Если сотрудник работает только в режиме «получил задачу — сделал», то данная мотивация теряется.
На платформе выделен также и канал для неформального общения, в котором можно увидеть посты типа «У Виктора родился сын» или «Смотрите, что творится у меня за окном».
В дополнение к этому письменному потоку, конечно же, есть и живое общение голосом. Аудио- и видеосвязь реализованы также на базе «Битрикс 24». Есть формальные звонки и видеовстречи для обсуждения актуальных проектов, а есть текущие звонки «за жизнь».
Для трекинга проектов в компании создана собственная система на базе 1С. В системе существуют проекты, этапы, задачи, дедлайны, контактные лица и исполнители, ответственные, аудиторы. Туда же можно подгружать файлы. Данная система позволяет планировать трудозатраты по каждому проекту — это одна из задач руководителя проекта. Он создает проект, разбивает его на этапы, задачи, подзадачи, которые уже можно дать исполнителям, чтобы они их делали. Исполнитель видит свои задачи в проекте. Во всех проектах, в которых участвует, он видит свои задачи и, приходя на работу, включает компьютер и видит внутреннюю учетную систему, понимает свои задачи и то, по каким из них приближаются дедлайны. При открывании задачи можно видеть всю историю по ней. Обязательное правило: нужно вести ежедневный лог, кто что делал, сколько времени потратил, что осталось, что получилось или не получилось. Когда разработчик открывает задачу, он видит внутри нее лог — со своими собственными отметками, сделанными ранее, или чужими, если ему эту задачу передали.
У проектного менеджера есть план коммуникаций с командой, и он с командой встречается в зависимости от того, насколько сейчас активная стадия проекта. Это может быть короткая встреча два раза в неделю, чтобы обсудить, как идут дела, как задачи двигаются. Если сейчас в проекте много работы, в «Кораде» используются традиционные стендап-митинги, которые проходят каждый день.
По пятницам в 12:00 в «Кораде» проходит еженедельная синхронизация. В ней участвует большая часть сотрудников, но не все: руководители проектов, менеджеры по продажам, менеджеры техподдержки, бизнес-аналитики — всего 10 человек. На синхронизации Алексей рассказывает о новых контрактах, новых клиентах, находящихся в разработке, и о том, что интересного произошло в проектах. Также обсуждают вопросы, связанные с сотрудниками: кто выходит или уходит, чтобы люди знали заранее и ничего не планировали на него. У участников встречи тоже обычно есть чем поделиться. Получается такой управленческий комитет. При этом продолжительность встречи редко бывает более 30 минут.
В конце каждого года в «Кораде» проходят происходят «Декабрьские чтения».
Генеральный директор и руководитель проектного офиса проводят часовую встречу с каждым сотрудником, на которой подводят итоги прошедшего периода, обсуждают планы на следующий, получают предложения по улучшениям и изменениям. Перед встречей сотрудники заранее получают информацию об этом событии и вопросы, чтобы они могли подумать, а также подготовить свои вопросы к руководству. Есть и вопросы, которые задаются уже на встрече, например: «Знаешь ли ты про нашу стратегию?», «Как ты думаешь, реалистична она или нет?», «Как ты думаешь, то, что ты делаешь, как-то относится к достижению наших целей или не относится?», «Какой проект из тех, которые были в прошедшем году, тебе запомнился больше всего?»…
По результатам общения публикуется сводный отчет, который доступен всем сотрудникам. Получается своеобразный опрос вовлеченности сотрудников, который часто проводят крупные компании, однако он проходит в теплом, ламповом формате, в режиме живого общения с каждым.
Желание быть услышанным, понимание, что твою работу заметили, неравнодушие руководства — сильный мотиватор для сотрудников. Несмотря на удаленный характер работы, подобные встречи позволяют удовлетворить эту потребность.
ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ВСТРЕЧ, СОВЕЩАНИЙ И КОММУНИКАЦИЙ
Подводя итоги, давайте рассмотрим, какие основные типы коммуникаций важны при работе с дистанционными сотрудниками. Ниже будут перечислены основные типы встреч, необходимые для выполнения регулярных практик менеджмента; возможно, вы дополните этот список собственными специфическими типами коммуникаций с сотрудниками.
1. Встреча один на один для обсуждения текущей работы
Проведение индивидуальных встреч с сотрудниками является одним из классических приемов менеджмента. Во время таких встреч можно обсудить задачи и оценить прогресс, дать сотруднику обратную связь, согласовать план работы и т. д. Важна регулярность таких встреч: желательно проводить их с периодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Более частые встречи могут потребоваться для новеньких сотрудников, а также при работе над срочными или сложными задачами.
В дистанционном формате такие встречи проходят по телефону или видеосвязи, причем второй вариант предпочтительнее: если вы видите хотя бы «говорящую голову», то канал коммуникации становится шире, можно увидеть эмоции собеседника, оценить, насколько он согласен с мнением. Если же мы общаемся по телефону, а это наиболее частая ситуация при работе с дистанционным сотрудником, то взаимодействовать становится сложнее, из разговора исчезает часть энергии. Чтобы сделать общение более продуктивным, можно задействовать визуальный канал передачи информации, например обменяться подготовленными слайдами, схемами или изображениями.
Продолжительность данной встречи в дистанционном формате обычно составляет от 30 минут до 1,5 часа.
Очень важный момент: хотя бы одну-две такие встречи в год нужно провести в очном формате. Это могут быть встречи, посвященные циклу управления результативностью, постановке годовых задач, оценке их выполнения, созданию плана развития, обсуждению нового проекта. При этом менеджеру важно приехать к сотруднику, увидеть работу его глазами, по возможности пообщаться с его коллегами, его клиентами. Без этого будет сложно понимать, в какой ситуации и насколько эффективно работает сотрудник. Эти встречи необходимо запланировать заранее. Кроме того, если сотрудник не видел менеджера «живьем» год или больше, то его чувство лояльности и ощущение командности неизбежно ослабеют.
Вопросы: Является ли количество встреч один на один, проводимых вами, оптимальным? Достаточно ли их сотрудникам с небольшим опытом? Не слишком ли их много для опытных сотрудников?
2. Оперативная связь и уточнение деталей
Конечно же, не каждый вопрос будет ждать до следующей запланированной еженедельной встречи. И руководителю, и сотруднику важна возможность оперативной связи, чтобы уточнять детали или консультироваться по срочным вопросам. Эффективные способы коммуникации стандартны — телефон, мессенджер или электронная почта. Выбор канала зависит от темы, которую предстоит обсудить: короткий вопрос уместно задать в мессенджере, а если надо срочно обсудить возникшую проблему, то предпочтительным средством связи будет телефон. Удаленный сотрудник должен чувствовать активный поток обратной связи и быть твердо уверенным в том, что, если у него возникнут вопросы, руководитель оперативно на них ответит. В этом случае сотрудник не будет чувствовать себя в изоляции и спокойно продолжит выполнять свои задачи, зная, что менеджер адекватно оценивает его работу.
