.
Если вы все же решили подождать, постарайтесь провести эти несколько минут с пользой. Можно сделать записи в своем ежедневнике, проверить почту, упорядочить бумаги на рабочем столе или выполнить другую мелкую работу. Для человека, который ежедневно совершает большое количество звонков, эффективное использование этих минут может сэкономить до получаса рабочего времени в день.
Посетители
Мы поднимаем взгляд от рабочего стола на дверь и видим, что там стоит Лукаш Лоу У нас абсолютно нет времени слушать его постоянные жалобы на жизнь. И нам совсем необязательно приглашать его войти. Поднимитесь со своего места, пройдите и станьте перед столом, загораживая Лоу путь к стульям для гостей. Поговорите с ним стоя, поскольку люди склонны гораздо быстрее заканчивать разговор, когда они стоят, а не сидят. Если вопрос, который человек хочет обсудить, касается работы и имеет важное значение, мы всегда можем предложить ему присесть. Если нет – вежливо проводить его за дверь.
Марго, писатель-фрилансер, работает у себя дома. Одно время каждое утро к ней заходила соседка, чтобы просто поболтать. У Марго совсем не было времени на кофе-паузы. Хотя ей нравилось общаться с людьми, она поняла, что не успеет закончить работу вовремя, если не прекратит эти визиты. Она откровенно поговорила с соседкой и объяснила ей ситуацию, что помогло решить проблему, не испортив их отношения. Люди понимают, что время не безгранично, но иногда приходится им об этом напоминать.
Работа с документами
Несмотря на то что электронные коммуникации и документы вытеснили значительную часть бумаг из нашей повседневной деятельности, нам все еще приходится думать о том, как правильно организовать бумажную работу. Постарайтесь возвращаться к работе над одним и тем же документом как можно реже; иногда достаточно и одного раза. Сначала бегло просмотрите документ. Если он больше не нужен, не кладите его обратно, а отправьте в корзину для мусора. Если какое-то дело требует срочного рассмотрения, займитесь им незамедлительно, не откладывая на потом. Что касается служебных записок, то во многих случаях бывает достаточно сделать на ней пометку от руки, сэкономив тем самым время на официальный ответ. Сократив объем бумажной работы, мы сможем добавить себе в «копилку» дополнительное количество времени подобно тому, как мы уже делали с другими хронофагами.
Работая с корреспонденцией, требующей определенных ответных действий, делайте на каждом письме (или прикрепленной к нему бумаге) пометки с указанием того, что необходимо сделать: собрать дополнительную информацию, дать ответ и т. д. Тогда вам не придется повторно перечитывать одно и то же письмо, когда оно опять попадет к вам в руки.
При чтении отчетов ознакомьтесь сначала с краткими выводами. Может оказаться, что изучать весь текст нет никакой необходимости – достаточно выборочно просмотреть интересующую вас информацию и не тратить время на лишние детали и подробности.
Бумажная волокита
Во многих организациях огромная часть рабочего времени тратится на заполнение бланков, создание дубликатов документов и другую ненужную канцелярскую работу.
Когда Робинсон Уайлер, вице-президент по банковским операциям крупнейшего банка Калифорнии, проходил мимо одного из офисов, он обратил внимание на то, что служащая старательно заполняет бланк заявки. «Разве вы не знаете, – спросил он ее, – что вся эта информация внесена в компьютер, и заполнять бумажные формы уже не требуется?» Она выглядела смущенной. «Конечно, знаю, – ответила она. – Я сама вношу всю информацию через компьютер, но мне никто не говорил, что больше не нужно заполнять бланки».
Как оказалось, несмотря на то что вся информация была компьютеризирована еще год назад, никто не издал приказ об отмене бумажных бланков заявок. Многие компании продолжали использовать их, затрачивая огромное количество времени, денег и усилий на ненужную бумажную волокиту – только потому, что никому не пришло в голову ее отменить.
Любой стандартный отчет, бланк письма или другой печатный шаблон документа следует периодически пересматривать на предмет его дальнейшей необходимости, поскольку бумажная документация имеет свой «срок службы». Как часто это стоит делать? Считается, что не реже чем раз в два года. Если же в организации документооборота произошли существенные изменения, связанные с внедрением новых методов или оборудования, такую оценку следует проводить после введения новой системы в действие. Кроме того, удобный случай пересмотреть бланочную продукцию представляется тогда, когда мы планируем заказать ее очередную партию. Если бы сотрудники банка Калифорнии, перед тем как печатать новые бланки заявок, поступили именно таким образом, они бы еще тогда обнаружили, что бумажные бланки больше не нужны.
Периодически следует пересматривать также шаблоны писем, как это делается с отчетами и другими документами. Если стандартное письмо является слишком обезличенным или не вполне соответствует своему назначению, его следует отредактировать. Помните, что деловое письмо формирует имидж вашей организации в глазах клиентов и деловых партнеров.
Если все бланки, отчеты и шаблоны будут периодически подвергаться критической переоценке, это не только снизит затраты времени на выполнение бесполезной работы, но и позволит нам направить свои силы и энергию на выполнение действительно важных дел и достижение поставленных целей.
Пока мы не научимся управлять временем, ничем другим мы управлять не сможем.
Питер Друкер
Подготовьтесь к неожиданностям
На любой работе могут возникать разные непредвиденные ситуации: вспыхивает пожар, ломается техника, начальник поручает срочное задание, коллега по работе доставляет нам неприятность. Конечно, мы можем этого ожидать, но не знаем, что именно и когда произойдет.
Чтобы избежать стрессовых ситуаций, связанных с нехваткой времени, следует предусмотреть в своем плане рабочего дня время на «непредвиденную активность». Проанализировав свою деятельность за некий период времени, можно определить, сколько часов в день нам для этого требуется. Если, к примеру, у нас восьмичасовой рабочий день, можно спланировать шесть часов работы, а два часа оставить как резерв рабочего времени на решение текущих незапланированных дел. Таким образом мы сможем оперативно реагировать на возможные неожиданные ситуации, неизбежно возникающие в процессе работы.
Как бы тщательно мы ни планировали свой день, жизнь постоянно вносит коррективы в наши планы. Существует огромное количество «поглотителей» и «ловушек» времени – людей, дел или процессов, отвлекающих нас от основной работы. Мы не в состоянии полностью оградить себя от их вмешательства в нашу повседневную деятельность, но можем значительно уменьшить их влияние, научившись рационально использовать свое время.
