Одна из моих любимых систем создания свободного времени и пространства называется «группировка». Это сознательное объединение похожих видов деятельности для сознательной оптимизации времени, энергии и внимания. Вы заметили, какое слово я дважды использовала в данном определении? Группировка задач – это сознательная работа. А если мы работаем сознательно, то фокусируемся на главном.
Группировка эффективна и в отношении несущественных задач, потому что тогда мы одним махом разбираемся с этими отвлекающими факторами, что позволяет нам сосредоточиться на своих приоритетах. Другими словами, мы не отвлекаемся то и дело на уборку мусора, а занимаемся ей в специально отведенное время. Поясню, что я имею в виду: выделяя для важной работы больше сфокусированного времени, мы за день успеваем больше.
Одна из слушательниц моего подкаста, Виннила из Малайзии, работает на полную ставку и совмещает роли жены, мамы, сотрудницы, невестки и тому подобного, что вызывает у нее ощущение «голова кругом». Но, научившись группировать повседневные дела, она стала намного больше успевать. «У меня наконец появилось время на СЕБЯ. Я так счастлива!» – поделилась она своим достижением.
Задачи, как важные, так и несущественные, можно группировать по двум признакам:
ПО ДЕЙСТВИЯМ: схожие, повторяющиеся задачи вроде телефонных звонков, проверки почты, чтения, упаковки продуктов.
ПО СОДЕРЖАНИЮ: приготовление обеда, уборка, написание постов для блога.
Когда задачи сгруппированы, нужно выделить для них блоки времени. Я называю эти блоки времени «контейнерами». Так мне проще представить, где я работаю и когда мне пора уходить. Структуры с четкими границами – это ключ.
Группировка задач позволяет соотнести свой график с ультрадианными ритмами и эффективно использовать свою энергию. Чтобы вникнуть в задачу, мозгу требуется больше двадцати минут. Группируя задачи, мы экономим и время, и силы, и внимание. Это уже похоже на эффективность, верно?
ПРОЯВИТЕ ОСТОРОЖНОСТЬ
На протяжении восьми глав я умоляла вас не заполнять весь свой день делами, но сейчас собираюсь сказать обратное. Я предупреждаю вас об этом, чтобы вы не подумали, что я сама себе противоречу, просто следите за моими объяснениями. Готовы?
Итак, я призываю вас полностью расписывать свой день. Делайте это с утра, во время этапа продумывания: ранжируйте задачи по степени важности, группируйте их, распределяйте свое время. Планируя время на работу и отдых, учитывайте свой ультрадианный ритм.
Зачем это нужно делать? Затем, что первыми должны заполнять свой календарь мы, иначе его заполнят другие.
Сначала мы должны выделить время на свои приоритеты, а уж потом предоставлять к нему доступ окружающим. Это помогает установить границы и позволяет сжигать корабли, как это делал Архимед. Начинайте день с планирования блоков рабочего времени и перерывов на отдых.
Наиболее приоритетные дела и задачи должны получить львиную долю вашего времени, поэтому внесите их в свое расписание первыми. Это те блоки времени, которые не подлежат обсуждению, рассматривайте их как заранее оговоренные встречи, вы же не отменяете визит к врачу и не опаздываете на тридцать минут, верно? Считайте их «встречами» с собой и своими целями.
Подсказка: не планируйте блоки впритык; делайте между ними «буферы», то есть время на передышку, размышления и непредвиденные обстоятельства. Это можно сравнить с ездой за рулем, во время которой мы не упираемся бампером в хвост идущего впереди автомобиля (по крайней мере, я на это надеюсь). Мы сохраняем определенную дистанцию на случай резкого торможения или других маневров.
Создание «буферов» дает нам гибкость быть проактивными. А создать их очень просто – увеличьте планируемое время на 50 процентов. Так, если дорога до стадиона занимает у вас десять минут, выходите из дому за пятнадцать минут до тренировки. Это избавит вас от спешки и ненужного стресса, а если вы придете раньше, можете потратить это время на то, что вас радует, например почитать книгу или позвонить маме. Я обычно использую такие «форточки» для фокусированного общения с детьми – никаких отвлекающих факторов. Просто удивительно, насколько глубоким может быть взаимодействие, когда мы абстрагируемся от всего остального.
«Буферы» также дают нам гибкость, необходимую для поддержания работоспособности наших систем. Помните, в предыдущей главе я рассказывала о своей автоматизированной рутине стирки? Днем стирки у нас был вторник, а знаете, когда мои дети развешивали постиранную одежду? В среду. И это тоже была автоматизированная рутина.
Давайте будем с собой честными и признаем, что не все вторники состоят из леденцов и радуг. Я дала себе и своей семье пространство для маневра на случай таких трудных вторников. Например, когда последняя партия стирки загружается перед самым сном.
И мы никогда не чувствовали себя неудачниками. Что, если нам удавалось и постирать, и развесить белье во вторник? Замечательно. Но в среду тоже было ОК. Когда мы устанавливаем для себя слишком сжатые сроки, в которые по умолчанию сложно уложиться, мы сами обрекаем себя на неудачу. Давайте настраиваться на успех, оставляя себе необходимое пространство для маневра.
ПРИДАЙТЕ УСКОРЕНИЕ
Последний шаг в этой системе я считаю одним из самых важных – нам нужно придать себе ускорение. Создать импульс. Выстроить свои домино.
Когда Эрнеста Хемингуэя спросили о том, как найти вдохновение, он сказал: «Главное – начать». И порекомендовал: «Важно, чтобы в колодце не иссякла вода». Он имел в виду, что не нужно бросать какое-то дело, не зная, как за него снова взяться, иначе можно утратить к нему интерес. Мы должны возвращаться к своим задачам с прежним энтузиазмом, поэтому следует позаботиться о том, чтобы оставить в своем колодце немного воды.
В главе 8 вы прочитали, как это делала я. Я поделилась своей утренней рутиной и упомянула о ноутбуке, лежащем рядом с моим стулом. Каждый вечер, отправляясь спать, я ставлю его на подзарядку, а сверху кладу очки и записи на следующий день. Так мне проще приступить к работе. Это маленькое «домино» помогает мне создать импульс и начать утро с той ноги.
