Не плодите системы коммуникации и каналы связи. Все сотрудники компании должны пользоваться одной системой чатов, одним регламентом в почте, одним порталом и одной системой контроля задач. Если решение по применению конкретных программных решений принимаете не вы и вам не нравится то, что предлагает компания, вы можете спорить с руководством, но обязаны пользоваться именно предложенным решением.
Я много раз встречал ситуацию, когда в относительно небольшой компании для одних и тех же задач разные отделы использовали разные системы. Это в 100 % случаев приводило к сбоям в работе компании.
Если ИТ-отдел хочет Jira, а бухгалтерия настаивает на Bitrix24, то вам придется выбирать, «на чьей вы стороне».
Отключайте уведомления везде, кроме срочных каналов связи, и ожидайте, что ваши сотрудники поступят так же. Очень важно поддерживать концентрацию и оставаться в фокусе при решении комплексных задач. И концентрация требует, чтобы человек не дергался от каждого комментария, даже если этот комментарий адресован лично ему.
Нормальное время ответа в чате – час, если это адресное сообщение, и два часа – если это сообщение без адресата. Помните об этом и учитывайте в вашем планировании. Доносите до всех сотрудников, что они должны соблюдать эти правила.
Здесь есть исключения. Если вам требуется постоянная дежурная связь, заведите специальный канал с возможностью гибко настраивать оповещения. В этот канал пишите только важную информацию.
Если необходима экстренная связь, позаботьтесь, чтобы у ваших сотрудников был выделенный под нее канал. В случае с мобильным телефоном – это отдельная симка и аппарат.
Если вы не пользуетесь телефонами для работы, то определите конкретную программу для экстренной связи, чтобы сотрудник мог гибко настроить в ней оповещения. Например, все дежурные звонки совершаются в Slack, но для экстренной связи используется Skype. Люди, вынужденные постоянно дергаться по каждому шороху, не способны быть хоть сколько-то продуктивными. Это касается и вас в том числе.
Используйте телефон только как канал экстренной связи. Если все сотрудники будут понимать, что когда им звонят по телефону – случилось что-то действительно важное, они с гораздо большей ответственностью будут брать трубку.
Очень важно сохранить один канал ТОЛЬКО для экстренной коммуникации. Пусть лучше это будет телефон, так как он представляет собой самый дорогостоящий, но при этом самый надежный вид связи, как минимум в рамках одного региона.
Старайтесь не использовать для рабочей коммуникации соцсети и личные аккаунты сотрудников. Этот, казалось бы, очевидный пункт на самом деле затрагивает многих менеджеров в разных сферах.
Если рабочая переписка ведется через личные аккаунты сотрудников в мессенджерах или через профили в VK или FB, то это приводит к появлению отвлекающих факторов в виде сообщений от друзей и родственников, да и просто соблазнительной возможности полистать ленту новостей.
Какой бы системой коммуникации вы ни пользовались, будет очень удобно, если контакты всех ваших сотрудников будут расписаны в ней подробно и единообразно. Корпоративные чаты вроде Slack позволяют указать в контактах исчерпывающую информацию обо всех сотрудниках.
Пользуйтесь этим и следите, чтобы при заведении нового сотрудника все его контакты попадали в базу корпоративных контактов.
Электронная почта
Технология электронной почты гораздо старше многих современных менеджеров. Для того чтобы научиться правильно пользоваться почтой, потребуется некоторое время и желание разбираться в нюансах работы с ней. Подавляющее большинство людей используют крайне маленький процент всех функций, которые способны выполнять современные почтовые клиенты. Но если вы научитесь, то получите в свое распоряжение очень мощный инструмент, который в одиночку может так или иначе заменить все остальные инструменты коммуникации. Тем не менее в удаленной работе электронная почта играет далеко не первую роль, потому что актуальные специализированные средства справляются со своими задачами гораздо лучше нее.
Основное назначение электронной почты – это централизация всех доступов и прав пользователя. Электронная почта является ключевым идентификатором каждого сотрудника: все учетные данные во всех системах привязаны именно к ней. По этой причине держать электронную почту всех сотрудников в юрисдикции компании – крайне важная задача.
Вторым назначением электронной почты является формальное общение с внешними агентами и внутри компании. Как только у вас появляется важный вопрос, обсуждение которого должно быть формализовано и строго зафиксировано, вам лучше использовать электронную почту, чем чаты. Протоколы созвонов, оповещения о важных задачах и ценную информацию лучше передавать именно по электронной почте.
Стандартизируйте название писем для более удобного поиска по электронной почте и использования автоматизации в почтовом клиенте. Введите на уровне компании правило, согласно которому названия писем должны быть написаны определенным образом. Например, можно предложить такой шаблон: «От отдела (название) в отдел (название) по проекту (название) (суть вопроса)». В таком случае все участники переписки смогут настроить простое правило, которое будет автоматически складывать письмо в определенную папку ко всем письмам похожей тематики. Особенно это удобно, если вы постоянно беретесь за новые проекты.
Чаты
Сложно представить современный мир без чатов и мессенджеров, в которых мы обсуждаем бóльшую часть своих личных и рабочих вопросов. Когда дело доходит до продуктивной коллективной работы, чаты превращаются в еще один инструмент, которым нужно уметь правильно пользоваться. И принципы «правильного» использования этого инструмента отличаются в разных компаниях и профессиях.
Мы иногда склонны считывать беззлобные, но сухие фразы коллег как агрессию и токсичное поведение. По этой причине обсуждение всех щепетильных и конфликтных вопросов лучше переводить в созвоны, желательно с включенным видео.
В чате гораздо сложнее считывать эмоции. Даже если вы ставите смайлики, даже если вы не используете точки – не важно:) Считывать эмоции через текст гораздо сложнее, чем при голосовой связи или при живом общении.
Старайтесь не обсуждать рабочие вопросы в личных сообщениях без необходимости. Идеальный вариант, если все рабочие вопросы будут обсуждаться в комментариях к задачам или хотя бы в общих чатах. Тогда информация по всем важным вопросам будет более открытой и доступной для всех заинтересованных. И наоборот – важные решения, принятые в личных сообщениях, могут так и остаться непроясненными для остальных коллег. Если нужно интенсивное обсуждение, то лучше собрать созвон, по горячим следам которого будет подведен итог – письмо всем участникам с перечнем вопросов, которые обсуждались, принятых решений или появившихся по итогу обсуждения задач.
