В меню кофе-брейка можно включить фрукты, сухофрукты, напитки, печенья и другие снеки. Несомненным плюсом будет вегетарианское меню. И ещё один небольшой лайфхак, который мало кто практикует: питание на тренинге можно организовать совершенно бесплатно. Для этого надо обратиться к производителям еды, для которых участники вашего тренинга являются целевой аудиторией: они не упустят случая прорекламировать свою продукцию.
Совет 51. Проводите кофе-брейки в отдельном от тренинга помещении
Это поможет сохранить аудиторию чистой и не отвлекать участников вкусными запахами. Также это дополнительная возможность для участников поменять местоположение, что улучшит процесс обучения.
Совет 52. Выделите человека, который поможет организовать встречу гостей на высшем уровне
На большинстве обучающих мероприятий открытого формата перед входом в аудиторию сидит организатор, который приветствует участников, отвечает на вопросы и даёт все необходимые материалы. Это первый человек, которого встречают пришедшие на мероприятие, и от его профессионализма будет зависеть в том числе и первое впечатление от вашего тренинга. Постарайтесь найти человека, который любит и умеет работать с людьми.
Совет 53. Продумайте организацию обеда
Здесь стоит проработать следующие вопросы:
• В какое время лучше организовать обед?
• Сколько времени потребуется на обед?
• Есть ли поблизости место, где можно пообедать?
• Насколько это место оживлённое, могут ли там быть очереди?
• Есть ли необходимость заказать еду?
• Есть ли среди слушателей вегетарианцы?
Грамотная организация обеда очень важна. Например, в одной компании, где я проводил тренинг, в очереди в столовой можно было простоять около часа, и на обед времени почти не оставалось. В итоге с обеда часто приходилось возвращаться голодными.
Совет 54. Разработайте качественные бейджи для участников
Хорошо подготовленные бейджи способны «убить сразу несколько зайцев»:
• Повысить статус мероприятия. Сразу вспоминаются приёмы на высшем уровне: все садятся за стол, у каждого на столе табличка с ФИО. и должностью. Бейджи создают подобное ощущение.
• Тренеру не нужно запоминать имена всех участников. Это хорошо, особенно если на мероприятии больше пятидесяти человек.
• Участникам намного легче общаться между собой, т. к. они видят имена и организации друг друга.
Бейджи могут быть разными. В некоторых случаях (когда я проводил тренинги для «своих» или присутствовал на таковых) мы писали имена на бумажном скотче и приклеивали его на одежду. Плюс этого способа: минимум финансовых затрат. Минусы: это смотрится не очень красиво, и вдобавок ко всему такой бейдж может повредить деликатную одежду.
Похожий вариант – это самоклеящиеся бейджи. Они продаются в листах А4. Нужно просто написать своё имя и приклеить на одежду. Выходит чуть дороже, но смотрится уже аккуратнее.
Следующий по стоимости вариант – бейджи на зажиме или булавке. Минус: не всегда можно найти место, куда этот бейдж прикрепить. Например, если девушка в платье или молодой человек в дорогой рубашке, которую не хочется прокалывать булавкой. Иногда участники крепят подобные бейджи на джинсы. Но при таком варианте не очень удобно рассматривать имена. Поэтому вариант, который мне нравится больше всего, – это бейджи на шнурках, которые можно повесить на шею.
Бейдж оформляется исходя из специфики мероприятия. Обычно на нём обычно пишется имя-фамилия участника и компания, которую он представляет. Если все участники из одной компании, то необходимость указывать наименование на бейдже отпадает.
Совет 55. Подготовьте все необходимые материалы для участников тренинга
Важно заранее позаботиться о том, чтобы участники тренинга имели все необходимые материалы и не отвлекались от процесса обучения. Список материалов зависит от ваших потребностей и бюджета.
Итак, что может понадобиться участникам:
• бейджи;
• ручки;
• рабочие тетради;
• блокноты;
• папки, куда можно положить все материалы;
• планшеты для записи;
• для выездных мероприятий: коврики, пледы, футболки, кепки, браслеты с корпоративной символикой или с символикой мероприятия;
• книги или информационные продукты на дисках или флешках;
• описание других тренингов;
• пакеты.
И немного юмора: На вопрос «Что самого ценного было на тренинге?» в анкете обратной связи участник ответил следующее «Украл ножницы!» (найдено на просторах интернета)
Совет 56. Будьте готовы, что не все участники придут на тренинг
Здесь дело абсолютно не в вашем тренинге и не в вас. Ритм жизни сейчас очень динамичный, и у некоторых участников могут возникнуть дела более важные, чем тренинг. Важно понимать, что количество участников влияет и на динамику работы в группе, и на количество раздаточных материалов, и на количество заказываемых обедов. Этот фактор важно учитывать при организации мероприятий.
Точных данных по конверсии нет. Но, по моему опыту, если вы приглашаете на открытый бесплатный мастер-класс сто человек, будьте готовы, что на него придёт 30–40 человек. При проведении корпоративного тренинга из пятнадцати заявленных участников может не прийти несколько человек. Даже в случаях, когда вы проводите открытый тренинг и люди заплатили заранее большие деньги, один-два человека могут не прийти. Это нормально.
Совет 57. Расскажите всем о своём тренинге
Иногда начинающие тренеры уделяют маркетингу недостаточно внимания. В итоге на их мероприятия приходит мало людей. Чтобы привлекать большое количество участников, нужно грамотно рассказывать о своём тренинге.
Можно делегировать эту задачу партнёрам и специалистам по продвижению, а можно и сделать это самостоятельно: с помощью сайта, почтовой интернет-рассылки, живых мастер-классов и т. п. Способов множество. Важно выбрать тот, который лучше всего подойдёт вашей целевой аудитории.
Совет 58. Напоминайте участникам о том, что они записаны на тренинг
Делайте это с помощью SMS, е-мейлов, телефонных звонков. Таким образом увеличится вероятность, что ваше мероприятие посетит больше людей. В зависимости от типа тренинга выберите наиболее подходящую периодичность и формат напоминания.
Совет 59. Используйте электронные сервисы для организации своих мероприятий
Электронные сервисы способны сильно облегчить вам жизнь и упростить многие организационные моменты. С их помощью можно пригласить участников на мероприятие, настроить автоматическое напоминание и сразу принять оплату. Вот один из таких сервисов:
