Мы также обманываемся, сосредоточиваясь на срочных задачах из-за искусственных дедлайнов. На работе немало примеров такой «ложной срочности»
[37]. Предположим, коллега или клиент попросил вас связаться с ним не позднее чем через неделю. Вы когда-нибудь задумывались, почему возникло это условие? Слишком часто оно берется «с потолка». Не поленитесь проверить, действительно ли это настоящий дедлайн.
И оказывается, когда мы думаем, что заняты другими делами (даже если это не так), мы еще легче поддаемся фактору «ложной срочности», позволяя гонять себя туда-сюда. Когда столько дел и надвигается очередной дедлайн, разве найдешь время, чтобы разобраться, какую из «важных» задач нужно выполнить первой!
Ловушка многозадачности
Я уверен, что вы, как и я, встречали людей, похваляющихся своей способностью одновременно решать несколько задач. Они взахлеб рассказывают о своих сверхчеловеческих способностях, позволяющих им успевать все сразу. Когда-то я им очень завидовал, воображая, сколько времени смог бы сэкономить, если бы умел делать два дела одновременно. Тогда мне было невдомек, что эти люди, хоть и решали много задач одновременно, как правило, делали это не особенно хорошо.
Став организационным психологом, я узнал маленький секрет: вопреки расхожему мнению, многозадачники обычно оказываются наименее продуктивными из сотрудников.
Исследования раскрывают два удивительных факта, касающихся многозадачности: во-первых, она снижает продуктивность до 40 процентов
[38], во-вторых, многозадачники, как правило, отличаются сниженной способностью успешно решать задачи.
Не обманывайтесь, полагая, что многозадачники более продуктивны и все должны подражать им. Чушь!
Человеческий мозг может одновременно думать лишь об ограниченном количестве вещей. Это тот самый случай, когда за двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь.
Вопреки представлению большинства людей, многозадачность не означает, что несколько разных видов деятельности осуществляются одновременно. Как правило, она заключается в быстром переключении с одной задачи на другую
[39], причем ни одна из них не решается эффективно. А поскольку многозадачники не уделяют каждой задаче должного внимания
[40] или вообще не слишком хорошо умеют переключаться, ошибок совершается много.
Многозадачность побуждает людей ставить на первое место не те виды деятельности. Так же как люди, попавшиеся в ловушку срочности, многозадачники слишком активно реагируют на сиюминутные проблемы, не задумываясь о том, что нужно для достижения долгосрочных и, как правило, более важных целей. По мере того как возрастает сложность работы, растут и недостатки многозадачности
[41].
Если многозадачность снижает продуктивность, тогда зачем к ней стремиться? Часто люди, берущиеся за несколько дел сразу, поступают так потому, что им трудно отключиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться на одной задаче
[42]. Этот недостаток они компенсируют, пытаясь делать несколько дел одновременно. Не обманывайтесь, полагая, что многозадачники более продуктивны и все должны подражать им. Чушь! Делая много, но плохо, продуктивность не повысишь.
Соберите задачи в «кучку», чтобы понять, в чем на самом деле состоит ваша работа
Как лучше всего использовать свое время, если перегруженный рабочий календарь дергает вас во все стороны одновременно? Ключ к избеганию ловушек сверхзаработка, «срочности» и многозадачности – осознать, как вы тратите свое время, а потом переключиться на занятия, которые приносят радость. Есть простой способ взять на себя ответственность за распоряжение своим временем. Вместо того чтобы спрашивать себя, какие дела вам следовало бы исключить из своего списка, спрашивайте, какие следовало бы сохранить.
Для начала сложите все свои задачи в «кучку». Как и при упорядочении материальных предметов на рабочем месте, с которым помогала вам Мари, вы должны «прикоснуться» к каждой из своих задач, чтобы определить ее серьезность и важность. Выпишите все дела, которыми занимаетесь регулярно, на отдельные карточки (или в таблицу, если вам больше по душе цифровой формат). Исследования показывают, что чтение с бумажного носителя заставляет нас внимательнее оценивать
[43] информацию. Кроме того, материальная «кучка» задач служит той же цели, что и складывание вещей в одном месте: увидеть, сколько их накопилось. Вид целой горы задач поможет вам задуматься о том, что вы делаете и почему это делаете.
У большинства людей получатся, вероятно, три такие «кучки»: ключевые задачи, проектные задачи и задачи развития.
1. Ключевые задачи. Это основные, постоянные виды деятельности в вашей работе: то, что вы делаете, чтобы оправдать свое существование на рабочем месте. Для менеджера в корпоративной среде ключевые задачи могут включать бюджетирование, планирование или руководство предприятием или коллективом. Для ученого ключевые задачи могут состоять в разработке экспериментов, анализе данных и отчете о результатах. Для учителя это планирование уроков, проверка заданий и оценка тестов.
