Дискуссии на совещаниях, организованных Джоном, были бесцельными и завершались только тогда, когда все участники настолько уставали, что просто больше не хотели говорить. Во время одного из таких изматывающих совещаний кто-то из участников придумал «план освобождения»: сбежать в туалет. После того как одна женщина отпросилась в дамскую комнату, другие сразу же последовали ее примеру, и в итоге мероприятие свернулось само собой.
– Такие совещания отрывают от дел и буквально увеличивают рабочий день вдвое… Их расценивают практически как наказание… Они убивают все удовольствие от работы, – ворчал Гавино.
Совещания Марка, напротив, начинались всегда вовремя и часто заканчивались раньше намеченного срока благодаря заранее составленной программе. Гавино чувствовал себя мотивированным и вовлеченным и во время, и после обсуждений, готовым приложить все усилия и внести ценный вклад в деятельность компании.
Как бы совещания ни расстраивали нас, они необходимы. Именно там рождаются новые идеи, принимаются важные решения, мы учимся у других и работаем вместе. Согласно данным одного исследования, удовлетворенность человека своей работой более чем на 15 процентов зависит от удовлетворенности совещаниями
[63], на которых он присутствует. Если учесть многочисленные факторы, влияющие на чувство удовлетворенности работой: должностные обязанности, оплату, возможности продвижения и отношения с начальством, – это довольно большая доля.
Когда мы выступаем как организаторы и участники хорошо продуманных совещаний, нам намного легче ощущать радость от своей работы. Однако нет сомнений, что плохо проведенные совещания становятся главной головной болью и одним из основных препятствий на пути к продуктивности
[64]. Они уменьшают нашу вовлеченность в процесс, эмоционально истощают нас
[65] и лишают работу всякой радости. Но как показывает опыт Гавино, проблема не обязательно заключается в совещаниях как таковых. Можно добиться большей продуктивности при меньшем количестве и меньшей продолжительности совещаний. Какой бы ни была ваша должность или роль, есть простые меры, которые можно предпринять, чтобы сделать совещания вдвое более эффективными при вдвое меньшей продолжительности, одновременно внеся в них элемент радости.
Вообразите свое идеальное совещание
Прежде чем начать упорядочивать эту сферу, постарайтесь представить, как выглядит «идеальное совещание» – и то, где вы просто присутствуете, и то, которым официально руководите. Даже если ваша карьера только начинается и встречи, на которых вы бываете, организуют другие люди, важно представлять, чего вы хотите от совещаний. Если вы станете твердить себе, что любое совещание – это полный отстой, так и будет.
Что характерно для вашего идеального совещания? Четкая направленность и цель? Активность участников? Настрой участников – когда они выслушивают друг друга, уважают чужое мнение и получают удовольствие? Возможность продемонстрировать результаты за небольшой промежуток времени?
Мысленно представьте или опишите на бумаге, какое ощущение вызывает это идеальное совещание и к каким результатам оно приведет.
Соберите свои совещания в одну «кучку»
Возможно, вы даже не осознаете, сколько времени и усилий вкладываете в совещания, поскольку они разбросаны по дням недели. Пора собрать их все в одну «кучку».
Пройдитесь по своему календарю за последнюю неделю и найдите все совещания, на которых присутствовали. Непременно включите и те, которые не были официально запланированы, например срочные «летучки». Теперь, используя для каждого мероприятия отдельную карточку (или таблицу в Excel, как делали прежде в других подобных случаях), укажите его название, количество затрачиваемого на него времени и частоту, с которой вы его посещаете.
Далее берите в руки каждую карточку и задавайтесь вопросами.
Необходимо ли это совещание для моей работы? Например, была ли озвучена на нем информация, которую вы не могли узнать из других источников? Помогло ли оно решить критически важные проблемы? Привело ли к принятию важного решения или плана действий? Вам пришлось присутствовать на нем, потому что начальник рассердился бы, если бы вы не пришли? Вопрос по поводу еженедельных совещаний: на каждом ли из них вам необходимо присутствовать?
Помогло ли это совещание приблизиться к моему идеалу трудовой жизни? Например, узнали ли вы что-то такое, что поможет вам развивать свою карьеру?
Доставило ли мне радость это совещание? Например, позволило ли оно вам ощутить более тесный контакт с коллегами? Получили ли вы от него удовольствие?
Порвите все карточки с названиями совещаний, которые не удовлетворяют хотя бы одному из этих условий. Непременно скажите спасибо каждому из них за то, чему оно научило вас (пусть даже только тому, как не следует проводить совещания!).
Для тех совещаний, за организацию которых вы несете ответственность: пройдитесь по всем этим карточкам с установкой по умолчанию «отменить все, что уже назначено». Еженедельное по текущим делам, ежеквартальное выездное, полугодовое итоговое или ежемесячное проектное – неприкосновенных среди них нет. Оставьте только те регулярные совещания, которые всегда приводят к улучшениям в работе и приносят наибольшее удовлетворение участникам, причем сохраняйте их только до тех пор, пока они нужны и полезны. Хотя они давали отличные результаты в прошлом, это совсем не означает, что такая практика должна быть вечной.
Теперь разложите перед собой оставшиеся карточки, чтобы видеть их все одновременно. Что они говорят о вашей работе? Тратите ли вы слишком много времени на совещания и слишком мало на собственно работу? Большинство совещаний обязательны для человека, занимающего вашу должность, но при этом лишь считаные из них приближают вас к идеалу трудовой жизни? Вы видите, что ваши дни заняты посещением бесконечных совещаний, только чтобы угодить начальству?
Отделите неупорядоченные совещания от ненужных
Старайтесь сделать все возможное, чтобы не ходить на совещания ненужные, не помогающие воплощать ваше радостное будущее или не радующие вас в настоящем. Увы, несмотря на все усилия, в реальном мире это не всегда осуществимо. А для некоторых людей, учитывая специфику их работы, это и вовсе невозможно. Вам необходимо оценить свою ситуацию. Но помните, что пространства для маневра все же может быть больше, чем кажется.
