Технические ресурсы и параллельная загрузка
Для эффективной работы у удаленного сотрудника должен быть доступ ко всем необходимым ресурсам: базам данных, CRM-системе и т. д. Необходимая для работы информация должна быть легкодоступна, чтобы на ее поиск не тратилось много времени.
Если сотрудник является представителем центральной функции в своем регионе, то желательно помочь ему выстроить контакты с локальными ключевыми лицами — это могут быть внешние и внутренние клиенты, коллеги из соседних подразделений и т. д. Особенно важно представить его статусным лицам.
Если сотрудник находится в двойном подчинении, у регионального руководства может быть свое мнение о приоритетах и о работе в целом. В таких случаях с этими руководителями тоже нужно взаимодействовать. При планировании работ мы должны учитывать, что помимо нашего задания у сотрудника могут быть также задачи и от его локального внутреннего клиента либо местного руководителя.
Временной лаг
Если руководителя и сотрудника разделяют больше чем четыре часовых пояса, то оперативное взаимодействие замедляется. Если сотрудник работает на востоке, а мы в Москве, то, скорее всего, наше общение будет происходить «через ночь»: ответы на вопросы мы будем получать лишь на следующий день. Кроме того, для внесения даже небольших коррективов в выполненную работу может потребоваться дополнительный день. Так что это время необходимо учитывать при планировании сроков работы.
Алгоритм действий при постановке задач удаленным сотрудникам
1. Определить цели, самостоятельно или в ходе диалога с сотрудником.
2. Проверить правильность понимания целей и методов работы сотрудником.
3. Заложить ориентиры по времени и критические точки по ходу выполнения.
4. Задокументировать договоренности и общее понимание в онлайн-менеджере задач.
5. Проверить вовлеченность сотрудника в выполнение задач или следование стандартам.
6. Проверить, что у сотрудника есть все необходимые ресурсы и контакты.
Следование этому алгоритму поможет эффективно взаимодействовать на этапах контроля и обратной связи.
Подведем итоги. Для сотрудника, работающего удаленно, будет более комфортной ситуация, когда он понимает, что от него ожидает руководитель — как по каждой отдельной задаче, так и по работе в целом. На мотивацию сотрудника будут положительно влиять партнерские отношения внутри коллектива. Сотрудник будет работать эффективнее, если он не только выполняет поставленные задачи, но и участвует в их планировании и считает себя их соавтором. При этом важно, чтобы у него были все необходимые для работы ресурсы, материалы и контакты, а если сотрудник работает в другом часовом поясе, то в плане работ нужно заложить время на коммуникацию «через ночь».
Для удаленного сотрудника будет непродуктивной ситуация, когда руководитель ставит ему задачи директивно, нечетко и без учета его параллельной загрузки, а также часового пояса, в котором он работает.
Проанализируйте:
• Используете ли вы трекер задач для работы со своей командой?
• Достаточно ли вы вовлекаете удаленных сотрудников в планирование работы?
Глава 7. Принципы эффективного контроля при работе с удаленными сотрудниками
Одна из важнейших задач любого руководителя — контроль подчиненных, и при дистанционной работе его значение лишь возрастает. В этой главе мы рассмотрим принципы эффективного контроля удаленных сотрудников.
Баланс между доверием и контролем
В одной из девелоперских компаний удаленно работают проектировщики зданий. Находясь в разных городах, они создают 3D-модели зданий, включающие в себя как стены и перекрытия, так и все необходимые детали: трубы отопления, вентиляцию, слаботочную проводку, провода высокого напряжения и т. д. В дальнейшем с этими моделями работают не только строители, но и отделы логистики, закупок и др.
Проектировщики трудятся на разных условиях: есть оформленные в штат, есть ИП, есть сотрудники, получающие почасовую оплату по договорам ГПХ. Для того, чтобы можно было убедиться, что сотрудники не расходуют время зря, на их корпоративные компьютеры установлено специальное ПО, позволяющее централизованно отслеживать содержимое рабочего стола, а также приложения, запущенные на каждом компьютере.
Сотрудников предупреждают о такой схеме слежения за их активностью. Как правило, собранные данные просто хранятся в системе, менеджеры не проводят ежедневный «разбор полетов». Однако в случае, если имеются сомнения в том, работает ли сотрудник с максимальной производительностью, или если сотрудник регулярно не укладывается в отпущенные на выполнение заданий сроки, можно посмотреть, чем были заполнены его рабочие часы.
Как бы вы отнеслись, если бы узнали, что содержимое вашего монитора доступно руководителю в любой момент времени? С одной стороны, в этом нет ничего страшного, компьютер — корпоративный, время — рабочее, логично, что компания может иметь контроль за рабочим временем. С другой стороны, подобные методы контроля как-то настораживают, напоминают шпионаж. Да и если я захочу полистать в рабочее время Facebook или Instagram, это легко будет сделать с помощью смартфона.
В некоторых компаниях используются еще более продвинутые схемы слежения, которые автоматически классифицируют запущенные приложения на «продуктивные» и «непродуктивные», формируют сводный анализ и высылают руководителям подготовленную статистику, по которой можно судить о том, чем занимался сотрудник в рабочее время. Надо сказать, что сотрудники в ответ на усиление контроля часто начинают вместо работы придумывать способы обмана подобных систем. Так, сотрудники одной из компаний, ведущей учет компьютерного времени, выяснили, что если открыть страницу в MS Excel и привязать мышку скотчем к электрической бритве, то программа слежения засчитает «продуктивные» часы, так как открыта полезная программа и пользователь «работает» в ней. Также выяснилось, что совсем несложно написать небольшой скрипт, который будет вносить произвольные данные в ячейки и производить вычисления. Усложнение способов контроля, таким образом, необязательно приводит к повышению продуктивности сотрудников.
Многие FMCG- и фармкомпании используют GPS-трекинг для отслеживания работы торговых и медицинских представителей. Как правило, в течение рабочего дня им необходимо сделать от 10 до 14 визитов к клиентам, причем эти визиты могут не иметь мгновенных результатов, которые позволили бы отследить активность сотрудника. Большинство сотрудников выполняют эту нелегкую работу со всей необходимой ответственностью, однако, как правило, находятся единицы нерадивых сотрудников, которые не прочь часть визитов провести только в системе, а на самом деле их не делать. Вот тут GPS-трекинг, подключенный к CRM-системе (в ней фиксируются визиты к клиентам, достигнутые договоренности и т. д.), может помочь вывести их на чистую воду.
