Знакомство с руководителем, коллегами и ключевыми клиентами
Желательно, чтобы в самом начале работы произошла личная встреча сотрудника с непосредственным руководителем, особенно если все собеседования были дистанционными. Я уже упоминал, что это помогает сформировать социальный контракт, кроме того, в дальнейшем общаться будет гораздо проще.
Новому сотруднику полезно будет помочь познакомиться с ключевыми коллегами и с клиентами. Учитывайте, что ему может быть некомфортно самостоятельно назначать встречи, особенно со статусными лицами. Поэтому желательно помочь познакомиться со всеми и даже присоединиться к некоторым встречам. Если у команды есть регулярные видеовстречи, то необходимо на одной из них выделить время, чтобы представить нового сотрудника.
Распорядок дня
Новичку в дистанционной работе необходимо помочь организовать рабочий день. Непривычный формат работы может быть причиной низкой продуктивности, особенно если сотрудник работает не в удаленном офисе, а из дома. В данном случае поделиться опытом вполне может наставник из числа более опытных удаленных сотрудников. Если в организации есть какой-то стандарт, распорядок, регламент, надо рассказать о нем. Например, в Skyeng удаленных сотрудников независимо от часового пояса, в котором они находятся, просят быть на связи с 12:00 до 16:00 по московскому времени — это необходимо для удобства оперативного взаимодействия.
Рабочее место
Удаленному сотруднику желательно порекомендовать, как должно быть устроено рабочее место, особенно если оно собственное, вне офиса. Отдельный компьютер для работы, выделенная комната, куда не входят домочадцы, МФУ, кресло, эргономика.
Правила и культура общения
Нового сотрудника необходимо познакомить с планом коммуникации, принятым в команде. Обязательно нужно рассказать, как в организации принято общаться, какие существуют правила и инструменты коммуникации. В каком случае следует позвонить, в каком случае лучше написать по электронной почте. Как часто руководитель будет приезжать. Кто будет давать обратную связь по качеству работы, какой стандарт коммуникаций ожидается в отношениях с коллегами, внутренними и внешними клиентами, и т. д.
Знакомство с используемыми программами
Скорее всего, большинство программ, которые вы используете для удаленной работы, окажутся новыми для сотрудника. Менеджер задач, сетевые диски и другие облачные сервисы — к каждому из них нового сотрудника необходимо подключить и научить ими пользоваться. Для упрощения работы можно записать скринкасты с объяснением, как работать в той или иной программе.
Оценка качества работы
Необходимо договориться, каковы критерии хорошей или плохой работы, а также каким будет формат отчетности, как часто руководитель и сотрудник будут встречаться, созваниваться или списываться для отчетов. Если будут применяться дополнительные способы проверки выполняемой работы, такие как «тайный покупатель» или отслеживание действий в компьютере, этично будет уведомить об этом сотрудника заранее.
Наверное, каждый сможет дополнить этот список, добавив актуальные для своей компании пункты. Как мы видим, обучение и введение нового сотрудника в должность может получиться достаточно объемным, потребуется выделить для этого время в календаре и завести контрольный список со всеми запланированными активностями. Если вы поможете сотруднику на этом этапе, это уменьшит риски того, что он не будет эффективным или вообще не справится с удаленной работой.
Обучение в рамках BeeFREE
Поскольку в рамках проекта BeeFREE предполагался перевод значительного количества сотрудников на удаленную или частично удаленную работу, в «ВымпелКоме» разработали и внедрили обязательный электронный курс «Концепция BeeFREE». Цель курса — передать знания о специфике формата BeeFREE, чтобы каждый мог быть в нем максимально эффективным. В курс вошли правила работы в BeeFREE, особенности организации рабочего дня вне офиса, эффективное управление временем и результатом, лайфхаки для сотрудников BeeFREE, а также ИТ-инструменты для эффективной работы в BeeFREE, прежде всего это менеджер задач «ToDo-лист» и «Календарь BeeFREE», который применяется для планирования рабочих дней в офисе и вне его.
Отдельно запустили электронный курс для руководителей, цель которого — развить навыки управления распределенной командой и передать практические инструменты, необходимые для повседневной работы руководителя. В данном курсе рассматриваются отличия руководителя BeeFREE от руководителя в классической рабочей среде, особенности управления сотрудниками, работающими в удаленном формате, эффективные инструменты планирования и контроля, советы по управлению результативностью сотрудников, секреты успеха формирования доверия в команде, выстраивание эффективной коммуникации в команде.
В дополнение к курсу руководители могут выбрать вебинар «Управление без границ», для того чтобы еще лучше освоить навыки работы с командой в дистанционном формате. Здесь можно обсудить с тренером, как лучше контролировать работу сотрудников, как улучшить взаимодействие между сотрудниками и другие актуальные вопросы.
В различных подразделениях в дополнение к стандартной адаптационной программе могут проводиться дополнительные мероприятия. Например, двухнедельные стажировки новых сотрудников с более опытными коллегами, а также визиты наставников в команде контрольно-ревизионной службы Павла Зонова, которую мы упоминали в главе про делегирование.
Управление изменениями
При массовом внедрении дистанционного формата работы для сотрудников, которые раньше не были удаленными, необходимо было предусмотреть не только обучение, но и целый ряд мероприятий.
«Поддержка и обучение потребовались и сотрудникам, и руководителям», — рассказывает Наталья Сюбаева, менеджер по организационному развитию «ВымпелКома». Сама Наталья тоже перешла на удаленный формат работы: сейчас она работает в Саранске, являясь при этом частью московской команды HR, и при этом отвечает за Центральный регион, региональное управление которого находится в Казани.
«В самом начале проекта мы слышали очень много опасений от руководителей, — рассказывает Наталья. — Они были связаны с тем, что если ты не видишь своего сотрудника, то он не будет работать, будет занят непонятно чем. Эти опасения приводили к тому, что сотрудников не отпускали на удаленную работу. Было такое впечатление, что если сотрудник пришел в офис, то, значит, он работает, а если его в офисе нет — он ничего не делает».
Через некоторое время стало очевидно, что удаленный сотрудник с качественно заполненным списком задач в «ToDo-листе» выглядит для руководителя более прозрачным, легче понять, чем он занимался, чем человек, который присутствовал в офисе целый день, но список задач не заполнил.
«Периодически мы проводим сверку по использованию внутренних корпоративных инструментов — графика работы и „ToDo-листа“, — рассказывает Наталья. — Мы видим, что деятельность сотрудника, работающего в рамках BeeFREE, даже более прозрачна, чем у обычного офисного сотрудника». По заполненному «ToDo-листу» легко понять, какие задачи сотрудник решал в определенный период и каких результатов достиг, а если сотрудник просто находится в офисе, то принесенная им польза не всегда очевидна.
